myKomela vous permet de définir des tarifs promotionnels pour une sélection d’articles, pour une période spécifique. Cette fonction est désignée sous le terme de Conditions de Vente dans myKomela. Elle peut être également utiliser pour définir des remises régulières pour des clients en particulier ou pour certaines catégories de client (B2B). Si la synchronisation eCommerce est activée, les promos sont mises à jour automatiquement pour les articles concernés vendus en ligne. Comment ça marche dans les documents de vente (devis, commande, facture, avoir, ticket de caisse, synchronisation eCommerce) Lorsqu’une condition de vente est créée, elle s’applique sur tous les articles ou sur une sélection d’articles (par Famille, Groupe, Marque, Catégorie, un article spécifique ou une liste d’articles) et sur tous les clients ou une sélection de clients (par Catégorie de client ou un client spécifique). A la création d’un document de vente, le tarif ou la réduction défini dans la condition de vente, s’appliquera si l’un des clients ET l’un des articles définis dans la condition de vente sont sélectionnés dans le document de vente. Si la condition de vente modifie le tarif, le tarif sera modifié dans le document de vente, pour l’article. Si la condition de vente applique un pourcentage de remise, la remise sera appliquée dans le document de vente, pour l’article. Si la synchronisation eCommerce est activée, la condition de vente s’applique pour les articles vendus en ligne. ATTENTION ! Si pour un couple article/client, il y a plusieurs conditions de vente définies, c’est la condition de vente la plus intéressante pour le client qui s’applique (celle où le tarif final est le plus réduit). Créer une condition de vente / Promotion Depuis le menu « Organisation/Condition de Vente », afficher la liste des conditions de vente existantes. Vous pouvez modifier une condition de vente en cliquant sur le code de la ligne ou sur l’icône « Crayon ». Pour créer une nouvelle conditions de vente, cliquer sur le bouton « CRÉER UNE CONDITION VENTE ». La popup détail de la condition de vente s’affiche. Renseigner les informations suivantes : Pour chacune de ces options, vous ne pourrez sélectionner qu’une seule valeur. Par exemple, si vous devez appliquer la conditions de vente sur plusieurs Marques vous devrez créer autant de conditions de ventes que le nombre de marques sur lesquelles appliquer cette condition. Dans le cas de l’option « Liste d’article », vous pouvez sélectionner autant d’articles que vous le souhaitez dans la condition de vente. Définir une condition de Vente depuis la fiche détaillée d’un article Depuis une fiche détaillée d’un article (menu « Organisation/Article »), sélectionner l’onglet CONDITIONS DE VENTE. La liste des conditions de vente déjà définies s’affiche. Dans cette liste, toutes les conditions de vente qui sont susceptibles de s’appliquer sur l’article s’affichent. Cela vous permet d’identifier précisément les conditions de ventes actives pour un article donné. Les conditions de vente désactivée ou dont la période d’application est dépassée, ne s’affichent pas dans cette liste. Vous pouvez créer une nouvelle condition de vente pour l’article en cliquant sur le lien « Ajouter » en haut à droite de la liste des conditions de vente de l’article. Définir une condition de Vente depuis la fiche détaillée d’un client Depuis une fiche détaillée d’un client (menu « Organisation/Client »), sélectionner l’onglet CONDITIONS DE VENTE. La liste des conditions de vente déjà définies s’affiche. Dans cette liste, toutes les conditions de vente qui sont susceptibles de s’appliquer sur le client s’affichent. Cela vous permet d’identifier précisément les conditions de ventes actives pour un client donné. Les conditions de vente désactivée ou dont la période d’application est dépassée, ne s’affichent pas dans cette liste. Vous pouvez créer une nouvelle condition de vente pour le client en cliquant sur le lien « Ajouter » en haut à droite de la liste des conditions de vente du client. Synchronisation des promos pour les articles vendus en ligne Si vous avez un site eCommerce et qu’il est synchronisé avec myKomela, les promos/Conditions de vente définis sur les articles sont synchronisés pour les articles vendus en ligne, de manière automatique. Cette fonction peut également être utilisée pour définir les conditions de ventes en B2B, à des revendeurs par exemple, pour déterminer des tarifs spécifiques pour des clients B2B. Sur le site eCommerce, ces clients B2B peuvent se connecter avec un identifiant et un mot de passe spécifique et accéder ainsi à des tarifs qui leur sont propres. Ils peuvent alors passer des commandes en lignes en tenant compte de leurs conditions tarifaires.
