La création des factures peut se faire de différentes manières. Soit en transformant une commande en facture, soit en dupliquant une facture existante, soit en créant de zéro une facture.
Créer un nouveau devis
myKomela vous permet de créer rapidement et simplement des devis. Vous pouvez renseigner les informations du client, la liste des articles et prestations proposés. La TVA est calculée automatiquement, les éditions sont personnalisables, le devis peut être transformé automatiquement en commande ou facture. Les stocks peuvent être suvis automatiquement en fonction des ventes et des achats. Vous pouvez visionner la vidéo ci-après pour suivre en moins de 3mn la procédure de création d’un nouveau devis.
Comment créer un article à partir d’une vente ou d’un achat
Créer un article : En passant par l’accès rapide : En passant par le menu : Sélectionner le menu Puis cliquer sur le bouton Pour modifier un article: Sélectionner le menu Puis cliquez sur le bouton de l’article à modifier Informations générales de l’article : Code [Alphanumérique | Obligatoire] : identification courte et unique d’un article, sa saisie peut-être : soit « automatique », il sera généré lors du premier enregistrement selon le paramétrage défini (voir « Comment paramétrer les codes automatiques ») soit « manuelle », avec toutefois un contrôle d’unicité lors de l’enregistrement Libellé [Alphanumérique] : description longue de l’article Ean code [Numérique] : code barre de l’article qui pourra être un argument de recherche dans vos différents flux Caractéristiques [Alphanumérique] : résumé non exhaustif de l’article Est Géré en Stock [Case à cocher] : gestion de l’article en stock ou pas Unité Principale [Liste de choix] : unité principale de stockage Groupe [Liste de choix] : premier niveau de regroupement de l’article Famille [Liste de choix] : second niveau de regroupement de l’article Sous Famille [Liste de choix] : troisième niveau de regroupement de l’article (accessible dans les données complémentaires) Catégorie [Liste de choix] : permet de catégoriser l’article (accessible dans les données complémentaires) Marque [Liste de choix] : permet d’associer une marque à l’article (accessible dans les données complémentaires) Modèle/Gamme [Liste de choix] : permet d’attribuer un modèle ou une gamme à l’article (accessible dans les données complémentaires) Informations sur la tarification de l’article : Prix HT / Tarif 1 | Tarif 2 | Tarif 3 [Monétaire] : tarif de vente Hors Taxe de l’article (possibilité de paramétrer 3 tarifs par article) Code TVA [Liste de choix] : taux de TVA applicable à l’article (le changement de ce taux re-calcul automatiquement les tarifs TTC de l’article) Prix TTC / Tarif 1 | Tarif 2 | Tarif 3 [Monétaire] : tarif de vente Toutes Taxes Comprises de l’article (possibilité de paramétrer 3 tarifs par article) Écotaxe [Liste de choix] : taxe qui s’applique en vertu du principe pollueur-payeur aux actions générant des dommages environnementaux PV TTC Mini [Monétaire] : prix de vente minimum de l’article Prix d’achat [Monétaire] : prix d’achat de l’article Coeff. [Numérique] : coefficient d’approche qui s’applique sur le prix d’achat pour former le prix de revient lors du 1er inventaire Frais [Monétaire]: frais unitaire qui viendra s’ajouter au prix de revient de l’article Prix de revient [Monétaire]: peut-être soit saisi manuellement, soit calculé par en renseignant le prix d’achat, le coefficient d’approche ou les frais
Consulter le prix de revient d’un article
En passant par la liste des articles : Sélectionner le menu « Organisation / Article » Rechercher l’article concerné (voir « Comment effectuer une recherche ») Cliquer sur le bouton de l’article à consulter Le prix de revient ainsi que son calcul est consultable dans la rubrique « Prix d’achat / Vente » En passant par les stocks : Sélectionner le menu « Logistique/ Stock » Rechercher l’article concerné (voir « Comment effectuer une recherche ») Cliquer sur le bouton de l’article à consulter Le prix de revient est affiché sur chaque mouvement de stock dans la colonne « Pump »
