myKomela propose un espace Client pour vous permettre de visualiser toutes les informations sur votre abonnement myKomela et de récupérer les dernières factures de votre abonnement myKomela (au format PDF). Pour accéder à cet espace client, vous devez être connecté en tant qu’administrateur de myKomela. Vous pouvez vous connecter directement depuis myKomela, en cliquant sur le lien “Espace client” en haut à droite de la barre des icônes. Vous serez alors directement dirigé vers l’espace client sans que votre mot de passe ne vous soit demandé. Vous pouvez également vous connecter directement à cet espace client myKomela, sans vous connecter à myKomela, en cliquant sur le lien suivant : https://application-monespace.mykomela.com/myKomela_Espace_Client/ Dans ce cas, vous devrez saisir les identifiants d’un utilisateur myKomela qui a les droits Administrateur. Vous êtes alors redirigé vers la page d’accueil de votre espace client myKomela. Depuis cette page d’accueil, vous disposez d’un résumé de votre abonnement myKomela ainsi que des informations sur la facturation en cours, vos tickets de support et vos données personnels enregistrées pour votre facturation. Vous pouvez obtenir plus de détails en cliquant sur les boutons bleus de chaque bloc. Vous disposez également d’un menu en haut de la page qui vous permet d’accéder directement aux différentes informations de votre espace client. Télécharger les factures myKomela au format PDF Lorsque vous cliquez sur MES FACTURES, vous accédez à la liste des factures. Vous pouvez naviguer dans la liste des factures en utilisant la réglette située sous la liste. Vous pouvez télécharger les factures souhaitées en cliquant sur l’icône PDF devant chaque ligne.
Notes de version 2025
Version 2.9.1.j (R1) [Prévue le 5 mars 2025] Généralités : – Export Excel des statistiques synthétiques : toutes les statistiques synthétiques accessibles en cliquant sur les menus des modules sont maintenant exportables au format excel en cliquant sur les 2 flèches en haut à droite de chaque liste. Logistique & Stocks : – Liste des stocks : nouveau filtre “Stocks négatifs ?” dans la Recherche Avancée de la liste des stoks. Cela permet d’identifier facilement les stocks négatifs. Module SAV : – Édition de la liste des demandes SAV : ajout du code client dans l’édition de la liste des demandes. Version 2.9.1.i (R6) [Prévue le 27 janvier 2025] Généralités : – Améliorations des recherches sur les listes : amélioration des performances de recherche sur les listes des devis, commandes, factures, livraisons, achats (jusqu’à x10). – Compression des fichiers PDF : amélioration des performances de compression et de réduction de la taille des fichiers PDF importés et générés par myKomela. Gestion des Ventes : – Liste des factures : ajout d’une nouvelle colonne pour indiquer si la facture est une facture d’acompte ou pas. Ajout également de la donnée “Acompte ?” dans la “Recherche avancée” pour permettre de filtrer sur ce critère. – Calcul de la TVA dans les documents de vente : amélioration du calcul du reste à payer dans les documents de vente (il pouvait y avoir un écart de + ou – 1 cts d’euro à cause des arrondis). – Nouvelle option d’édition des Regroupements d’articles : nouvelle option pour masquer un article à l’édition dans un document de vente (devis, commande, facture, avoir). Possibilité d’indiquer qu’une ligne article doit “ne pas imprimer”. Cette case à cocher peut être cochée uniquement si le “Prix net” de la ligne article concernée est à 0 ou que l’on sélectionne au niveau du regroupement l’option “Imprimer les lignes sans le tarif”. Module SAV : – Contact dans une demande : amélioration de la modification des informations du contact directement depuis la demande, sans être obligé de quitter la demande. Synchro WooCommerce : – Gestion des Catégories : amélioration de la synchronisation des Catégories et des Marques depuis myKomela dans WooCommerce. Notamment lors de la modification des libellés et des slug qui pouvait générer des problèmes de doublons dans WooCommerce.
