Les données de Ciel peuvent être utilisées pour importer dans myKomela Cloud. Le principe s’appuie sur un export de fichier depuis Ciel puis un import de ce fichier reformaté dans myKomela. Dans Ciel, se positionner sur la liste à exporter (dans notre exemple, la liste des articles). Puis cliquer sur l’icône en forme de roue crantée pour accéder au paramétrage des colonnes de la liste. Dans la partie gauche, sélectionner les colonnes qui devront être utilisées pour l’export. En double-cliquant sur la colonne ou en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton « Ajouter >> ». La liste des colonnes qui s’afficheront se met à jour dans la partie droite. Tenir compte des colonnes attendues pour les exports myKomela (voir la liste des colonnes nécessaires pour les imports myKomela). Valider en cliquant sur le bouton « OK ». La liste se met alors à jour avec les colonnes paramétrées. Pour l’export, Ciel ne propose pas de fonction spécifique (l’export proposé se fait en mode fiche et au format PDF, pas adapté à l’import myKomela). Il faut donc utiliser le principe d’un copier/coller de la liste Ciel vers une grille Excel (ou LibreOffice ou Numbers sous Mac). Donc appliquer les filtres souhaités sur la liste puis à partir du résultat, sélectionner toutes les données (CTRL+A) puis copier le résultat (CTRL+C). Ouvrir un document vierge Excel (ou LibreOffice ou Numbers) et faire un coller (CTRL+V). Les données sont collées dans la grille Excel et peuvent être ensuite manipulées directement dans Excel. Reformater les colonnes et les données comme attendue par myKomela (voir la liste des colonnes nécessaires pour les imports myKomela). Suivre ensuite la procédure d’import dans myKomela à partir du fichier Excel (il faut être connecté en mode support pour accéder à ces fonctions d’imports dans myKomela).
Export myKomela pour Sage Compta
[option payante – inclus avec myKomela Evolution] myKomela Cloud vous permet d’exporter vos données pour les intégrer dans Sage Compta. Le fonctionnement est basé sur la génération d’un fichier d’export depuis myKomela qui devra ensuite être importé dans Sage Compta. Le format pris en compte est celui proposé par Sage Compta (fichier texte avec longueur des champs fixes) : fichier .PNM pour les journaux de vente, d’achat et d’encaissement/règlement, fichier .PNC pour la liste des tiers. Ces exports Sage concernent la Compta Sage Ligne 30 ou 100 ou Coala. Pour que votre export soit complet et précis, il faut avoir paramétré au préalable vos comptes comptables dans myKomela. Voir l’aide complète sur le paramétrage des exports comptables. La gestion des exports Sage Compta est accessible à partir du menu « Exports Comptables ». Cette option est payante. Chaque export est historisé pour permettre de suivre l’avancée des exports (en cours, exporté, comptabilisé) et visionner les données précédemment exportées. L’accès aux informations est basé sur le principe recherche/liste/détail. Par défaut, la liste des exports pour l’année en cours s’affiche. Il est possible de créer un nouvel export (en cliquant sur le bouton « Créer un export Sage ») ou de visualiser le détail d’un export existant. Le paramétrage de l’export est réalisé dans le tiroir « Paramètres Journaux et Comptes « Par défaut » » accessible depuis la fiche détail de chaque export. Ce paramétrage reprend automatiquement le paramétrage « modèle » mais peut être modifié si nécessaire. Lorsque vous modifiez ces paramètres, vous pouvez éventuellement les enregistrer comme « modèle » à partir de l’option « ACTIONS/Enregistrer les paramètre comme modèle ». Ce paramétrage permet de définir les comptes par défaut. Le principe d’export étant que les comptes comptables sont utilisés du « détaillé vers le général ». Par exemple pour un compte client, on vérifie d’abord le compte client de la fiche client. S’il n’est pas défini, on vérifie le compte client par défaut de la catégorie puis on attribut le compte client par défaut défini dans ces paramètres de l’export si le compte comptable de la catégorie n’est lui-même par défini. Si le compte par défaut n’est pas non plus défini, une anomalie sera signalée dans