myKomela vous permet de gérer des caisses en multi-utilisateurs et multi-sites avec un lien direct et centralisée avec votre gestion de stocks, de réappros et avec vos autres canaux de vente (site eCommerce, Click & Collect, ventes directes, etc.). Vous pouvez éditer vos tickets de caisse au comptant ou facturer au nom de votre client. [Module payant pour les abonnements myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnements myKomela Évolution. Voir les tarifs myKomela pour plus de détails] Retrouvez toutes les informations sur la gestion des tickets de caisse avec myKomela >> myKomela vous permet de créer et d’éditer des tickets de caisse, conforme à 100% à la législation. 1 – La liste des tickets de caisse et les recherches avancées Depuis le menu « Caisse/Ticket », vous accédez à la liste des tickets de caisse en cours pour l’utilisateur connecté. Vous pouvez appliquer des critères de recherche plus large en utilisant les options de filtre dans « Recherche avancée », par exemple si vous souhaitez retrouver un ticket mis en attente ou un ancien ticket clôturé. 2 – La création d’un nouveau ticket de caisse Pour créer un nouveau ticket de caisse, vous cliquez sur le bouton « CRÉER UN TICKET » (dans l’interface de saisie des tickets, vous pouvez également cliquer sur l’icône « + » en haut à droite et dans le détail de la session de caisse en cours, vous pouvez sélectionner l’option « Créer un ticket » dans le bouton « ACTIONS »), un ticket vierge est affiché et rattaché automatiquement sur la session de caisse en cours de l’utilisateur. Si aucune session de caisse n’est ouverte pour l’utilisateur, un message oblige l’utilisateur a en créer une nouvelle. Vous ne pouvez pas créer de nouveau ticket de caisse sans une session de caisse ouverte. Si vous avez bien une session de caisse active pour l’utilisateur connecté, l’interface de saisie des ticket s’affiche. Elle a été conçue pour faciliter la saisie, la rendre intuitive et rapide… et compatible avec une large gamme de terminaux (PC Windows, Ordinateur Mac OS, tablette Android ou iOS, PC sous Linux, etc.). Elle s’adapte à la taille de votre écran et optimise la saisie. Et cette interface est tactile et intègre la gestion des codes barres. Vous pouvez donc gérer des tickets au Comptant ou au nom d’un client (en cliquant sur le bouton CLIENT, COMPTANT par défaut). A la validation de l’encaissement, vous pourrez forcer la génération d’un ticket au nom d’un client, au cas où. L’ajout des articles/produits se fait par la recherche en saisie libre ou par code barre ou en cliquant sur la loupe pour accéder à une popup de recherche multi-critères. Vous pouvez également utiliser les Ajout rapide en cliquant sur les icônes des produits (ces ajouts rapides sont paramétrés depuis chaque fiche article en cochant l’option « Accès rapide caisse »). Vous pouvez ensuite sélectionner la quantité de l’article, l’unité, la remise éventuelle et même, si vous avez les droits, forcer la mise à jour du prix net. Pour revenir sur les paramètres d’un article du ticket, il suffit de cliquer sur la ligne de l’article dans la liste des articles du ticket. Vous pouvez demander des sous-totaux (bouton SOUS TOTAL). Vous pouvez mettre le ticket en attente (bouton EN ATTENTE) pour saisir un autre ticket. Et revenir plus tard sur le ticket mis en attente. 3 – Encaisser le ticket de caisse Vous pouvez ensuite faire l’encaissement du ticket en cliquant sur le bouton ENCAISSER. La popup de saisie du détail de l’encaissement s’affiche. Vous pouvez enregistrer les encaissements de plusieurs modes de règlement, notamment les paiement en plusieurs fois par chèque ou par CB. Vous pouvez également gérer les encaissements par Avoirs, en cliquant sur le bouton AVOIRS CLIENTS. Le clic sur le bouton ENCAISSER valide l’encaissement et clos le ticket de caisse. 4 – Éditer le ticket de caisse (au comptant ou pour un client) A la validation de l’encaissement, une popup s’affiche alors pour vous proposer d’éditer le ticket de caisse ou de faire une facture au nom du client, avec l’option d’envoi par mail. L’édition du ticket est faite en PDF. Elle peut être envoyée directement sur une imprimante ticket ou enregistrée au format PDF ou envoyée par mail.