Paramétrer un nouvel exercice comptable
myKomela permet de gérer les exercices comptables. Vous pouvez fonctionner avec myKomela sans définir d’exercice comptable (le fonctionnement par défaut) mais la gestion des exercices comptables vous permet de bien fixer les dates d’exercice, notamment pour la 1ère année d’exercice qui peut durer plus de 12 mois ou pour des exercices en dates décalées par rapport à l’année civile. La création d’un nouvel exercice est forcément manuelle. C’est l’Administrateur myKomela qui doit créer le nouvel exercice et le rattacher à la gestion des chronos des factures (myKomela génère automatiquement les nouveaux chronos annuels quand il n’y a pas d’exercices comptables gérés). Pour créer un nouvel exercice, ouvrir la popup des “Paramètres Applicatifs” (icône roulette en haut à droite) puis onglet “Gestion des Exercices Comptables”. Pour que les exercices comptables soient pris en charge dans myKomela, il faut cocher l’option “Activation de la gestion des exercices comptables”. Pour créer le nouvel exercice, cliquer sur l’icône “+” à droite de l’entête de l’onglet, puis indiquer que l’exercice est “Ouvert”. myKomela permet de gérer 2 exercices ouverts simultanément. Vous devez donc clore les anciens exercices. Rattacher les chronos des Factures à l’exercice comptable Quand le nouvel exercice comptable est créé, vous devez créer le nouveau chrono pour le nouvel exercice comptable. Depuis la fiche détaillée de la Société (menu Organisation/Société, onglet “Chrono”) puis cliquer sur la ligne “Facture”. Dans la popup du chrono des factures, ajouter les chronos pour le nouvel exercice en cliquant le lien “Ajouter” (dans notre exemple ci-dessous, année 2025 pour l’exercice comptable 2025), puis VALIDER pour enregistrer. Vous pouvez modifier le format des chronos comme vous le souhaitez avec les options proposées (Préfixe, format Année AA ou AAAA, format du nombre, Suffixe).
Définir de nouvelles règles de rapprochement bancaire
[option payante] Offre en cours -> 1er mois offert myKomela Cloud vous permet de gérer vos rapprochements bancaires aussi bien pour les encaissements des factures clients que pour les règlements des commandes fournisseurs (achats de réappros et dépenses de frais généraux). Définir de nouvelle règles de rapprochement Les règles de rapprochement permettent de définir des mots clés pour rapprocher une opération bancaire avec un tiers listé dans myKomela (un client, un fournisseur). Lors du rapprochement bancaire, myKomela parcourt toutes les règles de rapprochement pour rattacher des tiers aux différentes opérations bancaires importées de vos comptes bancaires. Les mots clés définis dans les règles de rapprochement sont utilisés pour les recherches dans les libellés des opérations bancaires. Pour créer une nouvelle règle de rapprochement, vous allez dans la liste des Règles de rapprochement puis cliquer sur le bouton “CRÉER UNE RÈGLE”. La popup des règles de rapprochement s’affiche. Vous pouvez saisir différentes informations pour définir cette nouvelle règle de rapprochement (dite utilisateur) : Exemple d’une règle de rapprochement de type “Facture client” : Dans cet exemple, les mots clés sont “PETITE” et “PROD”. Ce sont ces 2 mots clés qui seront recherchés dans le libellé des opérations bancaires à rapprocher et qui permettront l’affectation de l’opération bancaire au Tiers “Ma Petite Prod” (code du tiers TR000001), suivant les options sélectionnées. Le bouton VALIDER permet d’enregistrer la règle de rapprochement. Cette règle peut être modifiée ou supprimée en cliquant sur le bouton SUPPRIMER (en rouge) dans la popup détail de la règle de rapprochement. Création automatique d’un document dans le cas des Dépenses Lorsque vous sélectionnez le type “Dépense” (de frais généraux) dans la règle de rapprochement, une option supplémentaire est disponible : “Création automatique d’un document si aucune correspondance”. Cette option permet de créer automatiquement une dépense (de frais généraux) dans myKomela, avec le Tiers affecté, la date et le montant de l’opération bancaire et l’article défini dans cette règle de rapprochement. Cela vous permet de suivre efficacement vos dépenses de frais généraux dans myKomela directement depuis vos opérations bancaires sans avoir de saisies systématiques pour certaines de vos dépenses de frais généraux. Dans la copie d’écran ci-dessus, la règle