Dans certaines situations, il peut être intéressant d’enregistrer des factures qui ont été générées dans un autre outil commercial ou créées manuellement. Pour des raisons pratiques, seules les informations globales de la facture sont à enregistrer (HT, TVA et TTC) sans le détail des articles. Les saisies se feront donc sans suivi des stocks. Le n° de facture « comptable » sera saisie dans le champ « Réf. Origine ». Le n° de facture généré par myKomela ne sera qu’un numéro d’ordre propre à myKomela. Les recherches pourront être effectuées indifféremment sur la référence d’origine ou le n° de facture myKomela. Pour le cas des « rattrapages » de facturation avec saisie détaillée des articles, suivre la procédure de création de facture habituelle. Seuls les montants globaux seront donc saisies (TTC et Taux de TVA, le HT étant calculé automatiquement). La saisie de ces montants sera basée sur des articles génériques qui permettront de saisir les montants totaux TTC par taux de TVA. La présente aide est basée sur la saisie des montants TTC. On peut également faire la saisie à partir des totaux HT, mais des problèmes d’arrondis peuvent compliquer la saisie et le calcul des montants TTC. La procédure est la suivante : 1. se connecter sur la BD myKomela de la société considérée, 2. sélectionner l’option « Factures » du menu « Ventes & Recettes ». Par défaut, la liste des factures en cours s’affichent (factures non réglées ou partiellement réglées). Une recherche avancées peut être effectuée pour visualiser les factures clôturées, 3. pour modifier une facture existante non validée, cliquer sur la ligne considérée. La fiche détail de la facture s’affiche, 4. pour créer une nouvelle facture myKomela, cliquer sur le bouton « Créer une facture » (en haut à gauche). Une fiche détail vierge s’affiche, 5. saisir les informations générales de la facture : Réf. Origine, Objet, Date de la facture, Projet, etc. 6. sélectionner le contact client à partir de la recherche dynamique, 7. si le contact client n’existe pas, le créer directement depuis la facture en cliquant sur le lien « Ajouter » puis renseigner les informations du contact et du client (raison sociale, catégorie, contact, téléphone, mail, adresse postale, délai de règlement), 8. ajouter ensuite l’article générique « Montant total TTC Facture Client » en utilisant la recherche dynamique des articles, 9. on doit ajouter autant de lignes d’article générique qu’il y a de taux de TVA différents dans votre facture. Le taux de TVA peut être modifié pour chaque ligne d’article depuis la liste déroulante correspondante. L’option de facturation HT/TTC détermine la base de saisie des montants et de calcul de la TVA correspondante. Si vous saisissez une facture en mode HT, les montants saisis seront en HT et le TTC sera calculé à partir du taux de TVA sélectionné et du HT saisi. Si vous saisissez en mode TTC, les montants seront alors en TTC et c’est le HT qui sera calculé à partir du taux de TVA sélectionné et du TTC saisi. 10. les totaux de la facture sont calculés en temps réel et sont affichés en haut à droite, 11. lorsque votre saisie est ok, valider la facture pour générer le n° de facture myKomela définitif, 12. vous pouvez alors entamer l’enregistrement des encaissements à l’aide du bouton « Encaisser », Voir la procédure des encaissements ci-après : cas classiques ou cas particuliers (affacturage, retenue de garantie, etc.).