l’onglet « Anomalies ». [Nouveauté mars 2018] Pour les comptes clients et Fournisseurs, vous pouvez définir des comptes de correspondances qui permettent d’affecter une nomenclature des comptes propre à votre logiciel comptable (si différente du standard habituel 411 pour les comptes Clients et 401 pour les comptes Fournisseurs). Ce sont ces comptes de correspondance qui seront mis à jour dans le fichier d’export. Par exemple pour les comptes Fournisseurs, vous pouvez affecter un compte de correspondance 8 suivi du code client dans myKomela. Vous pouvez également choisir de faire suivre le compte de correspondance par un n° de compte défini dans chaque fiche client/fournisseur. Le détail de l’export permet de définir, en plus des paramètres, les critères d’export (la période, le séparateur de décimales, l’ordre des écritures, les journaux souhaités, le format, le type d’écriture, etc.). Il est également possible de visualiser un aperçu des données qui seront exportées en cliquant sur le bouton « APERÇU ». L’onglet « Anomalies » signale des erreurs rencontrées notamment si des éléments ne renvoient aucun compte comptable. La modification peut être effectuée alors directement depuis l’onglet « Anomalies » en double cliquant sur la ligne de l’anomalie concernée et en effectuant les modifications. Pour obtenir les fichiers d’export, il suffit de cliquer sur le bouton « EXPORTER ». Un fichier compressé ZIP est généré et contient les différents fichiers des journaux. Toutes les anomalies doivent avoir été résolues pour que l’export puisse être exécuté. Ces journaux peuvent ensuite être intégré dans l’interface de Sage en suivant la procédure standard d’import. Suite à l’intégration de cet import dans la comptabilité Sage, il faut cliquer sur le bouton « COMPTABILISE » pour que les écritures soient indiquées dans myKomela comme comptabilisées.
Export myKomela pour Quadratus
[option payante – inclus dans myKomela Évolution] myKomela Cloud vous permet d’exporter vos données pour les intégrer dans le logiciel comptable Quadratus. Le fonctionnement est basé sur la génération d’un fichier d’export depuis myKomela qui devra ensuite être importé dans Quadratus. Le format pris en compte est celui proposé par Quadratus (fichier texte avec longueur des champs fixes) : fichier pour les journaux de vente, d’achat et d’encaissement/règlement, fichier pour la liste des tiers. Ces exports Quadratus concernent toutes les versions de la Compta Quadratus. Pour que votre export soit complet et précis, il faut avoir paramétré au préalable vos comptes comptables dans myKomela. Voir l’aide complète sur le paramétrage des exports comptables. La gestion des exports Quadratus est accessible à partir du menu « Exports Comptables ». Cette option est payante. Chaque export est historisé pour permettre de suivre l’avancée des exports (en cours, exporté, comptabilisé) et visionner les données précédemment exportées. L’accès aux informations est basé sur le principe recherche/liste/détail. Par défaut, la liste des exports pour l’année en cours s’affiche. Il est possible de créer un nouvel export (en cliquant sur le bouton « Créer un export Quadratus ») ou de visualiser le détail d’un export existant. Le paramétrage de l’export est réalisé dans le tiroir « Paramètres Journaux et Comptes « Par défaut » pour l’export comptable » accessible depuis la fiche détail de chaque export. Ce paramétrage reprend automatiquement le paramétrage « modèle » mais peut être modifié si nécessaire. Lorsque vous modifiez ces paramètres, vous pouvez éventuellement les enregistrer comme « modèle » à partir de l’option « ACTIONS/Considérer comme modèle ». Ce paramétrage permet de définir les comptes par défaut. Le principe d’export étant que les comptes comptables sont utilisés du « détaillé vers le général ». Par exemple pour un compte client, on vérifie d’abord le compte client de la fiche client. S’il n’est pas défini, on vérifie le compte client par défaut de la catégorie puis on attribut le compte client par défaut défini dans ces paramètres de l’export si le compte comptable de la catégorie n’est lui-même par défini. Si le compte par défaut