de rapprochement identifiera toutes les opérations bancaires avec le mot clé CHRONOPOST et créera une dépense myKomela correspondante affectée au Tiers myKomela CHRONOPOST, avec l’article myKomela “Frais d’expédition”, du montant de l’opération bancaire. Le règlement sera automatiquement créé et l’opération bancaire sera indiquée comme Affectée. Vous n’aurez aucun autre traitement à faire pour valider cette dépense dans myKomela. Vous gagnez énormément de temps pour votre suivi de pré-comptabilité. Lors de l’envoi de vos données à votre comptable, vous avez un maximum d’informations, précises et complètes. Vous disposez également en temps réel, toute au long de l’année, d’un suivi précis de votre trésorerie directement dans myKomela, avec des indicateurs statistiques sur le niveau des dépenses mais également par type de dépense, par tiers (clients et/ou fournisseurs). Lorsque la règle de rapprochement est définie, vous pouvez relancer le rapprochement automatique de myKomela pour traiter les opérations bancaires affectées par la nouvelle règle de rapprochement.
Réaliser un rapprochement manuel d’une opération bancaire
[option payante] Offre en cours -> 1er mois offert myKomela Cloud vous permet de gérer vos rapprochements bancaires aussi bien pour les encaissements des factures clients que pour les règlements des commandes fournisseurs (achats de réappros et dépenses de frais généraux). Lorsque le rapprochement automatique de myKomela n’est pas parvenu à réaliser le rapprochement complet (affectation d’un Tiers et rattachement d’un document (facture, recette, achat ou dépense)), myKomela permet de faire un rapprochement manuel. Une autre option permet de créer une nouvelle règle de rapprochement et de relancer le rapprochement automatique. Pour des cas très ponctuels ou pas simple à rapprocher par une règle de rapprochement, il est donc nécessaire de faire un rapprochement manuel. Réaliser une rapprochement manuel d’une opération bancaire myKomela permet de réaliser un rapprochement manuel. Il suffit d’ouvrir le détail d’une opération bancaire en cliquant sur le code de l’opération concernée (ou sur l’icône “Crayon”). La popup du détail de l’opération bancaire s’affiche. La popup détaillée de l’opération bancaire affiche en entête les informations de l’opération bancaire “brutes” récupérées depuis votre compte bancaire avec l’API GoCardLess (code, date, libellé, montant). Un bloc “AFFECTATION DE L’OPÉRATION” permet de définir les caractéristiques de l’opération bancaire et de procéder à l’affectation du Tiers et au rapprochement d’un document myKomela. La 1ère information a définir est le “Type de document” : La sélection du type de l’opération bancaire permet de faciliter le rapprochement du Tiers (uniquement des clients si factures/recettes ou des fournisseurs si achats/dépenses). Si le rapprochement automatique a identifié un Tiers, le type de document est présélectionné ainsi que le Tiers. Si le rapprochement automatique n’a pas identifié de Tiers, vous allez pouvoir le sélectionner en le recherchant par mots clés dans le champ “Tiers affecté”. Une liste dynamique des Tiers myKomela s’affiche et se met à jour au fur et à mesure de la saisie des mots clés. Cliquez sur le Tiers considéré dans la liste pour le sélectionner. Lorsque le Tiers est sélectionné, vous pouvez afficher la liste des documents du Tiers en cliquant sur le lien “Afficher les documents du Tiers”. La liste des documents du Tiers s’affiche (s’il y en a) et si l’un des documents correspond à l’opération bancaire, myKomela sélectionne automatiquement le document (case à cocher devant la ligne). Les actions complémentaires pour les rapprochements manuels Depuis la popup des opérations bancaires, vous disposez d’actions complémentaires qui vous permettent de faciliter le traitement du rapprochement bancaire. Ces actions sont accessibles depuis le bouton ACTIONS. En survolant ce bouton, un menu contextuel s’affiche avec les options disponibles. Les différentes actions : Vous pouvez également modifier le document rattaché à l’opération bancaire en cliquant sur le le code du document dans la liste des documents du Tiers. Toutes ces actions sont également accessibles depuis la liste des opérations bancaires, en survolant le bouton de l’état d’une ligne. Cela vous permet également de réaliser des actions rapides et de gagner du temps et de l’efficacité.
