Dans la suite de cette aide, nous prenons l’exemple d’un site eCommerce pour la vente de vêtements et de bijoux. Le site démo est accessible à l’url ci-après : Boutique Démo myKomela / Fringue2 – WooCommerce Dans notre exemple, nous commençons avec une boutique du site eCommerce sans produit, pour voir la progression de la synchronisation. Synchroniser les articles simples avec WooCommerce La synchronisation des articles myKomela se paramètre à partir des fiches détails des articles. Depuis le menu Organisation/Article, affichez le détail d’un article que vous souhaitez synchroniser avec votre site eCommerce. Commençons par un article simple, un bracelet. Les différents paramètres pris en compte dans la synchronisation eCommerce concernent : – si vous avez activé la gestion des articles variables, une liste déroulante, à droite du code article vous permet de définir le type d’article (simple ou variable). Dans notre exemple, nous avons sélectionné Simple (sans variation), – si vous souhaitez gérer les disponibilités de stocks sur votre site eCommerce, vous devez indiquer que l’article est « Géré en stock ». Idem pour l’option « Géré en livraison ». Le détail des stocks par dépôt est visible en survolant l’option « DISPONIBLE » affiché en vert (ou « RUPTURE » affiché en rouge si rupture de stock). Le détail précis des stocks est accessible en cliquant sur le bouton « MOUVEMENTS DE STOCK » en haut à droite, – pour indiquer que l’article doit être synchronisé avec votre site eCommerce, ouvrir les options complémentaires en cliquant sur le lien « Afficher les données complémentaires » et sélectionnez l’option « Publié » pour la liste « Vente en ligne ». Lorsque la synchronisation sera effective, le Code externe affichera la référence de l’article sur votre site eCommerce, – les informations « Groupe » et « Famille » seront repris comme Catégorie (Groupe) et Sous-Catégorie (Famille) sur le site eCommerce. Bien organiser tous vos articles, suivant ces informations Groupe/Famille pour qu’ils s’affichent de manière cohérente dans les bonnes catégories (Groupe) et sous-catégories (Familles), – les informations de Tarif public correspondent au Tarif public affiché sur le site eCommerce, les informations de Tarif promo correspondent au tarif promo sur le site eCommerce. Une gestion plus fine permet de définir des tarifs par catégories de clients en gestion B2B (onglet CONDITIONS DE VENTE, à voir dans l’aide détaillée), – vous pouvez définir l’image principale de l’article sur votre site eCommerce en sélectionnant le fichier dans Image (clic sur le champ), – pour ajouter des images complémentaires, se positionner sur l’onglet « DOCUMENTS » et cliquer sur le lien « Ajouter Fichier » (à droite des noms de colonne de la liste). Une popup s’ouvre qui vous permet de sélectionner le fichier correspondant. Vous devez ensuite indiquer que c’est une « Synchronisation avec le site eCommerce » La synchronisation avec le site eCommerce se fait en fonction du paramétrage myKomela : – si la synchronisation automatique est activée, l’article modifié va être synchronisé automatiquement sur le site eCommerce, dans les minutes qui suivent, – vous pouvez également demander à effectuer la synchronisation manuellement, pour une mise à jour immédiate. Pour cela, cliquez sur le bouton Actions de la fiche article et sélectionnez l’option « Synchro. vers site eCommerce » puis validez par « Oui » le message qui s’affiche. La mise à jour prend quelques secondes puis un message s’affiche pour vous proposer de vous positionner sur la fiche article mise à jour. Cliquez sur Oui pour afficher la fiche produit sur vous site eCommerce. Dans notre exemple, toutes les informations et les images renseignées dans myKomela ont été mise à jour sur le site eCommerce : code, libellé, description, tarif public, stocks disponibles, catégorie et sous-catégorie, tag. Dans la boutique, on a bien un nouvel article disponible à la vente.