n’est pas non plus défini, une anomalie sera signalée dans l’onglet « Anomalies ». [Nouveauté mars 2018] Pour les comptes clients et Fournisseurs, vous pouvez définir des comptes de correspondances qui permettent d’affecter une nomenclature des comptes propre à Quadratus (différente du standard habituel 411 pour les comptes Clients et 401 pour les comptes Fournisseurs). Ce sont ces comptes de correspondance qui seront mis à jour dans le fichier d’export. Par exemple pour les comptes Fournisseurs, vous pouvez affecter un compte de correspondance 8 suivi du code client dans myKomela. Vous pouvez également choisir de faire suivre le compte de correspondance par un n° de compte défini dans chaque fiche client/fournisseur. Le détail de l’export permet de définir, en plus des paramètres, les critères d’export (la période, le séparateur de décimales, l’ordre des écritures, les journaux souhaités, le format, le type d’écriture, etc.). Il est également possible de visualiser un aperçu des données qui seront exportées en cliquant sur le bouton « APERÇU ». L’onglet « Anomalies » signale des erreurs rencontrées notamment si des éléments ne renvoient aucun compte comptable. La modification peut être effectuée alors directement depuis l’onglet « Anomalies » en double cliquant sur la ligne de l’anomalie concernée et en effectuant les modifications. Pour obtenir les fichiers d’export, il suffit de cliquer sur le bouton « EXPORTER ». Un fichier compressé ZIP est généré et contient les différents fichiers des journaux. Toutes les anomalies doivent avoir été résolues pour que l’export puisse être exécuté. Ces journaux peuvent ensuite être intégré dans l’interface de Quadratus en suivant la procédure standard d’import. Suite à l’intégration de cet import dans la comptabilité Quadratus, il faut cliquer sur le bouton « COMPTABILISE » pour que les écritures soient indiquées dans myKomela comme comptabilisées.
Export comptable myKomela
[option payante] myKomela Cloud vous permet d’exporter vos données pour les intégrer dans un logiciel comptable (Sage, Quadratus, Coala, EBP, Ciel, etc.). Le fonctionnement est basé sur la génération d’un fichier d’export depuis myKomela qui devra ensuite être importé dans le logiciel comptable. Vous pouvez générer les fichiers d’exports pour : le journal des ventes (les factures et les avoir), le journal des achats (les factures fournisseurs), le journal des encaissements et des règlements (tout mode de paiement : CB, Espèces, Chèques, Virements et Autres), les tiers liés aux ventes, aux achats ou aux encaissements. Pour que votre export soit complet et précis, il faut avoir paramétré au préalable vos comptes comptables dans myKomela. Voir l’aide complète sur le paramétrage des exports comptables. La gestion des exports comptables est accessible à partir du menu « Export Comptable ». Cette option est payante. Pour la suite, nous utiliseront l’exemple des exports pour Sage Ligne 30 ou 100. Mais le concept et la plupart des interfaces sont similaires quelque soit le format souhaité (Quadratus, Coala, EBP, Ciel, etc.). Chaque export est historisé pour permettre de suivre l’avancée des exports (en cours, exporté, comptabilisé) et visionner les données précédemment exportées. L’accès aux informations est basé sur le principe recherche/liste/détail. Par défaut, la liste des exports pour l’année en cours s’affiche. Il est possible de créer un nouvel export (en cliquant sur le bouton « Créer un export Sage ») ou de visualiser le détail d’un export existant. Le paramétrage de l’export est réalisé dans le tiroir « Paramètres Journaux et Comptes « Par défaut » » accessible depuis la fiche détail de chaque export. Ce paramétrage reprend automatiquement le paramétrage « modèle » mais peut être modifié si nécessaire. Lorsque vous modifiez ces paramètres, vous pouvez éventuellement les enregistrer comme nouveau modèle à partir de l’option « ACTIONS/Considérer comme modèle ». Ce paramétrage permet de définir les comptes par défaut. Le principe d’export étant que les comptes comptables sont utilisés du « détaillé vers le général ». Par exemple pour un compte client, on vérifie d’abord le