myKomela permet le suivi des achats pour les réapprovisionnements des articles auprès de vos fournisseurs. Cette fonction permet d’enregistrer et de suivre les commandes d’articles auprès de vos fournisseurs du bon de commande jusqu’à la réception des articles et le règlement des fournisseurs. Les principales étapes sont les suivantes : La création de l’achat manuellement Pour créer un nouvel achat de réapprovisionnement, allez dans le menu « Achats & Dépenses/Achat ». Puis cliquez sur le bouton « CRÉER UN ACHAT ». Une fiche vierge de l’achat est affichée. Vous pouvez saisir la date de l’achat, la personne qui suit l’achat chez vous (Suivi par), le projet de rattachement éventuel et la référence de la commande chez le fournisseur (Réf. Fournis.). Vous recherchez ensuite par mots clés le fournisseur concerné dans la liste de recherche dynamique. Si nécessaire, vous pouvez créer un nouveau fournisseur en cliquant sur le lien « Ajouter », puis saisir les informations du nouveau fournisseur dans la popup qui s’affiche. Vous ajoutez ensuite les articles à l’achat en recherchant depuis la liste dynamique de l’onglet ARTICLES. La recherche peut s’effectuer par mots clés, par code de l’article (le code de votre fournisseur ou votre code article interne myKomela) ou par EAN (avec un lecteur de code barre éventuellement). Dans la liste dynamique, vous visualisez les articles correspondant à votre saisie ainsi que l’état des stocks par article. Cliquez sur la ligne de l’article souhaité pour l’ajouter dans votre achat. Vous pouvez ensuite saisir, par ligne article, la quantité commandée, la référence fournisseur, l’unité, le tarif d’achat, une éventuelle remise du fournisseur, le taux de TVA (pour les achats en import exonérés de TVA, vous devez mettre le taux de TVA à 0 ou indiquer dans la fiche fournisseur que c’est un fournisseur EXPORT. Dans ce cas, les achats à ce fournisseur seront par défaut exonérés de TVA dans myKomela). Les entrées de stock des articles saisis seront faites sur le dépôt par défaut. Vous pouvez modifier le dépôt en cliquant sur le lien « Afficher données complémentaires » et en modifiant le dépôt de l’achat (si vous avez plusieurs dépôts). Saisir tous les articles correspondants à votre commande fournisseur. Tant que vous n’avez pas fait de réceptions de la commande d’achat, les articles de l’achat apparaissent en « Attendus » dans le suivi des stocks, attendus à la date prévisionnelle de réception saisie dans l’achat. C’est la réception complète ou partielle qui réalisera l’entrée en stocks des articles concernés. L’ajout du document PDF de la commande ou de la facture du fournisseur peut se faire depuis l’onglet DOCUMENTS. Validation de l’achat par un responsable Si vous avez activé l’option « Visa responsable pour les achats supérieurs au plafond autorisé pour l’acteur de l’achat » dans les paramètres applicatifs myKomela et que l’utilisateur qui gère l’achat à un plafond pour gérer seul la validation des achats (dans la gestion des droits pour les achats dans la fiche de l’utilisateur), il faudra qu’un responsable valide l’achat en cliquant sur le bouton « A SIGNER ». Cette action de validation permettra à l’utilisateur de continuer le traitement de l’achat et d’enregistrer la ou les réceptions des articles. Tant que cette validation n’est pas réalisée par un responsable, l’utilisateur ne pourra pas faire de réceptions. Réception des articles de l’achat Pour valider l’entrée en stock des articles de l’achat, il faut réaliser une réception (complète ou partielle). Pour réaliser cette réception, cliquez sur le bouton vert RÉCEPTION en haut à droite de la fiche détaillée de l’achat (ou sélectionnez l’option « Réception » du bouton ACTIONS). Une popup de réception s’affiche qui liste les articles à réceptionner. Dans cette popup, vous pouvez : Le clic sur le bouton VALIDER permet de valider la réception et de réaliser l’entrée en stock des quantités saisies pour les articles. A la validation de l’achat, une popup s’affiche pour vous permettre de réaliser plusieurs actions sur les articles réceptionnés : Pour gérer les emplacements, voir l’aide Gérer les emplacements de stocks dans myKomela Pour mettre à jour les tarifs de ventes clients, voir l’aide Mettre à jour les tarifs de ventes clients par lot Annulation d’une réception Pour annuler une réception (et donc annuler les entrées en stocks des articles concernés), affichez la fiche détaillée de l’achat concerné. Dans l’onglet RÉFÉRENCES, sélectionnez la réception concernées en cliquant sur le code. Dans la popup de la réception, cliquez sur le bouton SUPPRIMER pour annuler la réception et annuler les entrées en stocks des articles concernés. Les stocks des articles concernés se repositionnent dans l’état « Attendus ». Vous pourrez relancer la réception par la suite. Enregistrer un