Consulter / modifier le PUMP d’un article
Le prix moyen pondéré (PUMP) est une méthode de valorisation des stocks qui sert à des opérations comptables et correspond à la valeur moyenne de chaque unité du stock actuel. Le stock est évalué par rapport au prix de réception moyen. Le prix moyen pondéré est mis à jour pour chaque nouvelle réception. Pour calculer la valeur de stock d’un article, la méthode de valorisation des stocks PUMP utilise tous les types de transactions suivants : Achat (voir Créer / modifier une commande d’achat) Entrée de stock (bientôt disponible dans myKomela) Correction de stock par inventaire (bientôt disponible dans myKomela) Lorsque les marchandises sont reçues à la suite d’un mouvement, le prix de réception (voir Réceptionner une commande d’achat) est utilisé pour mettre à jour la valeur du prix moyen pondéré. Le prix moyen pondéré est calculé selon la formule suivante : (Stock Avant * Ancien Pump) + (Quantité mouvement * Prix du mouvement ) / (Stock Avant + Quantité mouvement) Sauf si Stock Avant est négatif ou nul alors PUMP = Prix du mouvementPrix du mouvement = prix d’achat + coefficient d’approche Il existe deux méthodes pour modifier le PUMP d’un article : Saisir d’une nouvelle réception (voir Réceptionner une commande d’achat) Forcer le PUMP : Se positionner sur l’article (voir Créer / modifier un article) Cliquer sur le bouton « FORCER PUMP » du paragraphe « Prix Achat /Vente » Renseigner les informations suivantes et valider : Afin de comprendre l’évolution du Pump, il est possible de consulter l’historique / évolution du PUMP d’un article : Se positionner sur l’article (voir Créer / modifier un article) Dans le paragraphe « Prix Achat /Vente » cliquer sur le bouton L’évolution du PUMP est consultable :
Données complémentaires des articles
myKomela permet de personnaliser des données complémentaires pour les articles. Cette fonction vous permet de paramétrer jusqu’à 10 données en plus des informations existantes dans la fiche article myKomela. Par exemple, pour des articles correspondant à différents modèles d’ordinateur, un revendeur informatique pourra paramétrer des données complémentaires de la fiche article myKomela comme le processeur, la quantité de RAM, la capacité du disque dur, etc. Les possibilités sont infinies. Pour paramétrer ces données complémentaires, allez dans la configuration de la société (depuis le menu « Organisation/Société »). Dans l’onglet « Personnalisation », vous allez pouvoir paramétrer des données complémentaires pour les articles. Cette personnalisation peut être paramétrée pour chaque catégorie d’article. Vous pouvez donc paramétrer autant de données complémentaires qu’il y a de catégories. Par exemple, pour la catégorie « PC et Portables », vous paramétrez des données complémentaires pour décrire les caractéristiques spécifiques aux PC et Portables. Pour la catégorie « Imprimantes », vous paramétrez des données complémentaires aux imprimantes. Etc. Lorsque vous ajoutez une personnalisation, vous devez donner un nom à votre personnalisation, indiquer la ou les catégories d’article qui seront concernées et décrire les données personnalisées (10 maximums). Lorsque vous allez dans la fiche détail d’un article, la sélection de la catégorie pour l’article détermine quelle personnalisation est utilisée : aucune si pas de personnalisation pour la catégorie ou celle paramétrée pour la catégorie considérée. Par exemple, j’ai un article « PC Dell », je renseigne les données complémentaires dans le nouveau formulaire qui s’affiche à la place des « Caractéristiques ». Lorsque vous éditez la fiche article, les nouvelles données liées à la personnalisation sont éditées. Dans la liste des recherches des articles et dans les recherches dynamiques pour les devis, commandes, factures, etc., vous pourrez saisir des mots clés correspondants aux données saisies dans ces personnalisations.