compte client de la fiche client. S’il n’est pas défini, on vérifie le compte client par défaut de la catégorie puis on attribut le compte client par défaut défini dans ces paramètres de l’export si le compte comptable de la catégorie n’est lui-même par défini. Si le compte par défaut n’est pas non plus défini, une anomalie sera signalée dans l’onglet « Anomalies ». [Nouveauté mars 2018] Pour les comptes clients et Fournisseurs, vous pouvez définir des comptes de correspondances qui permettent d’affecter une nomenclature des comptes propre à votre logiciel comptable (si différente du standard habituel 411 pour les comptes Clients et 401 pour les comptes Fournisseurs). Ce sont ces comptes de correspondance qui seront mis à jour dans le fichier d’export. Par exemple pour les comptes Fournisseurs, vous pouvez affecter un compte de correspondance 8 suivi du code client dans myKomela. Vous pouvez également choisir de faire suivre le compte de correspondance par un n° de compte défini dans chaque fiche client/fournisseur. Le détail de l’export permet de définir, en plus des paramètres, les critères d’export (la période, le séparateur de décimales, l’ordre des écritures, les journaux souhaités, le format, le type d’écriture, etc.). Dans le cas de Sage, le format pris en compte est celui proposé par Sage Compta (fichier texte avec longueur des champs fixes, extension .PNM pour les journaux de vente, d’achat et d’encaissement/règlement, extension .PNC pour la liste des tiers). Il est également possible de visualiser un aperçu des données qui seront exportées en cliquant sur le bouton « APERÇU ». L’onglet « Anomalies » signale des erreurs rencontrées notamment si des éléments ne renvoient aucun compte comptable. La modification peut être effectuée alors directement depuis l’onglet « Anomalies » en double cliquant sur la ligne de l’anomalie concernée et en effectuant les modifications. Pour obtenir les fichiers d’export, il suffit de cliquer sur le bouton « EXPORTER ». Un fichier compressé ZIP est généré et contient les différents fichiers des journaux. Toutes les anomalies doivent avoir été résolues pour que l’export puisse être exécuté. Ces journaux peuvent ensuite être intégrés dans l’interface de Sage en suivant la procédure standard d’import. Suite à l’intégration de cet import dans la comptabilité Sage, il faut cliquer sur le bouton « COMPTABILISE » pour que les écritures soient indiquées dans myKomela comme « comptabilisées ».
Exporter mes données depuis myKomela
Pour exporter vos données, depuis chaque module (Achats, Ventes, Articles, Clients, etc.), se positionner sur les listes correspondantes (Devis, Commandes, Factures, Clients, Articles, etc.). Le principe est d’éditer ces listes au format Excel et donc d’obtenir un fichier Excel avec les informations concernées. Vous pouvez également éditer par lot les documents PDF des éléments listés, par exemple éditer les factures listées au format PDF. Depuis les listes, vous pouvez appliquer des filtres avec le bouton RECHERCHE AVANCÉE si vous souhaitez n’exporter que certaines données. Par exemple, pour exporter les données des factures : Attention ! Dans le cas de l’édition des factures détaillées PDF, l’export est limiter à 100 factures max. Donc filtrer la liste par période pour limiter chaque export en-deça de 100 factures. A la sélection d’une édition, une popup s’affiche. Vous pouvez sélectionner une édition au format PDF ou au format Excel. Privilégier le format Excel pour faciliter des échanges de données avec une autres application. Pour l’édition des « Factures (détail) », des options complémentaires sont disponibles : générer 1 PDF par facture ou fusionner toutes les factures dans 1 seul PDF. Pour les autres données myKomela (devis, commandes, achats, dépenses, articles, clients, etc.), le principe est exactement le même. Se positionner sur les menus correspondant dans myKomela pour traiter les données souhaitées et reprendre les mêmes procédures. Pour disposer d’un export plus complet, nous contacter par mail à contact@mykomela.com. Nous pourrons vous faire une offre personnalisée en fonction de votre besoin et de vos contraintes.