Ouverture et fermeture de sessions de caisse
myKomela gère les sessions de caisse, en conformité avec la législation et la loi anti-fraude du 1er janvier 2018. Les sessions de caisse doivent être créées obligatoirement pour enregistrer un ticket de caisse, elles sont rattachées à un vendeur/utilisateur et son valide sur une journée maximum. Un utilisateur ne peut avoir qu’une session de caisse ouverte à la fois. Il doit fermer la session précédente pour ouvrir une nouvelle session. [Le module de Caisse est payant pour les abonnements myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnements myKomela Evolution. Voir les tarifs myKomela pour plus de détails] Retrouvez toutes les informations sur la gestion des tickets de caisse avec myKomela >> 1 – L’ouverture d’une nouvelle session de caisse La loi anti-fraude à la TVA du 1er janvier 2018 impose certaines contraintes au logiciel de gestion de caisses et notamment la gestion de cessions de caisse à la journée. Toute génération de tickets de caisse doit être enregistrée dans une cession de caisse, par vendeur, pour permettre un suivi précis des ventes, des encaissements, par vendeur sur une journée. myKomela intègre donc cette gestion des sessions et permet d’ouvrir, fermer les cessions, éditer le ticket Z lié à une session de caisse. myKomela contrôle également que vous travaillez bien sur la session de caisse du jour et vous oblige à ouvrir une nouvelle session de caisse lors de la création d’un 1er ticket, à fermer une session d’une journée précédente, à affecter les nouveaux tickets de caisse ou nouveaux encaissements de facture dans la session. Pour gérer les sessions de caisse, aller dans le menu « Caisse/Session Caisse » pour afficher la liste des sessions actives. Par défaut, seules les sessions de l’utilisateur connectés sont affichées. Il faut utiliser les critères de la recherche évolué pour afficher les sessions des autres utilisateurs (si vous avez les droits pour le faire). Pour ouvrir une nouvelle session de caisse, cliquez sur le bouton « NOUVELLE SESSION CAISSE ». Si l’utilisateur connecté a déjà une session de caisse ouverte, un message d’alerte s’affiche et vous ne pouvez pas ouvrir cette nouvelle session de caisse. Vous pouvez soit utiliser la session en cours soit la fermer et en ouvrir une nouvelle (mais peu d’intérêt d’utiliser plusieurs sessions de caisse sur une même journée pour un même utilisateur). Si vous n’avez pas déjà une session de caisse ouverte, la popup de création de session s’affiche. Vous pouvez saisir le montant de votre caisse à l’ouverture. Soit le montant global sans détailler, soit en cochant l’option « Saisir la répartition du montant en espèces » et en saisissant le détail des billets et des pièces que vous avez en caisse. Cela permet un contrôle plus précis. Le clic sur le bouton « VALIDER » valide l’ouverture de la session de caisse pour l’utilisateur connecté. 2 – Afficher le détail d’une session de caisse (en cours ou fermée) Vous pouvez ensuite afficher le détail de votre session, aussi bien en cours que pour une session fermée. Depuis la liste des sessions (menu Caisse/Session caisse) et en utilisant éventuellement les filtres de la « Recherche avancée », notamment pour afficher des sessions closes ou des sessions d’autres utilisateurs (vous devez avoir les droits pour faire ces filtres). Depuis la liste, vous pouvez ensuite afficher le détail d’une session (liste des mouvements de caisse, répartition par mode de règlement, nombre de tickets, etc.). Vous pouvez également Fermer la session et éditer le ticket Z. 3 – Fermer une session de caisse Lorsque vous terminer votre journée, vous pouvez fermer votre session de caisse avec contrôle de cohérence sur les montants enregistrés tout au long d ela journée et les montants présents dans la caisse physique. Depuis la liste des sessions (menu Caisse/Session caisse), on ouvre le détail de la session en cours et on clique sur le bouton vert (en haut à droite) « FERMETURE ». La popup d’enregistrement des informations de la session s’affiche et il est possible de saisir le détail des espèces en caisse « physique » (billets et pièces). Un récapitulatif des montants encaissés par mode de règlement est affiché pour contrôle. Si les données saisies sont différentes que les répartitions faites à partir des encaissements, un message d’alerte est affiché. 4 – Éditer le ticket Z d’une session de caisse Le ticket Z est éditable en 1 clic et contient toutes les informations légales. Il est édité depuis le détail de la session de caisse. 5 – Visualiser une synthèse de l’utilisation des sessions de caisse En cliquant sur l’icône du module Caisse dans la barre latérale gauche, vous accédez à un résumé global de vos sessions de caisse sur une période donnée (paramétrable).