acompte versé au fournisseur pour l’achat Pour enregistrer un acompte, vous devez ouvrir la fiche détaillée de l’achat concerné et sélectionnez l’option « Acompte » dans le bouton ACTIONS. La popup d’enregistrement de l’acompte s’affiche. Par défaut, le mode de règlement par défaut du fournisseur est sélectionné ainsi que le montant total de l’achat. Vous pouvez modifier ces informations et ajouter plusieurs modes de règlement en cliquant sur le lien « Ajouter ». Vous pouvez également indiquer les comptes bancaires concernés (si vous avez saisi au moins un IBAN pour votre fournisseur). Import d’un achat depuis un fichier Excel Vous pouvez mettre à jour la liste des articles d’un achat à partir d’un fichier Excel. Pour cela, créez l’achat depuis la liste des achats en cliquant sur le bouton « CRÉER UN ACHAT ». Depuis la fiche vierge qui s’affiche, sélectionnez l’option « Importer un achat » du bouton ACTIONS. La popup d’import du fichier Excel s’affiche. Cliquez sur le lien « Cliquez ici pour télécharger le format attendu » pour récupérer le fichier modèle Excel. L’import se fera à partir de ce fichier. Les informations des articles de l’achat devront être saisies en respectant le format de ce fichier Excel. Les règles de saisie sont les suivantes : Saisir les informations des articles avec le format suivant : L’import est réalisé en sélectionnant le fichier Excel renseigné à partir du bouton PARCOURIR puis en cliquant sur le bouton VALIDER. Une analyse est réalisée par myKomela pour vérifier si le fichier est au format et si
La synchronisation eCommerce avec myKomela
myKomela vous permet de gérer la synchronisation automatique avec votre site eCommerce avec un lien direct et centralisé avec votre catalogue produits, vos tarifs, votre fichier clients, votre gestion de stocks, de réappros et avec vos autres canaux de vente (Caisses multi-sites, ventes directes, etc.). Vous mettez à jour automatiquement vos articles de myKomela vers votre site eCommerce (code, libellé, description, variations, tarifs, stocks, images, etc.) et vous récupérez automatiquement les commandes eCommerce dans myKomela. [Module payant pour les abonnements myKomela Essentiel+ et inclus pour 1 site pour les abonnements myKomela Evolution. Voir les tarifs myKomela pour plus de détails] Les principales fonctions de la synchronisation eCommerce avec myKomela : – module 100% web en mode connecté, 100% compatible avec les API des sites eCommerce (pour l’instant, support de l’API WordPress/WooCommerce. D’ici le 2ème semestre 2025, support de l’API Prestashop et Shopify) – synchronisation des produits sur le site eCommerce, y compris les produits variables (par exemple, les couleurs, les tailles, etc.) – synchronisation des tarifs et des dispos de stocks – synchronisation des images des produits (plusieurs par produits) – gestion en B2C (accès au site eCommerce avec tarifs publics et remises éventuelles) et en B2B (accès par identifiant et mot de passe avec affichage des tarifs dédiés au client) – gestion des Webhooks WooCommerce pour synchronisation en temps réel des nouvelles commandes eCommerce dans myKomela (synchronisation des informations du client, adresse facturation et livraison, liste des produits avec quantité et tarifs, mode de paiement, encaissement si paiement en ligne, mode de livraison) – support des différents modes de règlement (CB, Paypal, Stripe, Virement, chèque, A la livraison, etc.) – support des différents mode de livraison (par la Poste, Colissimo, Click & Collect, etc.) – synchronisation à la demande ou à intervalles réguliers ou en temps réel – une interface simple, intuitive et rapide pour le paramétrage de la synchronisation et la mise en œuvre (en quelques minutes, un nouvel utilisateur maitrise complètement l’interface et peut donc activer la synchro eCommerce et réaliser des ventes en ligne) – gestion multi-utilisateurs avec paramétrage des droits utilisateurs, – intégration complète à la gestion multicanale de myKomela (centralisation du catalogue produits, des tarifs, du fichier clients, de l’historique des ventes, des stocks et dispos, des réappros, des promos, etc.). 