La gestion des emplacements d’article
myKomela permet de gérer simplement les emplacements d’article dans les différents dépôts. Il prend donc en compte l’emplacement dans chaque dépôt sur 3 informations : l’allée, l’étagère et le casier. Cette gestion est transversale dans tout myKomela et vous permet de facilement identifier l’emplacement d’un article dans un dépôt, de mettre à jour cet emplacement lors des différentes actions que vous menez sur vos stocks (inventaires, mouvements, etc.). 1 – Activation de la gestion des emplacements d’articles Dans un dépôt, il suffit de se positionner sur le détail d’un dépôt (depuis le menu Organisation/Société puis dans l’onglet Dépôt). Dans la popup du dépôt, activer la Gestion des emplacements (pour le dépôt) et paramétrer le nombre d’allées à prendre en compte. Cette gestion se fait dépôt par dépôt et il est tout à fait possible d’activer la gestion des emplacements sur un ou plusieurs dépôts et de laisser certains dépôts sans cette gestion. 2 – Saisie des emplacements pour un article La saisie se fait dans la fiche Stock de l’article (menu Logistique/Stock). Vous pouvez alors renseigner directement les informations d’emplacement de l’article dans chaque dépôt dont la gestion des emplacements est activée. 3 – Visualisation accessible partout dans myKomela Il est ensuite simple de visualiser l’emplacement de l’article où que vous soyez dans myKomela, par exemple dans la liste des Stocks (menu Logistique/Stock). Dans ce cas précis, l’emplacement affiché dépend du filtre de la recherche avancée. Si vous avez filtré sur un dépôt avec la gestion des emplacements activée, l’emplacement affiché sur les article sera celui du dépôt filtré, sinon ce sera l’emplacement dans le dépôt principal. 4 – Dans le contrôle des disponibilités de stock Dans les documents de vente (devis, commandes, factures, avoirs, etc.). 5 – Dans un mouvement de stock Dans la fiche détail et dans l’édition des mouvements de stocks, afin de pouvoir retrouver facilement l’article dans le dépôt. Et lors d’une demande de transfert, vous pourrez également saisir ou modifier les emplacements de l’article dans le dépôt cible. 6 – Dans les inventaires Où vous retrouvez les emplacements déjà renseignés mais où vous pouvez également saisir ou modifier les emplacements des articles des inventaires (dans les dépôts dont la gestion des emplacements est activée). 7 – Et aussi, dans les achats fournisseurs Où comme dans les dépôts, vous pouvez saisir ou modifier les emplacements, au moment de la réception des commandes fournisseurs, afin de vous assister dans la mise en stock de vos articles. 8 – Enfin, dans les bons de livraison clients où les emplacements sont affichés dans la fiche détail du BL mais également dans l’édition du BL afin de faciliter la préparation de la livraison.
Accéder aux Bons de Livraisons (BL)
Les bon de livraisons sont générés automatiquement à la validation de la facture si au moins un article de la facture est indiqué comme « A livrer » (comme montré ci-dessous). Tant que la facture n’est pas validée, le BL n’est pas généré. Pour voir les BL, aller dans le menu « Logistique/Livraison » Vous pouvez ensuite sélectionner votre livraison et l’éditer si nécessaire à partir du bouton d’impression de la fiche détail de la livraison. Vous pouvez également éditer la livraison directement depuis la commande, dans la fiche détail, bouton impression, sélectionner dans la liste « ÉTAT » le « BON DE COMMANDE » Dernière information, vous pouvez éditer des BL par lot depuis la liste des BL. Par exemple, depuis la liste des BL, vous sélectionnez les BL que vous voulez éditer (cases à cocher devant la ligne) Puis vous cliquez sur « Imprimer ». Vous sélectionnez alors dans la popup impression l’État « Bon de Livraison (Détail) » et si vous voulez dans un seul PDF ou dans des PDF séparés. Vous cliquez sur « IMPRIMER ». La sélection de BL est imprimée dans un PDF unique avec une page par BL.