Paramétrage intial de la synchronisation myKomela / WooCommerce
Le paramétrage dans myKomela (option payante pour les abonnés myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnés myKomela Évolution) Le paramétrage de la synchronisation eCommerce dans myKomela est simple et rapide. Aller dans les Paramètres Applicatifs de myKomela (icône roue crantée en haut à droite) et ouvrir le tiroir « Paramètres WooCommerce » (si le tiroir n’est pas accessible, vérifier si le module est activé sur votre abonnement depuis le tiroir « Abonnements / Modules Complémentaires ». L’option « API WooCommerce » doit être cochée. Si ce n’est pas le cas, contacter le support par le tchat ou par mail à support@mykomela.com) Dans ce paramétrage myKomela de la synchro WooCommerce, on saisie simplement : – l’adresse URL du site ecommerce (du type https://www.monsite.com), – les clés secrètes de l’API WooCommerce (voir ci-après comment générer cette API et récupérer les 2 clés secrètes) – en cliquant sur le le bouton « TESTER L’ACCÈS À L’API », myKomela teste si la connexion avec l’API de votre site WooCommerce fonctionne. Un message vous confirme le bon fonctionnement ou s’il y a eu un problème de connexion. Dans ce cas, revoir les informations saisies (adresse du site ecommerce, clés API WooCommerce), – le bouton « SYNCHRONISATION ARTICLES » synchronise en une fois dans votre boutique WooCommerce tous les articles myKomela qui ont été indiqués comme « Publié » dans la fiche détaillée de l’article. – l’option « Synchronisation automatique des articles myKomela » vous permet de déterminer si les mises à jour se font ensuite manuellement ou automatiquement, après chaque modification. C’est à vous de déterminer à partir de quand activer la mise à jour automatique. Nous vous conseillons de d’abord mettre à jour les 1ers articles manuellement, un par un, pour bien régler la synchronisation et le paramétrage de vos articles. Quand vous avez trouvé la bonne configuration, vous pouvez alors activer la mise à jour automatique. – vous pouvez suivre le nombre mensuel de transactions automatiques réalisées entre myKomela et votre site, – enfin, pour recevoir automatiquement les nouvelles commandes enregistrées sur votre site eCommerce, vous devez générer le Webhook. myKomela vous permet de le générer automatiquement en cliquant sur le bouton « GÉNÉRER LES WEBHOOKS » (ou « RÉGÉNÉRER LES WEBHOOKS » s’ils sont déjà existants). Si vous utilisez des articles variables (avec des variations comme la Taille, la couleur, etc.), vous devez activer cette gestion dans myKomela dans les Paramètres applicatifs, le tiroir « Valeurs par défaut ». Cochez la case « Gérer les articles variables eCommerce (synchronisation des attributs, exemple : taille couleur) » pour activer la gestion des articles variables. Sinon, vous n’aurez accès qu’à la gestion des articles Simples (sans variation). Le paramétrage de la synchronisation est terminée. myKomela est prêt pour synchroniser toutes vos informations avec votre site eCommerce. Générer les clés API REST avec WooCommerce Pour récupérer la clé API WooCommerce, vous connecter à l’admin de votre site WordPress/WooCommerce (pour des informations sur l’installation rapide d’un site WordPress/WooCommerce, de nombreux tutos existent sur le web). Vous positionner sur la page « Réglages » de WooCommerce, puis sur l’onglet « Avancé ». Sélectionnez l’option « API REST ». Cliquez sur le bouton « Créer une clé API » pour créer la clé API WooCommerce qui sera utilisée par myKomela pour dialoguer avec votre site eCommerce et synchroniser automatiquement les données.
Facture d’achat avec un coefficient d’approche
Créer une commande d’achat : Réceptionner la commande d’achat avec frais d’approche : Ajouter un frais fixe supplémentaire à un article [Optionnel] : Il est possible d’affecter un frais fixe supplémentaire à un article. Ce montant unitaire viendra ainsi s’ajouter au calcul du prix de revient.