1 – Paramétrage de la synchronisation myKomela / WooCommerce (option payante pour les abonnés myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnés myKomela Évolution) Le paramétrage de la synchronisation eCommerce dans myKomela est simple et rapide. Aller dans les Paramètres Applicatifs de myKomela (icône roue crantée en haut à droite) et ouvrir le tiroir « Paramètres WooCommerce » (si le tiroir n’est pas accessible, vérifier si le module est activé sur votre abonnement depuis le tiroir « Abonnements / Modules Complémentaires ». L’option « API WooCommerce » doit être cochée. Si ce n’est pas le cas, contacter le support par le tchat ou par mail à support@mykomela.com) Dans ce paramétrage myKomela de la synchro WooCommerce, on saisie simplement : – l’adresse URL du site ecommerce (du type https://www.monsite.com), – les clés secrètes de l’API WooCommerce (voir ci-après comment générer cette API et récupérer les 2 clés secrètes) – en cliquant sur le le bouton « TESTER L’ACCÈS À L’API », myKomela teste si la connexion avec l’API de votre site WooCommerce fonctionne. Un message vous confirme le bon fonctionnement ou s’il y a eu un problème de connexion. Dans ce cas, revoir les informations saisies (adresse du site ecommerce, clés API WooCommerce), – le bouton « SYNCHRONISATION ARTICLES » synchronise en une fois dans votre boutique WooCommerce tous les articles myKomela qui ont été indiqués comme « Publié » dans la fiche détaillée de l’article. – l’option « Synchronisation automatique des articles myKomela » vous permet de déterminer si les mises à jour se font ensuite manuellement ou automatiquement, après chaque modification. C’est à vous de déterminer à partir de quand activer la mise à jour automatique. Nous vous conseillons de d’abord mettre à jour les 1ers articles manuellement, un par un, pour bien régler la synchronisation et le paramétrage de vos articles. Quand vous avez trouvé la bonne configuration, vous pouvez alors activer la mise à jour automatique. – vous pouvez suivre le nombre mensuel de transactions automatiques réalisées entre myKomela et votre site, – enfin, pour recevoir automatiquement les nouvelles commandes enregistrées sur votre site eCommerce, vous devez générer le Webhook. myKomela vous permet de le générer automatiquement en cliquant sur le bouton « GÉNÉRER LES WEBHOOKS » (ou « RÉGÉNÉRER LES WEBHOOKS » s’ils sont déjà existants). Si vous utilisez des articles variables (avec des variations comme la Taille, la couleur, etc.), vous devez activer cette gestion dans myKomela dans les Paramètres applicatifs, le tiroir « Valeurs par défaut ». Cochez la case « Gérer les articles variables eCommerce (synchronisation des attributs, exemple : taille couleur) » pour activer la gestion des articles variables. Sinon, vous n’aurez accès qu’à la gestion des articles Simples (sans variation). Le paramétrage de la synchronisation est terminée. myKomela est prêt pour synchroniser toutes vos informations avec votre site eCommerce. 2 – Générer les clés API REST avec WooCommerce Pour récupérer la clé API WooCommerce, vous connecter à l’admin de votre site WordPress/WooCommerce (pour des informations sur l’installation rapide d’un site WordPress/WooCommerce, de nombreux tutos existent sur le web). Vous positionner sur la page « Réglages » de WooCommerce, puis sur l’onglet « Avancé ». Sélectionnez l’option « API REST ». Cliquez sur le bouton « Créer une clé API » pour créer la clé API WooCommerce qui sera utilisée par myKomela pour dialoguer avec votre site eCommerce et synchroniser automatiquement les données. Nommez la clé API « Synchronisation myKomela », ça permet de bien identifier l’utilisation de l’API. Et sélectionner les droits en Lecture/Écriture. L’utilisateur est l’utilisateur défini par défaut lors de l’installation de WordPress. Terminer en cliquant sur le bouton « Générer une clé API ». La clé API WooCommerce de votre site est générée. ATTENTION ! Récupérer tout de suite les 2 clés API générées car elles ne seront plus accessibles ensuite, vous devrez annuler cette clé et en générer une nouvelle. Dans la suite de cette aide, nous prenons l’exemple d’un site eCommerce pour la
Éditer le ticket Z d’une session de caisse
myKomela permet d’éditer les tickets Z, 100% conforme à la législation. Ce ticket Z est un bilan d’une session de caisse journalière pour un vendeur/utilisateur. Il recense toutes les informations liées à la session et peut être transmis à votre comptable. [Le module de Caisse est payant pour les abonnements myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnements myKomela Évolution. Voir les tarifs myKomela pour plus de détails] Retrouvez toutes les informations sur la gestion des tickets de caisse avec myKomela >> 1 – Rechercher et lister vos sessions de caisse Pour accéder aux sessions de caisse, aller dans le menu « Caisse/Session Caisse ». Par défaut, seule la session active de l’utilisateur connecté s’affichent. Il faut utiliser les critères de la recherche avancée pour afficher les sessions des autres utilisateurs (si vous avez les droits pour le faire) ou pour afficher des sessions fermées de l’utilisateur connecté. Ouvrir la fiche détail de la session souhaitée. 2 – Éditer le ticket Z d’une session de caisse Le ticket Z est éditable en 1 clic et contient toutes les informations légales. Il est édité depuis le détail de la session de caisse en cliquant sur l’icône imprimante en haut à droite. Il peut être édité directement sur tous types d’imprimantes tickets ou sauvegardé au format PDF.