Lister les articles en rupture de stocks
Il est important dans une gestion commerciale de pouvoir suivre les articles en rupture de stocks ou sous le seuil du stock minimum. Cela permet de lancer les commandes fournisseurs de réapprovisionnement (réappro). Avec myKomela, vous pouvez lister simplement et rapidement vos articles en rupture de stocks ou sous le seuil du stock minimum. Pour cela, se rendre dans la gestion des stocks (Menu « Logistique/Stock »). La fonction stock vous permet de lister les articles gérés en stock. La différence avec la liste des articles, c’est que vous ne voyez que les articles gérés en stocks avec des informations pertinentes sur l’état des stocks pour chaque article. Par défaut, l’ensemble des articles actifs gérés en stock s’affiche. Vous pouvez visualiser l’état des stocks par article (stock, Réservé (par une commande client), Dispo (Stock-Réservé), Attendu (en attente d’une commande fournisseur), Stock Mini (Stock minimum pour déclencher la réappro)). Vous pouvez faire des recherches d’un article en particulier et voir le détail des mouvements dans la fiche détail. Pour visionner tous les articles en rupture de stocks, ouvrir la « Recherche avancée » en cliquant sur le lien correspondant. Sélectionner la valeur « Sans » dans le critère « Disponibilité ». Lancer la recherche avec ce critère avancé. Tous les articles en rupture de stocks (sans disponibilité) sont listés. Vous pouvez bien sûr appliquer des critères de recherche avancée complémentaire pour cibler précisément votre réappro. Notamment, si vous voulez ne lister que les articles réservés par des clients et en rupture de stocks, sélectionner le critère de recherche « Réservation » = Avec. Vous ne listerez que les article en rupture qui ont une réservation en attente. Comme vous pouvez le constater dans l’exemple ci-dessus, les articles avec une disponibilité inférieure ou égale à 0 s’affichent. La disponibilité affichée correspond au calcul (Stock – Réservé) sachant que le Réservé correspond aux quantités de l’article dans les commandes clients validées mais pas encore facturées/livrées. Tenir compte également de l’Attendu qui correspond aux quantités de l’article dans les commandes fournisseurs validées mais pas encore réceptionnées. Vous pouvez dès lors éditer cette liste en cliquant sur le lien « Imprimer ». L’impression peut se faire en PDF ou dans un fichier Excel. Cette impression facilitera la saisie de vos commandes fournisseurs pour la réappro. Le principe est exactement le même pour la réappro sur les stocks minimums. Sélectionner « Dispo inférieur au Mini » pour le critère de recherche avancée « Dispo sur Stock Mini ». Lancer la recherche. La liste des articles avec une disponibilité inférieure ou égale au stock mini s’affiche. Prochainement, une nouvelle fonction permettra de générer automatiquement les commandes fournisseurs de réappro à partir de ces 2 listes.
Classification de rotation des stocks
La classification de rotation des stocks permet de faciliter le suivi des inventaires des articles les plus utilisés. Cette classification s’applique aux articles et permet de définir un ordre de rotation des stocks pour un article. Les niveaux de classification définis dans myKomela sont les suivants : A => importante B => moyenne C => faible D => aucune Ce paramètre doit être saisi pour chaque article géré en stock. Lors de la réalisation d’un nouvel inventaire, le paramètre de rotation de stock va pourvoir être utilisé pour déterminer les articles à inventorier. Par exemple, n’inventorier que les articles qui ont des rotations de stocks importantes. Cela permet alors de cibler plus facilement ce type d’articles pour les inventorier ou pour les suivre dans la liste des stocks (menu « Logistique/Stock ») en utilisant le filtre de recherche avancée « Classification de rotation ».
Créer un nouveau dépôt de stock
Pour créer un nouveau dépôt, vous devez aller dans la fiche de paramétrage de la société. Depuis le menu « Organisation/Société », sélectionnez votre société dans la liste des sociétés. Dans la fiche société, vous positionner sur l’onglet « DÉPÔT » Vous visualisez alors la liste des dépôts par Agence. Par défaut, vous n’avez qu’une seule agence, le Siège. Vous pouvez créer de nouvelles agences en cliquant sur le lien « Ajouter une Agence ». Vous pouvez ensuite créer un nouveau dépôt en cliquant sur le lien « Ajouter un Dépôt » de l’agence souhaitée, soit sur une nouvelle agence (qui n’a pas encore de dépôt), soit sur une agence existante qui a déjà un ou plusieurs autres dépôts. Vous indiquez un code et un libellé spécifique pour le nouveau dépôt. Vous sélectionnez l’agence à laquelle est lié le dépôt. Par défaut, l’agence sélectionnée est celle correspondant au lien « Créer un dépôt » utilisé. A la validation, le nouveau dépôt apparaît dans la liste des dépôts, lié à l’agence considérée. Vous pouvez maintenant utiliser ce dépôt pour affecter les achats fournisseurs, les ventes aux clients, les mouvements entre dépôts et les inventaires.