Le rapprochement bancaire avec myKomela
[option payante] myKomela Cloud vous permet de gérer vos rapprochements bancaires aussi bien pour les encaissements des factures clients que pour les règlements des commandes fournisseurs (achats et dépenses de frais généraux). myKomela vous permet de connecter tous vos comptes bancaires par l’intermédiaire de l’API GoCardLess. Grace à cette connexion, vous pouvez récupérer automatiquement toutes vos opérations bancaires et réaliser le rapprochement de ces opérations avec vos documents myKomela (factures clients, achats de réapppro, dépenses de frais généraux). En complément d’une gestion optimisée des rapprochements entre opérations bancaires et documents myKomela, vous pouvez définir des Règles de rapprochement personnalisées. Vous gagnez énormément de temps de saisie et suivez précisément vos encours clients et fournisseurs. Paramétrer l’accès à vos comptes bancaires Le paramétrage des comptes bancaires se fait dans la fiche société de myKomela (menu Organisation/Société), dans l’onglet « BANQUE ». Vous pouvez ajouter une nouvelle banque dans la liste des banques en cliquant sur le lien « Ajouter une banque ». Dans la popup qui s’affiche, vous pouvez sélectionner la banque que vous voulez ajouter ou sélectionner l’option « NOUVELLE BANQUE » si votre banque n’est pas dans la liste. Les popups de validation des autorisations d’accès à votre compte bancaire s’affichent alors pour donner valider l’accès à l’API GoCardLess (de manière complètement indépendante de myKomela). Ces autorisations sont accordées pour un nombre de jour maximum (de 30 à 180 jours suivant les règles de votre banque). A l’issue de ce délai, myKomela vous demandera de relancer la procédure d’autorisation d’accès au compte pour renouveler le délai. Lorsque ces autorisations sont validées, myKomela récupère les informations de vos comptes bancaires pour la banque sélectionnée. Par défaut, tous vos comptes bancaires sont activés et myKomela récupérera quotidiennement toutes les nouvelles opérations bancaires du jour. Vous pouvez choisir de désactiver l’accès à certains comptes en décochant la case « Activer » de la popup détail du compte bancaire concerné. La liste des opérations bancaires Vous pouvez accéder à la liste des opérations bancaires de tous vos comptes bancaires connectés depuis le menu « Pré-comptabilité/Opération bancaire ». Les opérations bancaires sont affichées avec une rupture par compte bancaire. L’entête de chaque rupture indique : la banque, le compte bancaire, l’IBAN, la date limite pour l’autorisation d’accès aux données du compte par l’API GoCardLess, le solde du compte et la date du solde (en général, le solde et la date de la dernière récupération des opérations). La liste des opérations bancaires reprend les données suivantes par opération : Depuis la Recherche Avancée, vous pouvez filtrer les opérations bancaires. Par défaut, la liste des opérations bancaires affiche les opérations bancaires dans l’état A traiter, Sans correspondance et en anomalie, de tous les comptes bancaires actifs. Vous pouvez modifier les filtres de la liste en cliquant sur le bouton « Recherche Avancée ». Récupérer les nouvelles opérations bancaires Pour récupérer les nouvelles opérations bancaires, survolez le bouton ACTIONS et sélectionnez l’option « Récupération des opérations ». myKomela exécute la procédure de récupération des dernières opérations bancaires, par l’intermédiaire de l’API GoCardLess, pour tous les comptes bancaires paramétrés, avec autorisations validées et actifs dans myKomela. A l’issue de la procédure, un message indique le nombre de nouvelles opérations bancaires récupérées par comptes bancaires. La liste des opérations bancaires est mise à jour et les nouvelles opérations bancaires sont positionnées dans l’état « A TRAITER ». Exécuter le rapprochement automatique des opérations bancaires Pour exécuter la procédure de rapprochement automatique des opérations bancaires non Affectées, survolez le bouton ACTIONS et sélectionnez l’option « Rapprochement automatique ». myKomela exécute la procédure de rapprochement automatique sur les opérations dans l’état A traiter, Sans correspondance ou en Anomalie. A l’issue de la procédure, un message vous indique les résultats du rapprochement automatique. La procédure de rapprochement automatique myKomela exécute les traitements suivants pour chaque opération bancaire à rapprocher : Réaliser une rapprochement manuel d’une opération bancaire myKomela permet de réaliser un rapprochement manuel. Il suffit d’ouvrir le détail d’une opération bancaire en cliquant sur le code de l’opération concernée (ou su l’icône « crayon »). La popup du détail de l’opération bancaire s’affiche. Définir de nouvelle règles de rapprochement Les règles de rapprochement permettent de définir des mots clés pour rapprocher une opération bancaire avec un tiers listé dans myKomela (un client, un fournisseur). Lors du rapprochement bancaire, myKomela parcourt toutes les règles de rapprochement pour rattacher des tiers aux différentes opérations bancaires importées de vos comptes bancaires. Les mots clés définis dans les règles de rapprochement sont utilisés pour les recherches dans les libellés des opérations bancaires. Dans une règle de rapprochement bancaire, vous pouvez également indiquer si la règle s’applique à tous vos comptes bancaires ou seulement à certains (sélection des comptes bancaires concernés). Pour les dépenses de frais généraux, vous pouvez également définir la création automatique d’un nouveau document de dépenses correspondant au montant de l’opération bancaire (la dépense reprendra la date, le tiers fournisseur rapproché, le montant). Cela vous permet de suivre efficacement vos dépenses de frais généraux dans myKomela.