Gérer les avoirs avec la caisse
myKomela vous permet de gérer les avoirs directement dans le module Caisse. Aussi bien pour les créer que pour les rembourser ou les utiliser pour l’encaissement d’un nouvel achat client. [Module payant pour les abonnements myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnements myKomela Évolution. Voir les tarifs myKomela pour plus de détails] Retrouvez toutes les informations sur la gestion des tickets de caisse avec myKomela >> 1 – Comment fonctionne la gestion des avoirs depuis le module Caisse Le principe des avoirs permet d’annuler un ticket de caisse précédemment validé, par exemple pour enregistrer le retour d’un produit par un client. Il permet de créer un document comptable pour le suivi du retour de marchandise par le client, de faire entrer en stock les produits retournés, de suivre le remboursement du client (soit par remboursement en espèces, soit par utilisation de l’avoir pour encaisser un nouvel achat). myKomela intègre le paramétrage d’un délai de validité des avoirs (délai d’utilisation par le client de l’avoir pour régler un nouvel achat. Au-delà de ce délai, l’avoir n’est plus utilisable par le client et la somme est donc perdue), à saisir dans les Paramètres applicatifs (icône roue crantée en haut à droite). Ce délai est renseigné en jours et est fixé par défaut à 90 jours . 2 – Créer un avoir à partir d’un ticket « négatifs » Vous pouvez créer directement un ticket avec des quantités négatives. A la demande d’encaissement de ce ticket , myKomela vous propose de considérer le ticket à montants négatifs comme un avoir ou de rembourser directement le client. Si vous sélectionner l’option « CRÉER UN AVOIR ET LE VALIDER » 3 – Annuler un ticket clos par un avoir, en 1 clic Depuis un ticket validé, vous pouvez aussi demander de l’annuler par un avoir en cliquant sur l’option Annuler par un avoir du bouton Actions, dans le détail du ticket à annuler. Si l’avoir n’a pas été utilisé, vous pouvez éditer un ticket de l’avoir et le donner à votre client pour qu’il l’utilise ensuite lors d’un prochain achat. 4 – Utilisation de l’avoir pour un encaissement Enfin, à l’encaissement d’un nouveau ticket, vous pouvez sélectionner un avoirs comme mode de règlement. Si vous avez indiqué le nom du client sur le ticket, myKomela vous présente la liste des avoirs de ce client. Si vous est sur un ticket au comptant, myKomela vous affichera tous les avoirs en attente pour les tickets au comptant. C’est donc la présentation de l’avoir édité papier qui permet au client de faire valoir son avoir.
Éditer un ticket de caisse
L’édition des tickets de caisse se fait très simplement avec myKomela, sur tous types d’imprimantes dédiées à l’impression de ticket ou au format PDF. Cette édition du ticket de caisse est 100% conforme à la législation et contient toutes les informations obligatoires. [Module payant pour les abonnements myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnements myKomela Évolution. Voir les tarifs myKomela pour plus de détails] Retrouvez toutes les informations sur la gestion des tickets de caisse avec myKomela >> 1 – L’édition du ticket de caisse Cette édition se fait soit directement au moment de la validation de l’encaissement du ticket de caisse, soit ponctuellement, à la demande, depuis le détail du ticket de caisse validé (icône d’impression en haut à droite). Une popup s’affiche alors pour vous proposer d’éditer le ticket de caisse ou de faire une facture au nom du client, avec l’option d’envoi par mail. Si vous sélectionnez « TICKET », l’édition du ticket est faite en PDF. Elle peut être envoyée directement sur une imprimante ticket ou enregistrée au format PDF ou envoyée par mail. Plus d’infos sur la création d’un ticket de caisse >> Si vous sélectionnez l’option « FACTURE OU ENVOI MAIL », une popup complémentaire s’affiche pour que vous saisissiez les informations du client à qui adresser la facture (avec possibilité bien sûr de rechercher/sélectionner un client existant dans myKomela).
Créer un ticket de caisse
myKomela vous permet de gérer des caisses en multi-utilisateurs et multi-sites avec un lien direct et centralisée avec votre gestion de stocks, de réappros et avec vos autres canaux de vente (site eCommerce, Click & Collect, ventes directes, etc.). Vous pouvez éditer vos tickets de caisse au comptant ou facturer au nom de votre client. [Module payant pour les abonnements myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnements myKomela Évolution. Voir les tarifs myKomela pour plus de détails] Retrouvez toutes les informations sur la gestion des tickets de caisse avec myKomela >> myKomela vous permet de créer et d’éditer des tickets de caisse, conforme à 100% à la législation. 1 – La liste des tickets de caisse et les recherches avancées Depuis le menu « Caisse/Ticket », vous accédez à la liste des tickets de caisse en cours pour l’utilisateur connecté. Vous pouvez appliquer des critères de recherche plus large en utilisant les options de filtre dans « Recherche avancée », par exemple si vous souhaitez retrouver un ticket mis en attente ou un ancien ticket clôturé. 