La gestion des caisses avec myKomela
myKomela vous permet de gérer des caisses en multi-utilisateurs et multi-sites avec un lien direct et centralisée avec votre gestion de stocks, de réappros et avec vos autres canaux de vente (site eCommerce, Click & Collect, ventes directes, etc.). Vous pouvez éditer vos tickets de caisse au comptant ou facturer au nom de votre client. Ce module caisse est 100% conforme à la législation et intègre la gestion des sessions de caisse et l’édition des tickets Z. [Module payant pour les abonnements myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnements myKomela Evolution. Voir les tarifs myKomela pour plus de détails] Les principales fonctions de la gestion des caisses avec myKomela : module 100% web en mode connecté qui vous permet d’accéder à vos données depuis n’importe où, à n’importe quel moment, interface compatible tablette (Android et iOS), PC Windows et Mac OS, Linux et adaptée au tactile une interface simple, intuitive et rapide pour la saisie des tickets et des encaissements (en quelques minutes, un nouvel utilisateur maitrise complètement l’interface et peut donc recevoir des clients et réaliser des ventes) multi-utilisateurs et multi-sites avec identifiant de session de caisse à chaque vendeur, saisie rapide des articles avec lecteur codes barres, paiement au comptant ou sur facture client, édition des tickets de caisse avec toutes les informations obligatoires et personnalisation (logo, adresse, siret, etc.), encaissement tous types de mode de règlement (chèque et CB en plusieurs fois, etc.) gestion des avoirs directement depuis le module de caisse (sur montants négatifs, avec éditions d’un ticket d’avoir, utilisable pour paiement ultérieur par le client, date de validité de l’avoir, etc.) gestion fine des droits utilisateurs pour contrôler l’accès aux fonctions de caisse et de sessions 1 – Contrôle de l’activation du module Caisse myKomela (option payante pour les abonnés myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnés myKomela Evolution) Pour vérifier si votre module Caisse est activé dans myKomela, aller dans les Paramètres Applicatifs (icône roue crantée en haut à droite) et ouvrir le tiroir « Abonnements / Modules Complémentaires ». L’option « Activation de la saisie caisse » doit être cochée. Si ce n’est pas le cas, contacter le support par le tchat ou par mail à support@mykomela.com Lorsque le module Caisse myKomela est activé, un menu Caisse est affiché dans la barre latérale gauche des modules. Qui permet l’accès aux fonctions de Caisse (Sessions et tickets). 2 – La gestion des sessions de caisse et le ticket Z La loi anti-fraude à la TVA du 1er janvier 2018 impose certaines contraintes au logiciel de gestion de caisses et notamment la gestion de sessions de caisse à la journée. Toute génération de tickets de caisse doit être enregistrée dans une session de caisse, par vendeur, pour permettre un suivi précis des ventes, des encaissements, par vendeur sur une journée. myKomela intègre donc cette gestion des sessions et permet d’ouvrir, fermer les sessions, éditer le ticket Z lié à une session de caisse. myKomela contrôle également que vous travaillez bien sur la session de caisse du jour et vous oblige à ouvrir une nouvelle session de caisse lors de la création d’un 1er ticket, à fermer une session d’une journée précédente, à affecter les nouveaux tickets de caisse ou nouveaux encaissements de facture dans la session. Pour gérer les sessions de caisse, aller dans le menu « Caisse/Session Caisse » pour afficher la liste des sessions actives. Par défaut, seules les sessions de l’utilisateur connectés sont affichées. Il faut utiliser les critères de la recherche avancée pour afficher les sessions des autres utilisateurs (si vous avez les droits pour le faire). Le détail d’une session vous donne toutes les informations liées à la session (liste des mouvements de caisse, répartition par mode de règlement, nombre de tickets, etc.). Vous pouvez également Fermer la session et éditer le ticket Z. Le ticket Z est éditable en 1 clic et contient toutes les informations légales. En cliquant sur l’icône du module Caisse dans la barre latérale gauche, vous accédez à un résumé global de vos sessions de caisse sur une période donnée (paramétrable). Plus d’infos sur la gestion des sessions de caisse >> 3 – La création de tickets de caisse