Exécuter le rapprochement automatique des opérations bancaires
[option payante] Offre en cours -> 1er mois offert myKomela Cloud vous permet de gérer vos rapprochements bancaires aussi bien pour les encaissements des factures clients que pour les règlements des commandes fournisseurs (achats de réappros et dépenses de frais généraux). Exécuter le rapprochement automatique des opérations bancaires Pour exécuter la procédure de rapprochement automatique des opérations bancaires non Affectées, survolez le bouton ACTIONS et sélectionnez l’option “Rapprochement automatique”. myKomela exécute la procédure de rapprochement automatique sur les opérations dans les états “A traiter”, “Sans correspondance” ou en “Anomalie”. A l’issue de la procédure, un message vous indique les résultats du rapprochement automatique. La procédure de rapprochement automatique myKomela exécute les traitements suivants pour chaque opération bancaire à rapprocher : Le rapprochement modifie l’état des opérations en fonction des résultats du traitement : Suite au rapprochement bancaire automatique, certaines opérations bancaires peuvent ne pas être “Affectées” et être positionnées dans l’état “Sans correspondance” ou en “Anomalie”. Vous devrez donc traiter manuellement ces opérations bancaires ou créer une nouvelle règle de rapprochement utilisateur puis relancer le rapprochement automatique.
Récupérer manuellement les nouvelles opérations bancaires
[option payante] myKomela Cloud vous permet de gérer vos rapprochements bancaires aussi bien pour les encaissements des factures clients que pour les règlements des commandes fournisseurs (achats de réappros et dépenses de frais généraux). Récupérer les nouvelles opérations bancaires Pour récupérer les nouvelles opérations bancaires, depuis la liste des opérations bancaires, survolez le bouton ACTIONS et sélectionnez l’option “Récupération des opérations”. myKomela exécute la procédure de récupération des dernières opérations bancaires, par l’intermédiaire de l’API GoCardLess, pour tous les comptes bancaires paramétrés, avec autorisations validées et actifs dans myKomela. A l’issue de la procédure, un message indique le nombre de nouvelles opérations bancaires récupérées par comptes bancaires. La liste des opérations bancaires est mise à jour et les nouvelles opérations bancaires sont positionnées dans l’état “A TRAITER”. A ce stade, le rapprochement bancaire n’est pas encore réalisé. Vous pouvez maintenant exécuter le rapprochement automatique myKomela.
La liste des opérations bancaires
[option payante] Offre en cours -> 1er mois offert myKomela Cloud vous permet de gérer vos rapprochements bancaires aussi bien pour les encaissements des factures clients que pour les règlements des commandes fournisseurs (achats de réappros et dépenses de frais généraux). La liste des opérations bancaires Vous pouvez accéder à la liste des opérations bancaires de tous vos comptes bancaires connectés depuis le menu “Pré-comptabilité/Opération bancaire”. Les opérations bancaires sont affichées avec une rupture par compte bancaire. L’entête de chaque rupture indique : la banque, le compte bancaire, l’IBAN, la date limite pour l’autorisation d’accès aux données du compte par l’API GoCardLess, le solde du compte et la date du solde (en général, le solde et la date de la dernière récupération des opérations). La liste des opérations bancaires reprend les données suivantes par opération : Depuis la Recherche Avancée, vous pouvez filtrer les opérations bancaires. Par défaut, la liste des opérations bancaires affiche les opérations bancaires dans les états “A traiter”, “Sans correspondance” et en “Anomalie”, de tous les comptes bancaires actifs. Vous pouvez modifier les filtres de la liste en cliquant sur le bouton “Recherche Avancée”. Des actions rapides sont également accessibles depuis la liste des opérations bancaires, en survolant le bouton de l’état d’une ligne. Un menu contextuel s’affiche avec les options suivantes : Rechercher une correspondance, Créer une nouvelle règle de rapprochement et Indiquer comme Hors Suivi. Cela vous permet de réaliser rapidement ces actions et de gagner du temps et de l’efficacité. Vous avez récupéré les dernières opérations bancaires de vos comptes bancaires connectés à myKomela. Vous pouvez maintenant exécuter le rapprochement bancaire automatique, pour faire le lien entre vos opérations bancaires et vos documents myKomela (factures, achats, dépenses, etc.).