La gestion des encaissements se fait simplement en saisissant le mode de règlement et le montant. Voir le cas général d’un encaissement. Mais certains cas d’encaissement sont un peu plus spécifiques comme le cas de l’affacturage ou des retenues de garantie (qu’on trouve dans le BTP). Tous ces cas peuvent être combinés ensemble lors de l’enregistrement des règlements. Cas de l’affacturage C’est une méthode de financement et de recouvrement de créances pouvant être utilisée par une entreprise et qui consiste à confier à un organisme tiers (un établissement de crédit spécialisé) la gestion de ses créances afin d’en obtenir, entre autres avantages, un remboursement anticipé. Dans myKomela, la gestion de l’affacturage s’appuie sur le paramétrage de modes de règlement particuliers (voir avec le Support Technique myKomela pour activer le paramétrage de ces modes de règlements particuliers). Pour enregistrer un règlement par affacturage, on va enregistrer l’encaissement en 3 parties : le montant versé par l’organisme d’affacturage renseigné avec le mode de règlement « Affacturage » et la date de valeur sur votre compte bancaire.C’est le montant de la facture moins le coût de l’Affacturage moins le Fond de Garantie de l’affacturage, le montant réservé par l’organisme d’affacturage versé au paiement du fournisseur. Ce montant de 10% environ est utilisé comme garantie par l’organisme d’affacturage en cas de non paiement du fournisseur. Le mode de règlement renseigné est « Fond Garantie Affacturage », le montant de la commission de l’organisme d’affacturage renseigné avec le mode de règlement « Coût Affacturage » et la date de votre demande d’affacturage. Si vous suivez vos dépenses, vous devrez bien sûr saisir en dépense les commissions prélevées par votre organisme d’affacturage (correspondant au mode de règlement « Coût Affacturage »). En règle général, vous avez un relevé mensuel des commissions prélevées. Montant à saisir donc mensuellement dans vos dépenses. Cas de la Retenue de Garantie C’est un type de garantie (utilisée notamment dans le BTP) qui permet à un commanditaire (client) de se protéger contre les risques de livraison ou de défauts de fabrication auprès de son fournisseur (vous) en décalant d’un certain délai le paiement d’une partie de la facture à régler. Le cas courant dans le BTP est une retenue de garantie d’1 an sur 10% du montant total du chantier. Dans myKomela, la gestion de la retenue de garantie s’appuie sur le paramétrage d’un mode de règlement particuliers (voir avec le Support Technique myKomela pour activer le paramétrage de ce mode de règlement particuliers). Pour enregistrer la retenue de garantie, on va enregistrer l’encaissement en 2 parties : le montant versé immédiatement ou dans les délais habituels de règlement renseigné avec le mode de règlement du paiement (CB, chèque, virement, etc.). C’est le montant de la facture moins le montant de la retenue de garantie, le montant de la retenue de garantie (en général de 10% environ) renseigné avec le mode de règlement « Retenue de Garantie » et la date de la durée de la garantie. La retenue de garantie est versée à la date prévue sur votre compte. myKomela vous alerte lorsque la date prévisionnelle est atteinte et vous permet d’éditer un récapitulatif des retenues de garantie attendues par période.

Vous pouvez gérer un plafond autorisé par clients, fournisseurs et autres tiers. Ce plafond permet de déterminer un plafond maximal autorisé par tiers. Lors de la validation d’une nouvelle commande, facture, dépense ou achat, une alerte est affichée si le total cumulée des encours du tiers concerné dépasse ce plafond. Cette alerte n’est pas bloquante. Pour les clients et les ventes Pour paramétrer ce plafond autorisé pour un client, saisir le montant correspondant dans la fiche détaillée du client. Vous pouvez également bloquer momentanément le client en cochant « Client bloqué ». Une alerte sera affichée lors de la création d’un document de vente lié à ce client. Lors de la validation d’une commande de ce client et si son encours cumulé dépasse le plafond défini, une alerte s’affiche. L’alerte est non bloquante, à vous de décider si vous continuez ou si vous annulez la commande. De la même manière, lors de la validation d’une facture, une alerte s’affiche. Elle est non bloquante et vous décidez si vous continuez ou si vous abandonnez. Pour les Fournisseurs/Autres Tiers et les Achats/Dépenses De la même manière, vous pouvez saisir un plafond autorisé pour les encours fournisseurs (ou autres Tiers). Lors de la validation d’une commande d’achat (ou d’une dépense), une alerte s’affiche. Elle n’est pas bloquante et c’est à vous de décider si vous continuer ou pas.

Vous pouvez facilement éditer des listes de tous vos documents de vente, d’achat ou de la logistique. Depuis n’importe quelle liste, vous cliquez sur le lien « Imprimer » à droite des entêtes de colonne pour éditer en PDF ou au format Excel la liste en cours. Mais dans le cas des commandes clients, il peut être intéressant d’éditer une liste détaillée, avec le détail des articles par commande. Par exemple, pour organiser la préparation des commandes ou identifier en un clin d’œil les produits à livrer à un client donné. Cette liste détaillée est accessible depuis la liste des commandes (menu « Ventes&Recettes/Commande »). Cliquez ensuite sur le lien « Imprimer » (à droite des entêtes de colonne) pour afficher la popup de paramétrage des éditions. Sélectionnez l’état « Portefeuille commandes clients détaillés » puis le format souhaité, PDF ou Excel. Vous pouvez également sélectionner des critères de filtres sur vos données pour n’afficher que les commandes clients attendues. Cliquez ensuite sur le bouton « IMPRIMER » pour éditer la liste détaillée des commandes clients. Au format PDF. Au format Excel.