myKomela vous permet de créer et d’éditer des tickets de caisse, conforme à 100% à la législation. Depuis le menu « Caisse/Ticket », vous accédez à la liste des tickets de caisse en cours pour l’utilisateur connecté. Vous pouvez appliquer des critères de recherche plus large en utilisant les options de filtre dans Recherche avancée. Pour créer un nouveau ticket de caisse, vous cliquez sur le bouton « CRÉER UN TICKET », un ticket vierge est affiché et rattaché automatiquement à la session de caisse en cours de l’utilisateur. Si aucune session de caisse n’est ouverte pour l’utilisateur, un message oblige l’utilisateur à en créer une nouvelle. Vous ne pouvez pas créer de nouveau ticket de caisse sans une session de caisse ouverte au nom de l’utilisateur connecté. Vous pouvez donc gérer des tickets au Comptant ou au nom d’un client (en cliquant sur le bouton CLIENT, COMPTANT par défaut). A la validation de l’encaissement, vous pourrez forcer la génération d’un ticket au nom d’un client, au cas où. L’ajout des articles/produits se fait par la recherche en saisie libre ou par code barre ou en cliquant sur la loupe pour accéder à une popup de recherche multi-critères. Vous pouvez également utiliser l’Ajout rapide en cliquant sur les icônes des produits (ces ajouts rapides sont paramétrés depuis chaque fiche article en cochant l’option « Accès rapide caisse »). Vous pouvez ensuite sélectionner la quantité de l’article, l’unité, la remise éventuelle et même, si vous avez les droits, forcer la mise à jour du prix net. Pour revenir sur les paramètres d’un article du ticket, il suffit de cliquer sur la ligne de l’article dans la liste des articles du ticket. Vous pouvez demander des sous-totaux (bouton SOUS TOTAL). Vous pouvez mettre le ticket en attente (bouton EN ATTENTE) pour saisir un autre ticket. Et revenir plus tard sur le ticket mis en attente. Vous pouvez ensuite faire
Enregistrer une facture client sans détails articles
Dans certaines situations, il peut être intéressant d’enregistrer des factures qui ont été générées dans un autre outil commercial ou créées manuellement. Pour des raisons pratiques, seules les informations globales de la facture sont à enregistrer (HT, TVA et TTC) sans le détail des articles. Les saisies se feront donc sans suivi des stocks. Le n° de facture « comptable » sera saisie dans le champ « Réf. Origine ». Le n° de facture généré par myKomela ne sera qu’un numéro d’ordre propre à myKomela. Les recherches pourront être effectuées indifféremment sur la référence d’origine ou le n° de facture myKomela. Pour le cas des « rattrapages » de facturation avec saisie détaillée des articles, suivre la procédure de création de facture habituelle. Seuls les montants globaux seront donc saisies (TTC et Taux de TVA, le HT étant calculé automatiquement). La saisie de ces montants sera basée sur des articles génériques qui permettront de saisir les montants totaux TTC par taux de TVA. La présente aide est basée sur la saisie des montants TTC. On peut également faire la saisie à partir des totaux HT, mais des problèmes d’arrondis peuvent compliquer la saisie et le calcul des montants TTC. La procédure est la suivante : 1. se connecter sur la BD myKomela de la société considérée, 2. sélectionner l’option « Factures » du menu « Ventes & Recettes ». Par défaut, la liste des factures en cours s’affichent (factures non réglées ou partiellement réglées). Une recherche avancées peut être effectuée pour visualiser les factures clôturées, 3. pour modifier une facture existante non validée, cliquer sur la ligne considérée. La fiche détail de la facture s’affiche, 4. pour créer une nouvelle facture myKomela, cliquer sur le bouton « Créer une facture » (en haut à gauche). Une fiche détail vierge s’affiche, 5. saisir les informations générales de la facture : Réf. Origine, Objet, Date de la facture, Projet, etc. 6. sélectionner le contact client à partir de la recherche dynamique, 7. si le contact client n’existe pas, le créer directement depuis la facture en cliquant sur le lien « Ajouter » puis renseigner les informations du contact et du client (raison sociale, catégorie, contact, téléphone, mail, adresse postale, délai de règlement), 8. ajouter ensuite l’article générique « Montant total TTC Facture Client » en utilisant la recherche dynamique des articles, 9. on doit ajouter autant de lignes d’article générique qu’il y a de taux de TVA différents dans votre facture. Le taux de TVA peut être modifié pour chaque ligne d’article depuis la liste déroulante correspondante. L’option de facturation HT/TTC détermine la base de saisie des montants et de calcul de la TVA correspondante. Si vous saisissez une facture en mode HT, les montants saisis seront en HT et le TTC sera calculé à partir du taux de TVA sélectionné et du HT saisi. Si vous saisissez en mode TTC, les montants seront alors en TTC et c’est le HT qui sera calculé à partir du taux de TVA sélectionné et du TTC saisi. 