Inventaire avec un PDA JRHC
myKomela vous permet de réaliser des inventaires complets ou tournants (partiels) de vos articles gérés en stock (menu Logistique/Inventaire). Pour faciliter le comptage, myKomela vous permet d’importer des fichiers de comptage réalisés avec des PDA spécialisés. Dans cette aide, nous vous présentons l’utilisation d’un PDA JRHC 6606T, un modèle performant et bon marché (moins de 100€ à l’achat), simple d’utilisation. Le PDA JRHC 6606T est un modèle de PDA qui peut à la fois être utilisé comme douchette pour scanner les articles des tickets de caisse et comme PDA pour réaliser les comptages des inventaires, de manière autonome, dans votre boutique ou vos dépôts. Il existe plusieurs modèles compatibles 1D seulement ou 1D/2D/QR Code. Nous vous conseillons d’acheter le modèle compatible 2D. Le PDA est fourni avec un câble USB pour la connexion directe à un ordinateur mais également avec une clé de connexion sans fil au format USB. L’avantage de cette dernière est de vous permettre de manipuler le PDA à distance, jusqu’à 150m sans obstacle. Préalables La navigation dans les menus du PDA se fait à l’aide des touches d’orientation (gauche, droite, haut, bas) et en suivant les indications affichées sur le bas de l’écran du PDA, en fonction du contexte. D’une manière générale : 1 – Utilisation comme douchette de code barre Vous pouvez utiliser le PDA comme douchette de code barre pour saisir les tickets de caisse par exemple. Pour cela, le câble USB ou la clé sans fil doit être branché. Puis utilisez le menu « Scan gun » (en français, pistolet de scan, en gros douchette !). Tous les scans réalisés avec le PDA sont automatiquement transférés, en temps réel, vers l’ordinateur. Il faut bien sûr être positionné dans un champ de saisie pour que le code barre scanné soit saisi et validé (il y a l’envoi d’un retour chariot à chaque scan). Dans myKomela, se positionner dans un champ de recherche article, l’article correspondant est automatiquement sélectionné. 2 – Utilisation comme douchette de comptage Le PDA JRHC propose 2 modes de comptage : Pour commencer un nouveau comptage, vous devez créer une nouvelle « Library ». Vous nommerez cette nouvelle Library d’une manière claire pour vous permettre de bien identifier votre comptage (par exemple AAAAMMJJHHMN (AAAA pour l’année, MM pour le mois, JJ pour le jour, HH pour l’heure et MN pour les minutes donc par exemple 202301301515) puisque vous n’avez accès comme chiffres pour nommer votre Library). Lors de l’export vers l’ordinateur ou la tablette, vous pourrez sélectionner la ou les Library que vous voulez exporter. Réinitialiser les comptages Pour réinitialiser les Library de comptage, allez dans le menu « Export » puis « Collect export » puis « Delete clear all data » pour supprimer tous les comptages réalisés en mode « Collect ». Même chose pour les comptages fait en mode « Inventory », allez dans le menu « Export » puis « Inventory export » puis « Delete clear all data ». Comptage en mode « Collect » Le mode Collect est bien adapté aux cas d’un stock très « mélangé » (une même référence peut se trouver à plusieurs endroits dans le stock). Dans ce cas, chaque scan implémente +1 sur la référence scannée. En fin de comptage, on a autant de ligne dans le fichier que d’articles/références scannés. Une même référence génère donc autant de lignes qu’on a scanné l’article. Attention ! Dans ce mode, vous pouvez sélectionner une option d’unicité de scan en cliquant sur la touche F2 et en activant ce mode unique (ON) ou en le désactivant (OFF). Si ce mode est activé, vous aurez une alerte lorsque vous scannez un article qui a déjà été scanné dans la Library en cours. Ce mode peut vous servir pour lister les différents articles, sans les compter, pour éviter les doublons. Procédure de saisie du mode Collect : Comptage en mode « Inventory » Le mode Inventory est bien adapté aux cas d’un stock bien organisé avec les mêmes références rangées au même endroit. Dans ce cas, on scanne le 1er article pour une référence puis on saisie la quantité en stock pour cette référence. Si on scanne 2 fois la même référence, la précédente saisie est « écrasée » par la nouvelle. En fin de comptage, on a donc une ligne par référence/article dans la Library de comptage. Procédure de saisie du mode Inventory : 3 – Export des données vers votre ordinateur Pour exporter vos données vers un ordinateur, vous devez soit brancher le câble USB du PDA JRHC vers une prise USB de l’ordinateur. Ou utiliser la clé USB sans fil pour permettre la liaison à distance entre le PDA et l’ordinateur. Les 2 méthodes fonctionnent ensuite de la même manière et sont aussi fiables l’une que l’autre. Le principe est que vous devez ouvrir un document vierge sur votre ordinateur pour récupérer les données que va vous envoyer le PDA. Ça peut être un « bloc note » de base ou un fichier Excel vierge. Nous vous conseillons d’utiliser plutôt un fichier Excel (ou LibreOffice Calc) pour récupérer vos données sur l’ordinateur. L’avantage est que vos données seront structurées dans des lignes et des colonnes séparées. Procédure d’export des données du PDA vers l’ordinateur :