2 – La création d’un nouveau ticket de caisse Pour créer un nouveau ticket de caisse, vous cliquez sur le bouton « CRÉER UN TICKET » (dans l’interface de saisie des tickets, vous pouvez également cliquer sur l’icône « + » en haut à droite et dans le détail de la session de caisse en cours, vous pouvez sélectionner l’option « Créer un ticket » dans le bouton « ACTIONS »), un ticket vierge est affiché et rattaché automatiquement sur la session de caisse en cours de l’utilisateur. Si aucune session de caisse n’est ouverte pour l’utilisateur, un message oblige l’utilisateur a en créer une nouvelle. Vous ne pouvez pas créer de nouveau ticket de caisse sans une session de caisse ouverte. Si vous avez bien une session de caisse active pour l’utilisateur connecté, l’interface de saisie des ticket s’affiche. Elle a été conçue pour faciliter la saisie, la rendre intuitive et rapide… et compatible avec une large gamme de terminaux (PC Windows, Ordinateur Mac OS, tablette Android ou iOS, PC sous Linux, etc.). Elle s’adapte à la taille de votre écran et optimise la saisie. Et cette interface est tactile et intègre la gestion des codes barres. Vous pouvez donc gérer des tickets au Comptant ou au nom d’un client (en cliquant sur le bouton CLIENT, COMPTANT par défaut). A la validation de l’encaissement, vous pourrez forcer la génération d’un ticket au nom d’un client, au cas où. L’ajout des articles/produits se fait par la recherche en saisie libre ou par code barre ou en cliquant sur la loupe pour accéder à une popup de recherche multi-critères. Vous pouvez également utiliser les Ajout rapide en cliquant sur les icônes des produits (ces ajouts rapides sont paramétrés depuis chaque fiche article en cochant l’option « Accès rapide caisse »). Vous pouvez ensuite sélectionner la quantité de l’article, l’unité, la remise éventuelle et même, si vous avez les droits, forcer la mise à jour du prix net. Pour revenir sur les paramètres d’un article du ticket, il suffit de cliquer sur la ligne de l’article dans la liste des articles du ticket. Vous pouvez demander des sous-totaux (bouton SOUS TOTAL). Vous pouvez mettre le ticket en attente (bouton EN ATTENTE) pour saisir un autre ticket. Et revenir plus tard sur le ticket mis en attente. 3 – Encaisser le ticket de caisse Vous pouvez ensuite faire l’encaissement du ticket en cliquant sur le bouton ENCAISSER. La popup de saisie du détail de l’encaissement s’affiche. Vous pouvez enregistrer les encaissements de plusieurs modes de règlement, notamment les paiement en plusieurs fois par chèque ou par CB. Vous pouvez également gérer les encaissements par Avoirs, en cliquant sur le bouton AVOIRS CLIENTS. Le clic sur le bouton ENCAISSER valide l’encaissement et clos le ticket de caisse. 4 – Éditer le ticket de caisse (au comptant ou pour un client) A la validation de l’encaissement, une popup s’affiche alors pour vous proposer d’éditer le ticket de caisse ou de faire une facture au nom du client, avec l’option d’envoi par mail. L’édition du ticket est faite en PDF. Elle peut être envoyée directement sur une imprimante ticket ou enregistrée au format PDF ou envoyée par mail.
Ouverture et fermeture de sessions de caisse
myKomela gère les sessions de caisse, en conformité avec la législation et la loi anti-fraude du 1er janvier 2018. Les sessions de caisse doivent être créées obligatoirement pour enregistrer un ticket de caisse, elles sont rattachées à un vendeur/utilisateur et son valide sur une journée maximum. Un utilisateur ne peut avoir qu’une session de caisse ouverte à la fois. Il doit fermer la session précédente pour ouvrir une nouvelle session. [Le module de Caisse est payant pour les abonnements myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnements myKomela Evolution. Voir les tarifs myKomela pour plus de détails] Retrouvez toutes les informations sur la gestion des tickets de caisse avec myKomela >> 1 – L’ouverture d’une nouvelle session de caisse La loi anti-fraude à la TVA du 1er janvier 2018 impose certaines contraintes au logiciel de gestion de caisses et notamment la gestion de cessions de caisse à la journée. Toute génération de tickets de caisse doit être enregistrée dans une cession de caisse, par vendeur, pour permettre un suivi précis des ventes, des encaissements, par vendeur sur une journée. myKomela intègre donc cette gestion des sessions et permet d’ouvrir, fermer les cessions, éditer le ticket Z lié à une session de caisse. myKomela contrôle également que vous travaillez bien sur la session de caisse du jour et vous oblige à ouvrir une nouvelle session de caisse lors de la création d’un 1er ticket, à fermer une session d’une journée précédente, à affecter les nouveaux tickets de caisse ou nouveaux encaissements de facture dans la session. Pour gérer les sessions de caisse, aller dans le menu « Caisse/Session Caisse » pour afficher la liste des sessions actives. Par défaut, seules les sessions de l’utilisateur connectés sont affichées. Il faut utiliser les critères de la recherche évolué pour afficher les sessions des autres utilisateurs (si vous avez les droits pour le faire). Pour ouvrir une nouvelle session de caisse, cliquez sur le bouton « NOUVELLE SESSION CAISSE ». Si l’utilisateur connecté a déjà une session de caisse ouverte, un message d’alerte s’affiche et vous ne pouvez pas ouvrir cette nouvelle session de caisse. Vous pouvez soit utiliser la session en cours soit la fermer et en ouvrir une nouvelle (mais peu d’intérêt d’utiliser plusieurs sessions de caisse sur une même journée pour un même utilisateur). Si vous n’avez pas déjà une session de caisse ouverte, la popup de création de session s’affiche. Vous pouvez saisir le montant de votre caisse à l’ouverture. Soit le montant global sans détailler, soit en cochant l’option « Saisir la répartition du montant en espèces » et en saisissant le détail des billets et des pièces que vous avez en caisse. Cela permet un contrôle plus précis. Le clic sur le bouton « VALIDER » valide l’ouverture de la session de caisse pour l’utilisateur connecté. 