Gestion des dimensions pour les unités « Surface »
Pour faciliter la gestion des articles avec une unité « Surface » (par exemple m2, cm2, etc.) dans les documents de vente, myKomela intègre une gestion des « Dimensions » pour calculer la surface totale à appliquer à un article d’un document de vente avec l’unité Surface. Par exemple, vous avez un article « Tissu XXXX » donc le coût au M2 est de YYY€, il est intéressant de pouvoir saisir une liste de coupes du tissus avec des dimensions Longueur et Largeur qui permettent de déterminer la surface des différentes coupes de tissus. Au lieu de calculer séparément les différentes coupes du tissus et d’intégrer le total de la surface dans myKomela, vous pouvez dorénavant saisir une liste de Dimensions (Longueur x Largeur = Surface) et le total de la surface de ces dimensions. Ce total étant directement mis à jour dans la Quantité de la ligne article dans le document de vente. Les modifications sont facilement réalisées directement dans la liste des Dimensions. Paramétrer les Unités avec saisie des Dimensions Dans le paramétrage des Unités (« Paramétrages Applicatifs », icône roulette en haut à droite, onglet « Liste Des Unités »), vous pouvez dorénavant indiquer si l’unité gère les Dimensions en cochant la case à cocher « Dimension ». Saisie des surfaces dans les documents de vente Dans les documents de vente (ici l’exemple montre un devis), si on ajoute un article avec l’unité de surface indiquée comme gérant les dimensions, un lien Dimensions apparaît sous le libellé de l’article ainsi qu’un nouveau libellé qui permet d’afficher le détail des dimensions saisies. Cliquez sur le lien « Dimensions » pour afficher la popup de saisie des dimensions des différents documents ou coupes de tissu dans notre exemple. Cette popup permet de saisir des dimensions et donc de calculer simplement leurs surfaces et ainsi, la surface totale qui sera utilisée pour la quantité de l’article concernée. Pour saisir une dimension, saisir le libellé éventuel de la dimension (par défaut, « Document1 », « Document2 », etc.), la longueur, la largeur, la quantité pour cette dimension (l’unité de saisie est celle de l’article, dans notre exemple, en M2). La surface est calculée suivant la formule Longueur x Largeur x Quantité. Pour ajouter une nouvelle dimension, cliquez sur le lien « Ajouter ». Pour supprimer une dimension, cliquez sur l’icône corbeille à droite de chaque ligne. L’option « Impr. » permet d’indiquer si la dimension sera ajouter dans le commentaire de la ligne de l’article pour information. Lors du clic sur le bouton VALIDATION, les dimensions sont enregistrées pour l’article (elle pourront être modifiées par la suite si nécessaire). Le total de la surface calculée est mise à jour dans le champ Quantité de la ligne de l’article du devis (le champ est grisé pour interdire toute modification en direct). Les informations de la liste des dimensions est mise à jour dans le champ Dimensions pour information. Vous pouvez réactiver la saisie manuelle de la quantité de la ligne article en supprimant toutes les dimensions de la popup Dimensions. Lors de l’édition ou de l’aperçu du document, les dimensions indiquées comme « Impr. » sont listées dans le commentaire de l’article. Lors de la validation du devis en commande ou en facture, les dimensions liées à l’article seront transférées dans le document de vente et pourront être modifiées indépendamment si nécessaire.