10. les totaux de la facture sont calculés en temps réel et sont affichés en haut à droite, 11. lorsque votre saisie est ok, valider la facture pour générer le n° de facture myKomela définitif, 12. vous pouvez alors entamer l’enregistrement des encaissements à l’aide du bouton « Encaisser », Voir la procédure des encaissements ci-après : cas classiques ou cas particuliers (affacturage, retenue de garantie, etc.).
Enregistrer un encaissement particulier
La gestion des encaissements se fait simplement en saisissant le mode de règlement et le montant. Voir le cas général d’un encaissement. Mais certains cas d’encaissement sont un peu plus spécifiques comme le cas de l’affacturage ou des retenues de garantie (qu’on trouve dans le BTP). Tous ces cas peuvent être combinés ensemble lors de l’enregistrement des règlements. Cas de l’affacturage C’est une méthode de financement et de recouvrement de créances pouvant être utilisée par une entreprise et qui consiste à confier à un organisme tiers (un établissement de crédit spécialisé) la gestion de ses créances afin d’en obtenir, entre autres avantages, un remboursement anticipé. Dans myKomela, la gestion de l’affacturage s’appuie sur le paramétrage de modes de règlement particuliers (voir avec le Support Technique myKomela pour activer le paramétrage de ces modes de règlements particuliers). Pour enregistrer un règlement par affacturage, on va enregistrer l’encaissement en 3 parties : le montant versé par l’organisme d’affacturage renseigné avec le mode de règlement « Affacturage » et la date de valeur sur votre compte bancaire.C’est le montant de la facture moins le coût de l’Affacturage moins le Fond de Garantie de l’affacturage, le montant réservé par l’organisme d’affacturage versé au paiement du fournisseur. Ce montant de 10% environ est utilisé comme garantie par l’organisme d’affacturage en cas de non paiement du fournisseur. Le mode de règlement renseigné est « Fond Garantie Affacturage », le montant de la commission de l’organisme d’affacturage renseigné avec le mode de règlement « Coût Affacturage » et la date de votre demande d’affacturage. Si vous suivez vos dépenses, vous devrez bien sûr saisir en dépense les commissions prélevées par votre organisme d’affacturage (correspondant au mode de règlement « Coût Affacturage »). En règle général, vous avez un relevé mensuel des commissions prélevées. Montant à saisir donc mensuellement dans vos dépenses. Cas de la Retenue de Garantie C’est un type de garantie (utilisée notamment dans le BTP) qui permet à un commanditaire (client) de se protéger contre les risques de livraison ou de défauts de fabrication auprès de son fournisseur (vous) en décalant d’un certain délai le paiement d’une partie de la facture à régler. Le cas courant dans le BTP est une retenue de garantie d’1 an sur 10% du montant total du chantier. Dans myKomela, la gestion de la retenue de garantie s’appuie sur le paramétrage d’un mode de règlement particuliers (voir avec le Support Technique myKomela pour activer le paramétrage de ce mode de règlement particuliers). Pour enregistrer la retenue de garantie, on va enregistrer l’encaissement en 2 parties : le montant versé immédiatement ou dans les délais habituels de règlement renseigné avec le mode de règlement du paiement (CB, chèque, virement, etc.). C’est le montant de la facture moins le montant de la retenue de garantie, le montant de la retenue de garantie (en général de 10% environ) renseigné avec le mode de règlement « Retenue de Garantie » et la date de la durée de la garantie. La retenue de garantie est versée à la date prévue sur votre compte. myKomela vous alerte lorsque la date prévisionnelle est atteinte et vous permet d’éditer un récapitulatif des retenues de garantie attendues par période.