Les conditions d’achat d’un article
myKomela vous permet de gérer les conditions d’achat d’un article, notamment pour la gestion des approvisionnements auprès de vos fournisseurs. Ces conditions d’achat vous permettent de connaître les conditions de prix appliquées par fournisseur pour un article donné. Vous pourrez identifier des conditions d’achat par unité de vente (packaging), pour un fournisseur. Dans la fiche article, vous pouvez accéder à l’onglet « Conditions d’achat » qui liste les conditions d’achat pour l’article. Ces conditions d’achat sont mises à jour automatiquement à chaque validation d’une commande d’achat qui intègre l’article. Les conditions d’achats sont alors mises à jour avec le fournisseur, l’unité et le prix d’achat validés dans la commande d’achat. Vous pouvez également créer directement une condition d’achat en cliquant sur le lien « Ajouter ». Pour sélectionner le fournisseur, commencez à saisir les 3 premières lettres de son nom, la recherche dynamique est activée et vous permet de sélectionner simplement le fournisseur considéré pour cette condition d’achat pour l’article considéré. La référence correspond à la référence fournisseur pour l’article. La conversion permet de convertir la quantité de l’unité de cette condition d’achat rapportée à l’unité par défaut de l’article (par exemple, si votre condition d’achat concerne une unité « carton de 4 », la conversion sera de 0,25 pour revenir à l’unité par défaut 1). La condition d’achat « Principale » permet de définir le fournisseur et le prix d’achat par défaut utilisés lors de la réappro de l’article depuis la liste stock (menu « Logistique/Stock »).
Les préconisations matériel pour myKomela
Pour développer tout le potentiel de myKomela, il est important de s’équiper avec différents matériels et logiciels complémentaires (PC portables, tablettes, imprimantes A4 et tickets, lecteur code à barres, etc.). Nous listons ci-après les principales préconisations pour ces accessoires et matériels : Pour la navigation sur le web : Pour un portable pour un accès à myKomela, les préconisations minimales sont les suivantes : => les 1ers prix dans cette gamme sont autour de 500€ (ajouter la souris et la sacoche). Pour une tablette : Modèle courant (grand public) Modèle renforcée (pro) => conseillée Pour les caisses Pour l’impression des tickets, nous vous conseillons : => Nous vous conseillons les fournisseurs Bureau Vallée ou DistriPC, à la Réunion. Ou commande par internet, il y a de nombreuses offres en ligne. Disposer d’une douchette pour les produits codes à barre : => Nous vous conseillons les fournisseurs Bureau Vallée ou DistriPC, à la Réunion. Ou commande par internet, il y a de nombreuses offres en ligne. D’un tiroir caisse standard : => Nous vous conseillons les fournisseurs Bureau Vallée ou DistriPC, à la Réunion. Ou commande par internet, il y a de nombreuses offres en ligne. D’un terminal TPE pour paiement CB :
Les recherches dans myKomela
myKomela utilise un puissant moteur de recherche qui vous permet de retrouver facilement, rapidement, toutes vos données saisies dans votre espace myKomela, que ce soit dans vos documents de ventes, d’achats, de dépenses, de stocks, dans votre catalogue d’articles ou dans votre annuaire clients et fournisseurs. [Amélioration des performances et meilleure gestion des critères de recherche depuis la v2.2.1a)] Les recherches dynamiques pour des saisies accélérées Pour vous permettre de saisir plus rapidement et plus simplement vos documents de ventes et d’achats, nous avons introduit des recherches dynamiques dans l’ensemble des fiches détails de myKomela. Le principe est simple ! Vous commencez à saisir des mots clés (des mots de au moins 3 caractères séparés par des espaces) et une liste dynamique s’affiche sous le champ de recherche avec les éléments recherchés correspondant à vos mots clés. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur l’élément souhaité et la sélection est faite. Par exemple, dans un devis, pour sélectionner le contact du client, il suffit de saisir les 3 premières lettres du nom du contact pour voir apparaître dynamiquement la liste de vos contacts clients qui contiennent ces 3 lettres. Si vous saisissez plus de caractères, la recherche devient plus précise et le contenu de la liste se réduit automatiquement. Vous retrouvez le même principe pour la recherche d’un article. Lors de la sélection de l’article dans la liste dynamique, l’article est ajouté automatiquement dans votre devis. Les recherches dans les listes, par mots clés simples ou avancées myKomela vous permet de retrouver tous vos documents depuis les listes de recherche, que ce soit pour vos documents de ventes (devis, commandes, factures, encaissements, avoirs), d’achats (commandes d’achat, dépenses, règlements), de stocks, etc. Le principe de recherche est le même dans toutes ces listes : recherche rapide ou recherche avancée. La recherche rapide vous permet de saisir des mots clés (de 3 caractères minimums et séparés par un espace). Comme son nom l’indique, vous recherchez rapidement un élément mais cela peut ne pas toujours être précis et vous rapporter beaucoup de lignes . La recherche avancées utilise la recherche rapide en permettant d’ajouter des critères beaucoup plus larges, beaucoup plus complets. Cela vous permet d’être plus précis et de vous retrouver avec un nombre important de documents. Ou de sélectionner des documents sur une période donnée, dans une catégorie précise, etc. Ces critères avancés peuvent être utilisés en mode multi-critères.A gauche de chaque critère, une liste déroulante vous permet d’ajouter des critères « Dans » ou « Pas dans », options qui s’adaptent en fonction du type de critère. Les recherches globales, par mots clés Pour vous permettre une encore plus grande efficacité, myKomela vous permet de rélaiser des recherches globales sur l’ensemble de vos documents. Cette recherche est accesssible directement depuis l’écran d’accueil. Elle fonctionne également par mots clés et vous pouvez sélectionner des critères complémentaires pour affiner votre recherche, notamment le type de document (devis, commandes, factures, etc.) en multi-critères.
Aides en ligne, Vidéos d’autoformation, Webinars et Support
myKomela propose tout un panel d’outils pour vous accompagner dans la découverte des concepts et la prise en main des principales fonctions du logiciel. Lors de votre inscription, nous vous conseillons de visionner les 4 vidéos/webinars de découverte de myKomela : Webinar « Découverte de myKomela » (durée : 8mn37) => présentation générale des concepts, des modes de navigation, des principaux modules (paramétrages, ventes, achats, stocks, etc.) Vidéos « Paramétrages Applicatifs » (durée : 2mn06) et « Paramétrage Société » (durée : 4mn47) dans myKomela => présentation des principales interfaces de paramétrage (profil utilisateur, paramètres applicatifs, paramètres Société) Vidéo « Les principales étapes d’une vente » (durée : 3mn06) dans myKomela » => présentation des principales fonctions du cycle de ventes (devis, commandes, factures, avoirs, stocks, encaissements) Vidéos « Créer une commande d’Achats » (durée : 1mn57) et « Créer une Dépenses » (durée : 1mn46) dans myKomela » => présentation des principales fonctions du cycle des achats fournisseurs et dépenses de fonctionnement (achats, réceptions, dépenses frais généraux, règlements, stocks) Vous gagnerez ainsi un temps précieux en découvrant visuellement les principales interfaces et fonctionnalités de myKomela. Vous pouvez trouver de nombreuses autres vidéos d’autoformation sur des points précis d’utilisation de myKomela sur notre chaine YouTube myKomela Cloud. Vous pouvez également obtenir de l’aide par différents autres canaux : les aides en ligne sur notre site www.mykomela.com/aides le support en ligne inclus dans les abonnements accessible par la gestion des tickets directement dans myKomela ou en envoyant un mail à support@mykomela.com (option payante) les webinars personnalisés de découverte et de reprise des données au travers de notre offre d’accompagnement au démarrage (option payante) le support en ligne évolué qui vous permet de contacter en priorité nos équipes par téléphone ou par skype (voir le détail des conditions d’accès au support et des conditions tarifaires du support évolué) Vous pouvez directement accéder aux Webinars myKomela depuis la page d’Accueil dans la zone « Vidéos d’autoformation de myKomela ».