2 – Afficher le détail d’une session de caisse (en cours ou fermée) Vous pouvez ensuite afficher le détail de votre session, aussi bien en cours que pour une session fermée. Depuis la liste des sessions (menu Caisse/Session caisse) et en utilisant éventuellement les filtres de la « Recherche avancée », notamment pour afficher des sessions closes ou des sessions d’autres utilisateurs (vous devez avoir les droits pour faire ces filtres). Depuis la liste, vous pouvez ensuite afficher le détail d’une session (liste des mouvements de caisse, répartition par mode de règlement, nombre de tickets, etc.). Vous pouvez également Fermer la session et éditer le ticket Z. 3 – Fermer une session de caisse Lorsque vous terminer votre journée, vous pouvez fermer votre session de caisse avec contrôle de cohérence sur les montants enregistrés tout au long d ela journée et les montants présents dans la caisse physique. Depuis la liste des sessions (menu Caisse/Session caisse), on ouvre le détail de la session en cours et on clique sur le bouton vert (en haut à droite) « FERMETURE ». La popup d’enregistrement des informations de la session s’affiche et il est possible de saisir le détail des espèces en caisse « physique » (billets et pièces). Un récapitulatif des montants encaissés par mode de règlement est affiché pour contrôle. Si les données saisies sont différentes que les répartitions faites à partir des encaissements, un message d’alerte est affiché. 4 – Éditer le ticket Z d’une session de caisse Le ticket Z est éditable en 1 clic et contient toutes les informations légales. Il est édité depuis le détail de la session de caisse. 5 – Visualiser une synthèse de l’utilisation des sessions de caisse En cliquant sur l’icône du module Caisse dans la barre latérale gauche, vous accédez à un résumé global de vos sessions de caisse sur une période donnée (paramétrable).
La gestion des caisses avec myKomela
myKomela vous permet de gérer des caisses en multi-utilisateurs et multi-sites avec un lien direct et centralisée avec votre gestion de stocks, de réappros et avec vos autres canaux de vente (site eCommerce, Click & Collect, ventes directes, etc.). Vous pouvez éditer vos tickets de caisse au comptant ou facturer au nom de votre client. Ce module caisse est 100% conforme à la législation et intègre la gestion des sessions de caisse et l’édition des tickets Z. [Module payant pour les abonnements myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnements myKomela Evolution. Voir les tarifs myKomela pour plus de détails] Les principales fonctions de la gestion des caisses avec myKomela : module 100% web en mode connecté qui vous permet d’accéder à vos données depuis n’importe où, à n’importe quel moment, interface compatible tablette (Android et iOS), PC Windows et Mac OS, Linux et adaptée au tactile une interface simple, intuitive et rapide pour la saisie des tickets et des encaissements (en quelques minutes, un nouvel utilisateur maitrise complètement l’interface et peut donc recevoir des clients et réaliser des ventes) multi-utilisateurs et multi-sites avec identifiant de session de caisse à chaque vendeur, saisie rapide des articles avec lecteur codes barres, paiement au comptant ou sur facture client, édition des tickets de caisse avec toutes les informations obligatoires et personnalisation (logo, adresse, siret, etc.), encaissement tous types de mode de règlement (chèque et CB en plusieurs fois, etc.) gestion des avoirs directement depuis le module de caisse (sur montants négatifs, avec éditions d’un ticket d’avoir, utilisable pour paiement ultérieur par le client, date de validité de l’avoir, etc.) gestion fine des droits utilisateurs pour contrôler l’accès aux fonctions de caisse et de sessions 1 – Contrôle de l’activation du module Caisse myKomela (option payante pour les abonnés myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnés myKomela Evolution) Pour vérifier si votre module Caisse est activé dans myKomela, aller dans les Paramètres Applicatifs (icône roue crantée en haut à droite) et ouvrir le tiroir « Abonnements / Modules Complémentaires ». L’option « Activation de la saisie caisse » doit être cochée. Si ce n’est pas le cas, contacter le support par le tchat ou par mail à support@mykomela.com Lorsque le module Caisse myKomela est activé, un menu Caisse est affiché dans la barre latérale gauche des modules. Qui permet l’accès aux fonctions de Caisse (Sessions et tickets). 