Gérer les stocks pour les fabrications d’articles
La fabrication d’articles à partir de matières premières (d’autres articles) nécessite la mise en place d’une procédure particulière pour suivre les stocks. La « fabrication » consiste à fabriquer des nouveaux articles à partir d’autres articles en stocks. Donc cette fabrication va faire entrer en stocks ces nouveaux articles fabriqués et va faire sortir des stocks les articles « matières premières » utilisés pour cette fabrication. Par exemple, la fabrication d’un sac à main va utiliser x mètres de tissus (sortie de stock de x mètres de la référence tissus) et va utiliser n nombres d’accessoires (sortie de stock de n de la référence accessoires). En parallèle, cette matière première permet de créer y sacs à main et donc fait entrer en stock ces y sacs à main. Préalables : les articles représentant la matière première pour la fabrication des nouveaux articles doivent avoir suffisamment de stocks pour les besoins de la fabrication. Si les stocks sont insuffisants, il est donc nécessaire de faire des réapprovisionnements des articles concernés, notamment par des Achats fournisseurs et les réceptions pour les entrées en stocks. Le principe est le suivant avec myKomela : Étape 1 : identifier les articles nécessaires à la fabrication
Notes de version 2024
Version 2.9.1.f (R3) [Installée le 9 septembre 2024] Généralités : – Liste de + de 500 lignes : lorsque la liste renvoie plus de 500 lignes, myKomela bloque l’affiche à cette limite de 500 lignes. Pour mieux signaler cette limite, suppression de la ligne des totaux pour éviter toute confusion. Pour obtenir toutes les lignes d’une liste de + de 500 lignes, il faut faire un export excel depuis myKomela. Gestion des Ventes : – Liste des factures avec avoirs : pour une facture soldée par un avoir, on considère que le montant réglé est égale au montant facturé. Normalement, un avoir n’a pas d’encaissement mais vient annuler ou réduire le montant d’une facture. Cela permet de corriger le problème de calcul des totaux dans la liste des factures lorsqu’il y a un avoir. On pouvait penser que le total des Montants TTC est différent du montant des Montants encaissés. – Amélioration de l’export excel du Journal des Encaissements et du Journal TVA des encaissements : correction du problème d’affichage du montant de certains encaissements et amélioration de la gestion des formats exportés (les nombres sont bien exportés au format nombre dans excel). Bilan/Stats synthétique : – Stats synthétiques pour les Achats & Dépenses : amélioration du calcul des statistiques synthétiques des Achats et Dépenses (icône bilan en haut à droite) pour les exercices décalés par rapport à l’année civile. Module SAV [payant] : – Affectation du site et du service pour une demande d’intervention : nouvelle possibilité de modifier le site et le service d’une intervention (demande client). Version 2.9.1.e (R4) [Installée le 30 août 2024] Organisation : – Nouvelle information « Date de naissance » pour les contacts clients : nouvelle possibilité de saisie de la date de naissance pour les contacts clients. Possibilité de recherche évoluée sur cette date de naissance. Intégration de la date de naissance dans l’édition de la liste des contacts, format PDF ou excel. Gestion des Ventes : – Amélioration de la gestion des articles associés : nouvelle option « Multiple » pour les articles associés pour indiquer que la quantité de l’article associé ajouté dans le document de vente (devis, commande et facture) doit prendre en compte la quantité de l’article principal auxquels sont liés les articles associés. Nouvelle possibilité de modifier la quantité de l’article principal dans le document de vente et multiplication des quantités des articles associés. – Nouvelle gestion des unités de type « Dimension » : la nouvelle gestion des Dimensions permet d’indiquer qu’une unité est de type Dimension. Lorsqu’on sélectionne un article avec une unité de type Dimension dans un document de vente (devis, commande, facture), nouvelle possibilité de saisie des d’une liste des dimensions pour l’article et calcul automatique de la surface total mise à jour dans la quantité de l’article concerné. Cette liste de dimensions pour l’article est transféré de devis vers commande et de commande vers facture. – Ajout de la date d’échéance dans l’édition des factures : la date d’échéance des factures est ajoutée dans l’édition des factures (demande client). Synchronisation eCommerce : – Nouvelle possibilité d’exclure un dépôt dans la synchronisation eCommerce : nouvelle option dans le détail des dépôts de stocks pour exclure la synchronisation eCommerce du dépôt. La conséquence est que le stock des articles synchronisés avec le site eCommerce est calculé uniquement pour les dépôts sans cette exclusion. Permet de gérer des stocks spécifiques à la synchronisation