Dans certains cas de contestations clients, il peut être important de faire des avoirs en valeur, c’est-à-dire des avoirs qui annulent les montants d’article (en totalité ou partiellement) mais sans que les stocks soient impactés. Par exemple, dans le cas d’une remise complémentaire ou d’une erreur de tarif. Le prix doit être diminué, mais il ne doit pas y avoir de déstockage ou de restockage des articles concernés. Pour rappel, pour créer un avoir, se positionner sur la fiche détaillée de la facture concernée puis sélectionner « Annuler la facture par avoir » dans le bouton « ACTIONS » (ou depuis la liste des factures validées, utiliser la bulle « annuler la facture par avoir » du bouton de l’état d’avancement de la factures concernées). Pour indiquer que l’avoir est en valeur, il suffit alors de sélectionner le paramètre « en valeur » ligne par ligne dans la liste des articles de l’avoir. Lors de la validation de l’avoir, les lignes articles indiquées « en valeur » ne déclencheront pas de restockage.

Pour vous faire gagner du temps, myKomela intègre une gestion des abonnements pour les factures récurrentes. Vous pouvez ainsi facilement programmer la génération automatique de vos factures clients à fréquence fixe. Pour paramétrer cet abonnement, se positionner sur le détail d’une facture existante et sélectionner l’option « Abonnement – Facture régulière » dans le bouton « ACTIONS ». Depuis la popup de paramétrage qui s’affiche, vous pouvez paramétrer les différents éléments de votre abonnement : période de validité, périodicité (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle ou personnalisée), jour de génération sur la période, mois concernés pour la périodicité personnalisée. Lorsque vous validez (avec le bouton « VALIDER »), l’abonnement est activé et les prochaines factures seront générées automatiquement suivant la périodicité et la période de validité paramétrées. Vos factures générées seront listées dans la liste des factures avec l’indicateur #période (par exemple # mars 2017) et dans le statut « EN COURS ». A vous de décider de la valider ou pas. Vous pourrez bien sûr faire toutes les modifications souhaitées avant de la valider. Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de votre abonnement en revenant dans la popup des abonnements et en changeant vos paramètres puis en validant de nouveau. L’abonnement peut également être arrêté en cliquant sur le bouton « ARRÊTER L’ABONNEMENT » pour la facture souhaitée. Pour retrouver les factures générées automatiquement par des abonnements, sélectionner le filtre « Abonnement = Avec » dans les critères de la « Recherche avancée » de la liste des factures. L’ensemble des factures devant être générées sur la période sont intégrées dans le calcul du potentiel du CA dans les indicateurs de l’onglet « Bilan » des statistiques prédéfinies.

myKomela vous permet de relancer simplement vos clients en retard de paiement pour vos factures de ventes. Un courrier type est généré au format PDF et peut être soit imprimé, soit envoyé par mail. Un lien de paiement par CB (ou prélèvement SEPA) peut être intégré dans le mail pour permettre un paiement immédiat, en ligne (sur votre compte Stripe). La notion de relance est calculée à partir de la date d’échéance de la facture client. Cette date est déterminée à l’aide du paramètre « délai de règlement » de la facture. Ce délai de règlement est fixé dans chaque facture mais peut être affecté automatiquement à partir du délai par défaut indiqué pour chaque client ou, si cette information n’est pas renseignée dans la fiche client, par la valeur par défaut configurée dans les « Paramètres Applicatifs ». On retrouve cette information de date d’échéance dans la liste des factures.  On retrouve également cette information dans les alertes de l’écran d’accueil, dans la partie « Ventes & Recettes ». Pour accéder à la relance client, se rendre dans la liste des clients depuis le menu « Organisation/Client ». Dans la liste des clients, on retrouve les informations de facture à relancer. Pour filtrer uniquement les clients avec au moins une facture à relancer, sélectionner cette option dans la « Recherche avancée ». On obtient alors la liste des factures à relancer avec le détail des clients concernés. On peut bien sûr ajouter des filtres complémentaires pour lister des factures pour 1 client donné ou un type de client. Pour lancer les éditions des relances, on peut sélectionner les clients à relancer en cochant les cases à cocher à gauche de chaque ligne. Pour lancer l’impression, cliquer sur le lien « Imprimer ». La popup de paramétrage des impressions s’affiche. Vous devez sélectionner l’État « Relance (Détail) » et indiquer si vous souhaitez plusieurs fichiers PDF séparés (1 par client) ou un fichier PDF fusionné pour toutes les relances. Pour imprimer uniquement les relances des clients sélectionnés (dans la liste précédente), cocher l’option « Sélection en cours ». Cliquez sur le bouton « IMPRIMER » pour lancer l’impression. Une jauge de progression s’affiche pour vous indiquer l’avancement de la génération des PDF. Lorsque la génération est terminé, vous devez télécharger le fichier qui contient soit le PDF fusionné soit un zip de l’ensemble des PDF. Pour chaque client à relancer, vous obtenez l’édition suivante.