Paramétrer l’accès à vos comptes bancaires avec l’API GoCardLess
[option payante] Offre en cours -> 1er mois offert myKomela vous permet de connecter tous vos comptes bancaires par l’intermédiaire de l’API GoCardLess. Grace à cette connexion, vous pouvez récupérer automatiquement toutes les opérations de vos comptes bancaires (+ de 2500 banques compatibles) et réaliser le rapprochement de ces opérations avec vos documents myKomela (factures clients, achats de réapppro, dépenses de frais généraux). Paramétrer l’accès à vos comptes bancaires Le paramétrage des comptes bancaires se fait dans la fiche société de myKomela (menu Organisation/Société), dans l’onglet “BANQUE”. Vous pouvez ajouter une nouvelle banque dans la liste des banques en cliquant sur le lien “Ajouter une banque”. Dans la popup qui s’affiche, vous pouvez sélectionner la banque que vous voulez ajouter ou sélectionner l’option “NOUVELLE BANQUE” si votre banque n’est pas dans la liste. La popup de détail de la banque sélectionnée s’affiche. Cliquez sur le bouton “AUTORISER MYKOMELA À CONSULTER MES COMPTES VIA L’API GOCARDLESS” pour connecter le rapprochement automatique myKomela à vos comptes bancaires via l’API GoCardLess. Les popups de validation des autorisations d’accès à votre compte bancaire s’affichent alors pour valider les autorisations d’accès de votre compte bancaire à l’API GoCardLess (de manière complètement indépendante de myKomela). Vous devrez saisir vos codes habituels pour autoriser l’accès de l’API GoCardLess à votre compte bancaire (par exemple ci-après, la connexion à un compte du Crédit Agricole). Ces autorisations sont accordées pour un nombre de jours maximums (de 30 à 180 jours suivant les règles de votre banque). A l’issue de ce délai, myKomela vous demandera de relancer la procédure d’autorisation d’accès au compte pour renouveler le délai. Lorsque ces autorisations sont validées, myKomela récupère les informations de vos comptes bancaires pour la banque sélectionnée et les différents comptes bancaires sont listés dans l’onglet BANQUE. Par défaut, tous vos comptes bancaires de la banque ajoutée sont activés et myKomela récupérera quotidiennement toutes les nouvelles opérations bancaires du jour. Vous pouvez choisir de désactiver l’accès à certains comptes en décochant la case “Actif” de la popup détail du compte bancaire concerné. Lorsque ce paramétrage est réalisé, vous pouvez récupérer les opérations bancaires de vos comptes bancaires connectés à myKomela. Vous pouvez également garder le compte bancaire actif, mais désactiver l’accès par l’API GoCardLess en décochant la case “Accessible via l’API banque GoCardLess”. En décochant cette option, lors de la récupération des opérations bancaires automatique, ce compte en banque ne sera pas traité par l’API.