2 – La gestion des sessions de caisse et le ticket Z La loi anti-fraude à la TVA du 1er janvier 2018 impose certaines contraintes au logiciel de gestion de caisses et notamment la gestion de sessions de caisse à la journée. Toute génération de tickets de caisse doit être enregistrée dans une session de caisse, par vendeur, pour permettre un suivi précis des ventes, des encaissements, par vendeur sur une journée. myKomela intègre donc cette gestion des sessions et permet d’ouvrir, fermer les sessions, éditer le ticket Z lié à une session de caisse. myKomela contrôle également que vous travaillez bien sur la session de caisse du jour et vous oblige à ouvrir une nouvelle session de caisse lors de la création d’un 1er ticket, à fermer une session d’une journée précédente, à affecter les nouveaux tickets de caisse ou nouveaux encaissements de facture dans la session. Pour gérer les sessions de caisse, aller dans le menu « Caisse/Session Caisse » pour afficher la liste des sessions actives. Par défaut, seules les sessions de l’utilisateur connectés sont affichées. Il faut utiliser les critères de la recherche avancée pour afficher les sessions des autres utilisateurs (si vous avez les droits pour le faire). Le détail d’une session vous donne toutes les informations liées à la session (liste des mouvements de caisse, répartition par mode de règlement, nombre de tickets, etc.). Vous pouvez également Fermer la session et éditer le ticket Z. Le ticket Z est éditable en 1 clic et contient toutes les informations légales. En cliquant sur l’icône du module Caisse dans la barre latérale gauche, vous accédez à un résumé global de vos sessions de caisse sur une période donnée (paramétrable). Plus d’infos sur la gestion des sessions de caisse >> 3 – La création de tickets de caisse myKomela vous permet de créer et d’éditer des tickets de caisse, conforme à 100% à la législation. Depuis le menu « Caisse/Ticket », vous accédez à la liste des tickets de caisse en cours pour l’utilisateur connecté. Vous pouvez appliquer des critères de recherche plus large en utilisant les options de filtre dans Recherche avancée. Pour créer un nouveau ticket de caisse, vous cliquez sur le bouton « CRÉER UN TICKET », un ticket vierge est affiché et rattaché automatiquement à la session de caisse en cours de l’utilisateur. Si aucune session de caisse n’est ouverte pour l’utilisateur, un message oblige l’utilisateur à en créer une nouvelle. Vous ne pouvez pas créer de nouveau ticket de caisse sans une session de caisse ouverte au nom de l’utilisateur connecté. Vous pouvez donc gérer des tickets au Comptant ou au nom d’un client (en cliquant sur le bouton CLIENT, COMPTANT par défaut). A la validation de l’encaissement, vous pourrez forcer la génération d’un ticket au nom d’un client, au cas où. L’ajout des articles/produits se fait par la recherche en saisie libre ou par code barre ou en cliquant sur la loupe pour accéder à une popup de recherche multi-critères. Vous pouvez également utiliser l’Ajout rapide en cliquant sur les icônes des produits (ces ajouts rapides sont paramétrés depuis chaque fiche article en cochant l’option « Accès rapide caisse »). Vous pouvez ensuite sélectionner la quantité de l’article, l’unité, la remise éventuelle et même, si vous avez les droits, forcer la mise à jour du prix net. Pour revenir sur les paramètres d’un article du ticket, il suffit de cliquer sur la ligne de l’article dans la liste des articles du ticket. Vous pouvez demander des sous-totaux (bouton SOUS TOTAL). Vous pouvez mettre le ticket en attente (bouton EN ATTENTE) pour saisir un autre ticket. Et revenir plus tard sur le ticket mis en attente. Vous pouvez ensuite faire
Enregistrer une facture client sans détails articles
Dans certaines situations, il peut être intéressant d’enregistrer des factures qui ont été générées dans un autre outil commercial ou créées manuellement. Pour des raisons pratiques, seules les informations globales de la facture sont à enregistrer (HT, TVA et TTC) sans le détail des articles. Les saisies se feront donc sans suivi des stocks. Le n° de facture « comptable » sera saisie dans le champ « Réf. Origine ». Le n° de facture généré par myKomela ne sera qu’un numéro d’ordre propre à myKomela. Les recherches pourront être effectuées indifféremment sur la référence d’origine ou le n° de facture myKomela. Pour le cas des « rattrapages » de facturation avec saisie détaillée des articles, suivre la procédure de création de facture habituelle. Seuls les montants globaux seront donc saisies (TTC et Taux de TVA, le HT étant calculé automatiquement). La saisie de ces montants sera basée sur des articles génériques qui permettront de saisir les montants totaux TTC par taux de TVA. La présente aide est basée sur la saisie des montants TTC. On peut également faire la saisie à partir des totaux HT, mais des problèmes d’arrondis peuvent compliquer la saisie et le calcul des montants TTC. La procédure est la suivante : 1. se connecter sur la BD myKomela de la société considérée, 2. sélectionner l’option « Factures » du menu « Ventes & Recettes ». Par défaut, la liste des factures en cours s’affichent (factures non réglées ou partiellement réglées). Une recherche avancées peut être effectuée pour visualiser les factures clôturées, 3. pour