myKomela offre une fonction de regroupements des articles dans les documents de vente et d’achat. Cette fonction consiste à présenter les articles sous forme de regroupements. Ces regroupements vous permettent de structurer vos offres et tous vos documents de vente et d’achat, mais aussi de gérer des options sur ces regroupements (afficher uniquement le sous-total, pas le détail des tarifs, etc.). Par défaut, les ajouts d’articles dans les documents de vente et d’achat se font dans un regroupement par défaut, sans libellé. Ce qui permet d’avoir une liste d’articles simple, classique et sans faire ressortir le regroupement, comme montré ci-après. Dans l’édition, cette liste par défaut affiche la liste des articles du document, dans l’ordre des ajouts d’articles dans la liste, sans qu’il y ait de différentiation. Pour activer les regroupements d’article, on utilise l’icône d’affectation aux Regroupements ligne par ligne, article par article, pour affecter les articles aux Regroupements souhaités. La case à cocher, à gauche du libellé du regroupement, permet d’indiquer sur quel regroupement sont affectés les nouveaux ajouts d’articles. Après avoir affecté tous les articles liés au regroupement « Travaux », les articles se retrouvent répartis entre le regroupement « Matériel » et le regroupement « Travaux ». Chaque regroupement permet d’afficher les sous-totaux des articles regroupés. Dans l’édition correspondante, les regroupements permettent de faire ressortir les groupes d’articles et rendent l’organisation et la lecture du document beaucoup plus efficace. Au-delà d’une meilleure organisation des articles avec les regroupements, il est également possible de définir des options autour des regroupements, notamment n’afficher que les totaux, masquer le détail des articles, masquer les tarifs des articles, etc. Ces options de regroupement permettent de gérer plusieurs types d’affichage et différents modes d’éditions pour transmettre aux clients. Par exemple, pour simuler des nomenclatures en affichant un regroupement équivalent à un article constitué de plusieurs autres articles, sans que le détail des articles liés soit visibles, mais avec la gestion des stocks des articles du regroupement activée.

Pour transformer une commande en facture, se rendre dans le détail de la commande et cliquer sur le bouton (vert) « FACTURER ». Ou sélectionner l’option « Facturer » depuis le bouton « ACTIONS ». Cette option n’est plus accessible pour les commandes clôturées (entièrement facturées) ou annulées. Une popup de facturation s’affiche qui vous permet soit de valider la totalité de la commande en facture soit d’indiquer une facturation partielle en saisissant un montant ou un pourcentage partiel sur le total de la commande ou ligne par ligne. Lorsque vous validez, la commande est transformée en facture. Vous pouvez bien sûr modifier les informations de cette facture, ajouter des articles, modifier les montants et les quantités. Si vous avez généré une facturation partielle depuis la commande, la commande est indiquée comme « F. PARTIELLE » (et n’est donc pas clôturée). Vous pouvez à nouveau générer une nouvelle facturation depuis la même commande et suivre la même procédure que pour la 1ère facturation. Pour faciliter la procédure, vous pouvez demander la facturation d’une commande depuis la liste des commandes en utilisant le menu contextuel qui s’affiche lorsque la souris survol le bouton « Etat » d’une ligne.