Alertes sur plafond autorisé
Vous pouvez gérer un plafond autorisé par clients, fournisseurs et autres tiers. Ce plafond permet de déterminer un plafond maximal autorisé par tiers. Lors de la validation d’une nouvelle commande, facture, dépense ou achat, une alerte est affichée si le total cumulée des encours du tiers concerné dépasse ce plafond. Cette alerte n’est pas bloquante. Pour les clients et les ventes Pour paramétrer ce plafond autorisé pour un client, saisir le montant correspondant dans la fiche détaillée du client. Vous pouvez également bloquer momentanément le client en cochant « Client bloqué ». Une alerte sera affichée lors de la création d’un document de vente lié à ce client. Lors de la validation d’une commande de ce client et si son encours cumulé dépasse le plafond défini, une alerte s’affiche. L’alerte est non bloquante, à vous de décider si vous continuez ou si vous annulez la commande. De la même manière, lors de la validation d’une facture, une alerte s’affiche. Elle est non bloquante et vous décidez si vous continuez ou si vous abandonnez. Pour les Fournisseurs/Autres Tiers et les Achats/Dépenses De la même manière, vous pouvez saisir un plafond autorisé pour les encours fournisseurs (ou autres Tiers). Lors de la validation d’une commande d’achat (ou d’une dépense), une alerte s’affiche. Elle n’est pas bloquante et c’est à vous de décider si vous continuer ou pas.
Édition détaillée des commandes clients
Vous pouvez facilement éditer des listes de tous vos documents de vente, d’achat ou de la logistique. Depuis n’importe quelle liste, vous cliquez sur le lien « Imprimer » à droite des entêtes de colonne pour éditer en PDF ou au format Excel la liste en cours. Mais dans le cas des commandes clients, il peut être intéressant d’éditer une liste détaillée, avec le détail des articles par commande. Par exemple, pour organiser la préparation des commandes ou identifier en un clin d’œil les produits à livrer à un client donné. Cette liste détaillée est accessible depuis la liste des commandes (menu « Ventes&Recettes/Commande »). Cliquez ensuite sur le lien « Imprimer » (à droite des entêtes de colonne) pour afficher la popup de paramétrage des éditions. Sélectionnez l’état « Portefeuille commandes clients détaillés » puis le format souhaité, PDF ou Excel. Vous pouvez également sélectionner des critères de filtres sur vos données pour n’afficher que les commandes clients attendues. Cliquez ensuite sur le bouton « IMPRIMER » pour éditer la liste détaillée des commandes clients. Au format PDF. Au format Excel.
Avoir client en valeur sans déstockage
Dans certains cas de contestations clients, il peut être important de faire des avoirs en valeur, c’est-à-dire des avoirs qui annulent les montants d’article (en totalité ou partiellement) mais sans que les stocks soient impactés. Par exemple, dans le cas d’une remise complémentaire ou d’une erreur de tarif. Le prix doit être diminué, mais il ne doit pas y avoir de déstockage ou de restockage des articles concernés. Pour rappel, pour créer un avoir, se positionner sur la fiche détaillée de la facture concernée puis sélectionner « Annuler la facture par avoir » dans le bouton « ACTIONS » (ou depuis la liste des factures validées, utiliser la bulle « annuler la facture par avoir » du bouton de l’état d’avancement de la factures concernées). Pour indiquer que l’avoir est en valeur, il suffit alors de sélectionner le paramètre « en valeur » ligne par ligne dans la liste des articles de l’avoir. Lors de la validation de l’avoir, les lignes articles indiquées « en valeur » ne déclencheront pas de restockage.