eCommerce. Module SAV [option payante] : – Nouvelle gestion des agendas myKomela dans Google Agenda : synchronisation du planning et des agendas SAV myKomela avec Google Agenda. Les interventions sont synchronisés dans Google Agenda. Possibilité de saisir les actions directement depuis Google Agenda mobile. Version 2.9.1.d (R1) [Installée le 12 juin 2024] Gestion des Ventes : – Abonnement/Factures récurrentes : amélioration de la gestion des abonnements pour les factures. – Modification des factures validées : nouvelle possibilité de modification de la « Date prévue » des factures validées lorsqu’on active l’option « Autoriser les modifications » du bouton ACTIONS. Gestion des Achats : – Nouvelle gestion du visa d’un responsable pour les Achats : nouvelle possibilité de gérer la validation d’un achat fournisseur pour les utilisateurs qui ont un plafond d’achat défini dans les droits utilisateur. Si l’achat fournisseur dépasse le montant de ce plafond pour l’utilisateur connecté, l’achat devra obtenir d’abord le visa du responsable pour que l’utilisateur puisse valider l’achat et gérer la réception. Statistiques Détaillées : – Nouvelles hiérarchies pour les stats Ventes & Recettes : nouvelle hiérarchies dans les statistiques des Ventes & Recettes, onglet « PÉRIODES » : Chiffre d’Affaires par Trimestre/Mois/Groupe d’articles, par Mois/Groupe d’articles et par Semaine/Groupe d’articles (Demande Client) Version 2.9.1.c (R3) [Installée le 23 mai 2024] Généralités : – Documents attachés aux articles : correction du problème d’ajout d’un document attaché pour les nouveaux articles (ticket client). Synchronisation WooCommerce : – Gestion des Tags : amélioration de la gestion des tags/étiquettes des articles pour la synchro WooCommerce (ticket client). [Nouveau module payant] Pré-comptabilité / Rapprochement Bancaire : – Gestion multi-comptes en banque : nouvelle possibilité de sélectionner les comptes en banques concernés par une règle de rapprochement. – Autorisation d’accès aux comptes bancaires : meilleure gestion du renouvellement des autorisations d’accès aux comptes en banque avec l’API GoCardLess. Version 2.9.1.c (R1) [Installée le 29 avril 2024] Achats & Dépenses : – Gestion des droits utilisateur pour la validation des Achats : amélioration de la prise en compte du plafond du montant des Achats lors de la validation en fonction des droits utilisateur paramétrés. Dans les droits utilisateur myKomela (menu Organisation/Société). Si le montant de l’Achat concerné dépasse le montant du plafond paramétré pour l’utilisateur, ce dernier ne pourra pas valider l’Achat et la Réception de l’Achat. Seul un utilisateur sans cette limite ou défini comme Administrateur, pourra valider/réceptionner l’achat concerné (ticket client). Logistique & Stocks : – Liste des Bons de livraison : ajout d’une action rapide « Valider le bon de livraison » directement accessible pour chaque ligne de la liste des BL depuis le menu contextuel du bouton état (si statut du BL en
Aperçu rapide des documents de vente
myKomela propose une fonction d’aperçu rapide des documents de vente pour visualiser rapidement la mise en page et les informations d’un document de vente. Cela évite de devoir éditer le document en PDF pour contrôler la mise en page avant envoi au client. L’aperçu est jusqu’à 3x plus rapide que l’édition en PDF. Aperçu dans la fiche détaillée des documents Lorsque vous êtes dans la fiche détaillée d’un document de vente (devis, commandes, factures ou avoirs), plus besoin d’éditer le document en PDF pour vérifier si tout est ok. Vous pouvez dorénavant demander un aperçu depuis le bouton ACTIONS, option “Aperçu du document”. Le document s’affiche dans une popup dédiée qui permet de visualiser la mise en page et les informations du document. Le chargement est jusqu’à 3 fois plus rapide qu’une édition PDF. Si le document a plusieurs pages, vous pouvez passer d’une page à l’autre avec les boutons de navigation en bas de la popup d’aperçu. Mode aperçu des documents dans les listes Dans les listes (devis, commandes, factures et avoirs), vous pouvez également mettre en œuvre l’aperçu des documents de ventes. Pour cela, survolez le bouton d’état de la ligne concernée puis dans le menu contextuel qui s’affiche, sélectionnez “Aperçu”. La popup d’aperçu s’affiche et vous pouvez visualiser le document, sa mise en page et les informations correspondantes. L’avantage dans ce cas précis des listes, c’est de pouvoir visualiser le document sans devoir ouvrir la fiche détaillée du document. Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser les boutons de navigation en haut de la popup d’aperçu pour passer d’un document à l’autre de la liste. La navigation tient compte des filtres appliqués sur la liste. Vous gagnez ainsi beaucoup de temps pour contrôler vos documents ou rechercher une information particulière.