Synchronisation des interventions SAV avec Google Agenda
[module SAV payant] myKomela permet de synchroniser les interventions SAV avec Google Agenda. L’intérêt est de centraliser, par utilisateur, les RDV /Interventions SAV saisies dans myKomela. C’est également de pouvoir y accéder indifféremment depuis le web, sur un PC, une tablette ou un mobile. Et de bénéficier de la puissance et de la simplicité de Google Agenda. Le principe est le suivant : Paramétrage du compte principal Google Agenda et activation de la synchronisation pour les utilisateurs Le paramétrage se fait depuis les “Paramètres Applicatifs” de myKomela (icône roulette en haut à droite puis onglet “Paramètres Google Agenda – Agendas Intervenants”). Le compte Google principal est saisi dans le champ “Compte Google”. C’est ce compte qui aura tous les droits et qui centralisera la création des agendas utilisateurs. Si nécessaire, créer un mail Google (et donc un compte Google) dédié à cette utilisation. Pour activer la synchronisation avec Google Agenda, il est nécessaire d’autoriser myKomela à accéder à ce compte Google. Cliquer sur le bouton “UTILISER LE COMPTE GOOGLE” pour donner les autorisations à myKomela. Une popup s’ouvre et permet de suivre la procédure Google pour les autorisations d’accès de myKomela aux agendas du compte Google défini. Lorsque les autorisations sont activées, il faut définir quels utilisateurs seront synchronisés avec Google Agenda. La liste des utilisateurs définis dans myKomela est affichée. Saisir le compte Google de l’utilisateur pour synchroniser les agendas et cliquer sur le bouton “poussoir” Partager. Si nécessaire, créer un mail Google (et donc un compte Google) dédié à cette utilisation pour chaque utilisateur. ATTENTION ! Pour accéder à l’agenda Google synchronisé sur son mobile, il sera nécessaire d’ajouter le compte Google concerné sur son mobile (en général dans les Paramètres du Mobile, “Mes comptes” puis ajouter un compte Google). Synchronisation des interventions SAV myKomela dans Google Agenda Lorsque ce paramétrage est réalisé, chaque nouvelle intervention SAV ajoutée dans le planning myKomela sera synchronisée avec les agendas Google concernés. Chaque intervenant aura un nouvel agenda dans sa liste Google agenda et pourra afficher les RDV/Interventions correspondantes. Dans votre liste des agendas Google, sur le compte Google concerné, un nouvel agenda a été créé (par myKomela). Vous pouvez cocher/décocher la case de l’agenda pour faire apparaître les RDV/Interventions liés dans vos RDV. Saisie des actions d’une intervention SAV depuis Google agenda Les intervenants peuvent saisir leurs actions depuis l’agenda Google en cliquant sur le RDV/Intervention concernée puis en cliquant sur le lien “Saisie Action”. Le clic sur le lien “Saisie Action” permet de saisir le détail de l’action réalisée pour cette intervention SAV directement sur son mobile. Et passer d’un écran de saisie à l’autre en cliquant sur le bouton SUIVANT. Les données saisies de cette action seront synchronisées automatiquement avec myKomela. Vue globale des agendas Google par l’administrateur Les administrateurs qui ont accès au compte Google principal peuvent visionner l’ensemble des agendas Google des intervenants. Ils peuvent choisir dans leur Agenda Google d’afficher tout ou partie des agendas Google des intervenants en activant les agendas dans la liste des agendas Google. Les codes couleurs des agendas attribués aux différents intervenants lors du paramétrage initial permet de différencier les interventions. Et d’avoir une vue global, comme dans la fonction Planning de myKomela, mais avec la souplesse d’affichage de Google Agenda. Synchronisation des agendas de plusieurs BD myKomela Il est possible de centraliser la gestions des agendas des intervenants SAV de plusieurs BD myKomela. Pour cela, il faut paramétrer le même compte Google pour le compte principal et définir également le même compte Google de l’utilisateur myKomela, si cet utilisateur est paramétré dans plusieurs BD myKomela. Dans ce cas, les agendas des utilisateurs dans les différentes sociétés seront affichés, centralisés et synchronisés sur le même compte principal Google. Il sera donc possible d’afficher les interventions SAV des utilisateurs, sur les différentes société myKomela, dans le même Google Agenda.