modifier une facture existante non validée, cliquer sur la ligne considérée. La fiche détail de la facture s’affiche, 4. pour créer une nouvelle facture myKomela, cliquer sur le bouton « Créer une facture » (en haut à gauche). Une fiche détail vierge s’affiche, 5. saisir les informations générales de la facture : Réf. Origine, Objet, Date de la facture, Projet, etc. 6. sélectionner le contact client à partir de la recherche dynamique, 7. si le contact client n’existe pas, le créer directement depuis la facture en cliquant sur le lien « Ajouter » puis renseigner les informations du contact et du client (raison sociale, catégorie, contact, téléphone, mail, adresse postale, délai de règlement), 8. ajouter ensuite l’article générique « Montant total TTC Facture Client » en utilisant la recherche dynamique des articles, 9. on doit ajouter autant de lignes d’article générique qu’il y a de taux de TVA différents dans votre facture. Le taux de TVA peut être modifié pour chaque ligne d’article depuis la liste déroulante correspondante. L’option de facturation HT/TTC détermine la base de saisie des montants et de calcul de la TVA correspondante. Si vous saisissez une facture en mode HT, les montants saisis seront en HT et le TTC sera calculé à partir du taux de TVA sélectionné et du HT saisi. Si vous saisissez en mode TTC, les montants seront alors en TTC et c’est le HT qui sera calculé à partir du taux de TVA sélectionné et du TTC saisi. 10. les totaux de la facture sont calculés en temps réel et sont affichés en haut à droite, 11. lorsque votre saisie est ok, valider la facture pour générer le n° de facture myKomela définitif, 12. vous pouvez alors entamer l’enregistrement des encaissements à l’aide du bouton « Encaisser », Voir la procédure des encaissements ci-après : cas classiques ou cas particuliers (affacturage, retenue de garantie, etc.).
Enregistrer un encaissement particulier
La gestion des encaissements se fait simplement en saisissant le mode de règlement et le montant. Voir le cas général d’un encaissement. Mais certains cas d’encaissement sont un peu plus spécifiques comme le cas de l’affacturage ou des retenues de garantie (qu’on trouve dans le BTP). Tous ces cas peuvent être combinés ensemble lors de l’enregistrement des règlements. Cas de l’affacturage C’est une méthode de financement et de recouvrement de créances pouvant être utilisée par une entreprise et qui consiste à confier à un organisme tiers (un établissement de crédit spécialisé) la gestion de ses créances afin d’en obtenir, entre autres avantages, un remboursement anticipé. Dans myKomela, la gestion de l’affacturage s’appuie sur le paramétrage de modes de règlement particuliers (voir avec le Support Technique myKomela pour activer le paramétrage de ces modes de règlements particuliers). Pour enregistrer un règlement par affacturage, on va enregistrer l’encaissement en 3 parties : le montant versé par l’organisme d’affacturage renseigné avec le mode de règlement « Affacturage » et la date de valeur sur votre compte bancaire.C’est le montant de la facture moins le coût de l’Affacturage moins le Fond de Garantie de l’affacturage, le montant réservé par l’organisme d’affacturage versé au paiement du fournisseur. Ce montant de 10% environ est utilisé comme garantie par l’organisme d’affacturage en cas de non paiement du fournisseur. Le mode de règlement renseigné est « Fond Garantie Affacturage », le montant de la commission de l’organisme d’affacturage renseigné avec le mode de règlement « Coût Affacturage » et la date de votre demande d’affacturage. Si vous suivez vos dépenses, vous devrez bien sûr saisir en dépense les commissions prélevées par votre organisme d’affacturage (correspondant au mode de règlement « Coût Affacturage »). En règle général, vous avez un relevé mensuel des commissions prélevées. Montant à saisir donc mensuellement dans vos dépenses. Cas de la Retenue de Garantie C’est un type de garantie (utilisée notamment dans le BTP) qui permet à un commanditaire (client) de se protéger contre les risques de livraison ou de défauts de fabrication auprès de son fournisseur (vous) en décalant d’un certain délai le paiement d’une partie de la facture à régler. Le cas courant dans le BTP est une retenue de garantie d’1 an sur 10% du montant total du chantier. Dans myKomela, la gestion de la retenue de garantie s’appuie sur le paramétrage d’un mode de règlement particuliers (voir avec le Support Technique myKomela pour activer le paramétrage de ce mode de règlement particuliers). Pour enregistrer la retenue de garantie, on va enregistrer l’encaissement en 2 parties : le montant versé immédiatement ou dans les délais habituels de règlement renseigné avec le mode de règlement du paiement (CB, chèque, virement, etc.). C’est le montant de la facture moins le montant de la retenue de garantie, le montant de la retenue de garantie (en général de 10% environ) renseigné avec le mode de règlement « Retenue de Garantie » et la date de la durée de la garantie. La retenue de garantie est versée à la date prévue sur votre compte. myKomela vous alerte lorsque la date prévisionnelle est atteinte et vous permet d’éditer un récapitulatif des retenues de garantie attendues par période.