Paiement CB par mail des Factures clients
myKomela vous permet de faire payer vos clients en leurs envoyant un mail avec un lien de paiement CB (ou par Prélèvement SEPA). Le paiement des factures clients est facilité, vous relancez rapidement les factures impayées, vous améliorez votre trésorerie et diminuez votre encours d’impayés. C’est quoi Stripe ? Stripe est une solution de paiement en ligne très sécurisée, bon marché et facile d’utilisation. C’est une solution qui permet d’intégrer facilement des paiements en ligne dans un logiciel comme myKomela. Le principe est que Stripe s’occupe de toute la partie paiement et myKomela récupère les informations pour mettre à jour les encaissements. Les principales étapes de l’utilisation de Stripe dans myKomela sont les suivantes : 1 – vous créez un compte Stripe (une seule fois), vous définissez les modes de règlement souhaités (CB, Prélèvement SEPA, etc.), le compte bancaire de votre société pour recevoir les virements de Stripe (vos clients paient depuis Stripe, Stripe prélève une commission (en général 1,5% du montant + 0,25€ par transaction) puis vous transfère la différence sur votre compte bancaire). 2 – vous paramétrez les clés Stripe dans myKomela (une seule fois). 3 – depuis les factures myKomela, vous envoyez un mail au client avec un lien de paiement CB. 4 – le client reçoit le mail, clique sur lien dans le mail et saisie les informations de sa CB (ou de son RIB pour un prélèvement). 5 – A la validation du paiement, Stripe prévient myKomela qui valide l’encaissement automatiquement. 6 – Stripe transfère régulièrement les paiements reçus de votre compte Stripe vers votre compte bancaire. Stripe prend une commission de 1,5% du montant + 0,25€ par transaction (voir les tarifs de Stripe sur leur site : https://stripe.com/fr/pricing). Paramétrage du compte Stripe Pour permettre ces paiements CB des clients dans myKomela, il faut disposer d’un compte Stripe (https://stripe.com/fr) puis paramétrer Stripe dans myKomela. Quand vous avez créé votre compte Stripe, vous devez créer les clés API Stripe qui vont être utilisées dans myKomela. Dans l’Admin de votre compte Stripe : Paramétrage du compte Stripe dans myKomela Dans myKomela, affichez les « Paramètres Applicatifs » (icône roulette en haut à droite). Il faut disposer des droits Admin pour accéder à ces paramètres. Dans l’onglet « Paramètres Stripe – Paiement En Ligne », saisir les informations de clé secrète (accessible sur votre compte Stripe, voir ci-dessus). Vous pouvez saisir la clé secrète pour la Production (champ de saisie « Clé secrète ») et pour le mode Test (champ de saisie « Test »). Définir si vous êtes en mode « Test » (pour tester le bon fonctionnement de votre compte Stripe sans que le paiement soit effectif. Utilisez pour ça la CB fictive : 4242 4242 4242 4242 + date expiration > à la date du jour + CVV = 123) ou en mode « Production », les paiements seront effectifs. Cliquez sur le bouton « TESTER l’ACCÈS A L’API » pour vous assurer que le paramétrage entre myKomela et Stripe fonctionne bien. Si un message d’erreur s’affiche, ressaisir les clés Stripe. Cliquez sur le bouton « RÉGÉNÉRER LE WEBHOOK » pour créer automatiquement le Webhook Stripe qui signalera à myKomela le paiement effectif du client (il faut créer le webhook pour le mode test et pour le mode production). A ce moment là, myKomela enregistrera l’encaissement du client. Envoi du mail de paiement par CB Lorsque le paramétrage est effectif, vous pouvez donc envoyer des mails à vos clients pour régler leurs factures par CB (ou par prélèvement SEPA si vous avez paramétré ce mode de paiement sur votre compte Stripe). Allez dans la fiche détaillée de la facture concernée puis cliquez sur le bouton ACTIONS, option « Envoyer mail paiement CB ». La popup d’envoi des mails s’affiche mais avec un lien de paiement CB inséré dans le corps du mail. Vous pouvez modifier le texte si nécessaire (sans toucher à l’URL du lien de paiement CB). Cliquez sur VALIDER pour envoyer le mail avec le lien de paiement CB. La date d’envoi est mis à jour dans le détail de la facture. Vous pouvez retrouver l’historique de l’envoi du mail dans l’onglet ÉVÉNEMENTS. Lorsque votre client va cliquer sur ce lien, il va être rediriger sur une page de paiement CB. Votre client pourra choisir le mode de règlement souhaité (CB mais aussi SEPA ou autre en fonction des modes de règlements paramétrés sur votre compte Stripe). Si le règlement est réussi par le client, myKomela enregistre l’encaissement. Vous n’avez pas d’autres manipulations à faire. Tout est mis à jour automatiquement dans myKomela. Et vous recevrez rapidement le règlement sur votre compte bancaire paramétré dans votre compte Stripe.