Abonnement pour les factures récurrentes
Pour vous faire gagner du temps, myKomela intègre une gestion des abonnements pour les factures récurrentes. Vous pouvez ainsi facilement programmer la génération automatique de vos factures clients à fréquence fixe. Pour paramétrer cet abonnement, se positionner sur le détail d’une facture existante et sélectionner l’option « Abonnement – Facture régulière » dans le bouton « ACTIONS ». Depuis la popup de paramétrage qui s’affiche, vous pouvez paramétrer les différents éléments de votre abonnement : période de validité, périodicité (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle ou personnalisée), jour de génération sur la période, mois concernés pour la périodicité personnalisée. Lorsque vous validez (avec le bouton « VALIDER »), l’abonnement est activé et les prochaines factures seront générées automatiquement suivant la périodicité et la période de validité paramétrées. Vos factures générées seront listées dans la liste des factures avec l’indicateur #période (par exemple # mars 2017) et dans le statut « EN COURS ». A vous de décider de la valider ou pas. Vous pourrez bien sûr faire toutes les modifications souhaitées avant de la valider. Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de votre abonnement en revenant dans la popup des abonnements et en changeant vos paramètres puis en validant de nouveau. L’abonnement peut également être arrêté en cliquant sur le bouton « ARRÊTER L’ABONNEMENT » pour la facture souhaitée. Pour retrouver les factures générées automatiquement par des abonnements, sélectionner le filtre « Abonnement = Avec » dans les critères de la « Recherche avancée » de la liste des factures. L’ensemble des factures devant être générées sur la période sont intégrées dans le calcul du potentiel du CA dans les indicateurs de l’onglet « Bilan » des statistiques prédéfinies.
Relancer les clients en retard de paiement
myKomela vous permet de relancer simplement vos clients en retard de paiement pour vos factures de ventes. Un courrier type est généré au format PDF et peut être soit imprimé, soit envoyé par mail. Un lien de paiement par CB (ou prélèvement SEPA) peut être intégré dans le mail pour permettre un paiement immédiat, en ligne (sur votre compte Stripe). La notion de relance est calculée à partir de la date d’échéance de la facture client. Cette date est déterminée à l’aide du paramètre « délai de règlement » de la facture. Ce délai de règlement est fixé dans chaque facture mais peut être affecté automatiquement à partir du délai par défaut indiqué pour chaque client ou, si cette information n’est pas renseignée dans la fiche client, par la valeur par défaut configurée dans les « Paramètres Applicatifs ». On retrouve cette information de date d’échéance dans la liste des factures. On retrouve également cette information dans les alertes de l’écran d’accueil, dans la partie « Ventes & Recettes ». Pour accéder à la relance client, se rendre dans la liste des clients depuis le menu « Organisation/Client ». Dans la liste des clients, on retrouve les informations de facture à relancer. Pour filtrer uniquement les clients avec au moins une facture à relancer, sélectionner cette option dans la « Recherche avancée ». On obtient alors la liste des factures à relancer avec le détail des clients concernés. On peut bien sûr ajouter des filtres complémentaires pour lister des factures pour 1 client donné ou un type de client. Pour lancer les éditions des relances, on peut sélectionner les clients à relancer en cochant les cases à cocher à gauche de chaque ligne. Pour lancer l’impression, cliquer sur le lien « Imprimer ». La popup de paramétrage des impressions s’affiche. Vous devez sélectionner l’État « Relance (Détail) » et indiquer si vous souhaitez plusieurs fichiers PDF séparés (1 par client) ou un fichier PDF fusionné pour toutes les relances. Pour imprimer uniquement les relances des clients sélectionnés (dans la liste précédente), cocher l’option « Sélection en cours ». Cliquez sur le bouton « IMPRIMER » pour lancer l’impression. Une jauge de progression s’affiche pour vous indiquer l’avancement de la génération des PDF. Lorsque la génération est terminé, vous devez télécharger le fichier qui contient soit le PDF fusionné soit un zip de l’ensemble des PDF. Pour chaque client à relancer, vous obtenez l’édition suivante.