Synchro WooCommerce en B2B
myKomela permet de paramétrer la synchronisation WooCommerce pour une utilisation B2B, c’est-à-dire proposer des tarifs et des conditions de vente en ligne personnalisées au client qui se connecte. Le principe est de paramétrer des tarifs spécifiques pour certains clients et qu’ils puissent faire leurs commandes en ligne avec leurs tarifs spécifiques, en se connectant au site eCommerce avec un mot de passe spécifique. Cette fonction permet notamment de facilité le réapprovisionnement de vos clients en ligne, sans devoir vous contacter en direct. Paramétrages préalables Dans WordPress/WooCommerce Pour mettre en œuvre cette gestion B2B avec WooCommerce, il faut d’abord mettre à jour dans les réglages de WooCommerce les paramètres de « Comptes & Confidentialités » (menu WordPress « WooCommerce/Réglages » puis onglet « Comptes & Confidentialités »). Les cases à cocher suivantes doivent absolument être cochées (comme indiqué dans la copie d’écran ci-après), notamment « Autoriser à créer un compte sur la page « Mon compte » » et « Lors de la création d’un compte, envoyer au nouvel utilisateur un lien pour définir son mot de passe ». Sans ces paramètres définis dans WooCommerce, la synchronisation du compte utilisateur B2B dans myKomela échouera. Dans myKomela, définir la Catégorie du Client myKomela Il faut également que votre Client myKomela est la Catégorie renseignée dans la fiche détaillée du client dans myKomela et que cette Catégorie est une Condition de Vente définie dans myKomela. C’est cette Catégorie qui va définir la tarification B2B appliquée au client sur le site eCommerce, mais également dans myKomela. Dans myKomela, des Conditions de Vente sur les Catégories Clients B2B Pour que la tarification B2B se mettent à jour sur le site eCommerce (et dans myKomela), il faut créer une Condition de Vente pour chaque Catégorie Client. Cette Condition de Vente doit être basée sur la Catégorie Client et pour tous les articles. Appliquer un pourcentage de remise. Pour l’instant, la gestion B2B est limitée à un pourcentage de remise sur l’ensemble des articles, pour une Catégorie Client particulière. Ouvrir l’accès B2B à un client myKomela Pour ouvrir l’accès B2B à un client myKomela : – afficher la fiche détaillée du client (menu Organisation/Client) – définir une Catégorie Client (liée à une condition de Vente correspondant à des tarifs pour ce type de client). – vérifier le contact principal du Client myKomela (c’est le mail du ce contact principal myKomela qui sera utilisé pour créer le compte B2B sur le site eCommerce). – sélectionnez dans la liste « eCommerce » l’option « Client B2B ». – forcer la synchronisation manuellement en sélectionnant l’option « Synchro. vers site eCommerce » du bouton ACTIONS. => si le mail de contact principal myKomela n’est pas déjà utilisé dans WordPress, un nouveau compte WordPress/WooCommerce est créé et un mail est envoyé au client pour qu’il définissent son mot de passe d’accès. => si le mail de ce contact principal myKomela est déjà utilisé par un compte WordPress/WooCommerce, myKomela va tenter de créer le lien entre le client myKomela et le compte WordPress/WooCommerce existant. Si tout se passe bien, le code du compte WordPress est affiché dans le « Code Externe » de myKomela. Le client aura alors un accès B2B au site eCommerce. Et pourra passer ses commandes en ligne aux conditions de tarifs personnalisées. Pour cela, il devra se connecter à votre site avec son mail principal et le mot de passe défini. A la validation de cette option B2B du client, myKomela crée automatiquement un compte sur le site eCommerce. Les informations de compte sont envoyées par mail au client (sur le mail du contact principal du client concerné). Définir les conditions de vente spécifique B2B aux clients Dans la fiche client, on détermine le tarif par défaut utilisé pour le client (option « Tarification » dans la fiche client). Il y a 2 possibilités : – soit le « Tarif public » (tarif par défaut de la boutique eCommerce qui ne nécessite pas de se connecter en B2B) – soit le « Tarif remisé » ou le « Tarif Préférentiel » (définit pour chaque article mais valable pour tous les clients qui ont cette tarification par défaut) Pour définir une tarification personnalisée différente de ces 3 tarifications par défaut, on peut paramétrer une condition de vente spécifique. Pour que cette tarification soit accessible depuis la gestion B2B, il faut définir une condition de vente sur les catégories de client. Dans l’onglet « Conditions de Vente » de la fiche détaillée du client, créez une nouvelle « Condition de Vente » (depuis le lien Ajouter). Dans la popup qui s’affiche, saisir un libellé pour la condition de vente, sélectionnez obligatoirement « Catégorie » (des clients). Par défaut, ça sélectionne la catégorie du client en cours. Définir sur quels articles la condition de vente va s’appliquer. On peut sélectionner « Tous les articles » mais aussi sélectionner que certains articles, en fonction du filtre sélectionné (Marque, Catégorie d’article, Groupe, etc.). La remise sera saisie sous forme de pourcentage (par exemple 20%). La synchronisation des tarifs liés à cette catégorie de client va être mise à jour automatiquement sur le site eCommerce. Si la synchronisation automatique n’est pas activée, il faut lancer la synchronisation manuellement, depuis le bouton ACTIONS, option « Synchro. vers site eCommerce ». Accès au site en mode B2B par le client Le client a reçu ses codes de connexion au site eCommerce par mail (mail envoyé par WooCommerce et demande de saisie d’un nouveau mot de passe, à conserver). Pour se connecter au site en mode B2B, il faut donc se rendre sur le site eCommerce puis se connecter au site. D’une manière général, il y a un bouton « Se connecter » sur le site eCommerce ou un icône utilisateur. Par exemple pour notre site de démo Fringue1 :
Paramétrer les codes TVA dans WooCommerce
Pour que la TVA soit prise en compte dans myKomela, vous devez paramètrer les codes de TVA correctement dans WooCommerce. Le bon paramétrage dans WooCommerce permettra à la synchronisation d’utiliser les bons taux de TVA et évitera les écarts de calculs entre myKomela et WooCommerce. Saisir les bons intitulés des codes TVA dans WooCommerce La priorité, c’est de saisir les bons intitulés des codes TVA dans WooCommerce. Se connecter à WordPress, allez dans le menu « Réglages » de WooCommerce puis l’onglet TVA. Les paramètres de la TVA s’affichent. Vous devez vous assurer que les 3 types de TVA attendus par myKomela sont bien définis : « Standard Rate », « Reduced Rate » et « Zero Rate ». Ils doivent absolument avoir ces intitulés en anglais avec l’orthographe exacte, à saisir ou modifier dans le champ « Classes additionnelles de TVA ». – La « Reduced Rate » correspond à la TVA à taux réduit (5,5% en France, 2,1% à La Réunion, etc.). – La « Standard Rate » correspond à la TVA à taux standard ou normale (20% en France, 8,5% à La Réunion, etc.). – La « Zero Rate » correspond à la TVA exonérée, à taux 0. Pour modifier un taux de TVA WooCommerce, cliquez sur le lien correspondant après l’option « Option de TVA ». Le détail de la TVA s’affiche. Vous pouvez alors saisir les différentes valeurs des taux de TVA en fonction de la localisation de votre boutique. En règle générale, les taux de TVA sont calculés à partir de la localisation de votre boutique. Si le client est localisé dans le même pays que votre boutique, c’est la TVA de votre pays qui s’applique, s’il est localisé en-dehors de votre pays, la TVA est Exo par défaut (export). Par exemple, pour La Réunion, la TVA Standard est à 8,5% mais est Exo en-dehors de la Réunion, même pour la France hexagonale. Le paramétrage est alors le suivant : myKomela utilise ces taux de TVA pour synchroniser correctement les produits dans WooCommerce et récupérer les commandes WooCommerce en utilisant les bons taux de TVA. Ce Paramétrage est donc essentiel pour gérer les bons taux de TVA entre myKomela et WooCommerce. Bien saisir les intitulés des code TVA dans WooCommerce avec l’orthographe exacte (indiquée ci-dessus).
Export détaillé des Contacts Clients
Vous pouvez avoir besoin de récupérer la liste de vos contacts clients (et prospects) pour réaliser des mailings avec des outils spécialisés (MailChimp, Brevo (ex SendInBlue), MailJet, etc.). Vous avez besoin de pouvoir générer rapidement un fichier au format Excel avec les informations de base de vos clients et prospects : nom, prénom, société, mail, téléphone, etc. Ce fichier Excel vous servira ensuite pour faire l’import des contacts dans votre outil de mailing, très rapidement. myKomela vous propose de générer ce fichier Excel en 2 clics. Et de disposer des données au bon format, simplement. La liste des Contacts Clients (et Prospects) myKomela vous propose une liste dédiée à ces exports. Elle est accessible depuis le menu Organisation/Contacts. Vous obtenez directement la liste de tous vos contacts clients et prospects actifs. Pour obtenir votre fichier Excel, survolez l’icône d’impression et sélectionnez l’édition « Liste des Contacts Clients ». La popup d’impression s’affiche. Sélectionnez le format Excel puis cliquez sur le bouton IMPRIMER. Le fichier Excel est généré dans votre navigateur. Vous pouvez l’ouvrir dans Excel ou dans LibreOffice. Les données indispensable de vos clients et prospects sont bien structurées dans des colonnes séparées. Vous pouvez ensuite reformater votre fichier Excel comme vous le souhaitez et éventuellement utiliser les fonctions d’export d’Excel pour générer la liste dans un format différent, notamment CSV, très utilisé par certains outils de mailing. Filtrer la liste avant de l’exporter Le bouton « Recherche Avancée » vous permet d’appliquer des filtres sur votre liste des contacts clients et prospects et donc de limiter les contacts exportés. vous pouvez notamment filtrer sur les types de Contacts (Prospects, Clients, Annulés, etc.). Afficher tous vos Contacts quand la liste a plus de 1000 lignes myKomela limite par défaut le nombre de lignes affichées dans les listes, pour optimiser les performances d’affichage. Lors de l’export d’une liste de contacts, si vous avez plus de 1000 contacts à exporter, vous devez indiquer à myKomela d’afficher tous les Contacts, au-delà des 1000 premiers. Pour cela, cliquez sur le bouton « Tout afficher » en haut de la liste (si nécessaire).