Édition des étiquettes codes barre
myKomela vous permet d’éditer vos étiquettes codes barre directement depuis l’application. Vous pouvez éditez des étiquettes au format A4 ou en rouleau continu avec les imprimantes étiquettes spécialisées. Vous pourrez utiliser des formats prédéfinis ou définir vos propres formats d’étiquettes. Pour rappel, myKomela vous permet de générer automatiquement des codes EAN13 pour vos articles qui n’ont pas d’étiquettes codes barre par défaut. Ce paramétrage s’active dans les Paramètres applicatifs, onglet Valeurs par défaut puis l’option « Génération automatique EAN13 si non renseigné pour article géré en stock ». Vous pourrez générer tous les codes barre de vos articles existants sans code barre. Tous les nouveaux articles créés auront un code barre généré. Vous allez pouvoir éditer vos étiquettes dans différentes situations, en fonction de votre besoin. 1 – Édition des étiquettes depuis la liste des articles (menu Organisation/Article) Depuis la liste des articles, vous pouvez éditer vos étiquettes codes barre en fonction des articles listés. Vous pourrez sélectionner dans la liste les articles concernés pour l’édition des étiquettes codes barre. Après avoir appliqués vos filtres, vous sélectionnez les articles concernés (la case à cocher devant chaque ligne de la liste d’articles). Puis vous survolez l’icône d’impression et vous sélectionnez l’édition souhaitée. Vous sélectionnez le format souhaité : A4 ou en rouleau. Si vous sélectionnez le format A4, vous obtenez une édition des étiquettes sélectionnées dans la liste, une seule étiquette par article. Si vous sélection le format en rouleau, vous allez pouvoir sélectionner des formats prédéfinis (DYMO ou Avery). Vous pouvez définir votre propre format aux dimensions personnalisables en mm (2 personnalisations peuvent être enregistrés pour être utilisées ultérieurement). Si vous avez sélectionné des articles dans la liste des articles, l’option Sélection en cours est cochée par défaut. Si vous la décochez, l’ensemble des articles de la liste seront édités. Après avoir cliqué sur le bouton IMPRIMER, un PDF est généré avec vos étiquettes. Cliquez sur l’icône d’imprimante pour choisir l’imprimante et lancer l’impression. Dans les paramètres Acrobat Reader, sélectionnez « Ajuster » et « Choisir la source de papier selon le format de la page PDF » pour vous assurer une édition optimisée de vos étiquettes. Vous pouvez également choisir le nombre d’étiquettes à éditer (Copies). 2 – Les autres emplacements dans myKomela pour éditer les étiquettes codes barre Vous pouvez éditer les étiquettes dans différentes situations et suivant votre besoin :
Les regroupements de factures
Les regroupements de factures permettent de générer un document mensuel qui regroupe plusieurs factures pour un client donné. Ce regroupement permet d’obtenir un document avec le total HT et TTC d’un ensemble de factures. Par exemple, pour vos clients qui veulent payer en une fois les commandes du mois en cours, le regroupement permet de rassembler toutes les factures réalisées tout au long du mois pour un client et envoyer en fin de mois un document uniquement avec un montant TTC à régler. Depuis la loi anti-fraude de janvier 2018, le trésor public impose que toutes les ventes livrées aux clients fassent l’objet d’une facture. Pour les clients qui souhaitent être facturés au mois, on ne peut donc plus générer des bons de livraison tout au long du mois avec une facture unique en fin de mois. myKomela a donc mis en place le principe du Regroupement de factures pour proposer un document unique en fin de mois avec un montant TTC unique tout en générant autant de factures et de bons de livraison que nécessaire pour un même client tout au long du mois. Cette option de Regroupement permet également d’appliquer une ristourne sur cette facturation mensuelle au moment de la validation de ce Regroupement, par l’ajout d’un avoir qui déduira l’équivalent de la ristourne. Cette ristourne pourra être saisie manuellement ou calculée sur la base du CA du mois et suivant un pourcentage défini. 1 – Paramétrage des clients pour la gestion des factures sous forme de Regroupement Pour que toutes les factures d’un client puissent s’intégrer automatiquement dans un Regroupement, il est nécessaire d’indiquer que le client est considéré comme client avec « Regroupement de factures ». La facturation de ce client sera systématiquement intégrée dans un regroupement. A la 1ère facture, si le Regroupement du mois n’existe pas ou est déjà validé, un nouveau Regroupement est créé pour le mois en cours et le client concerné. Pour paramétrer le client en Regroupement de facture, il faut se positionner sur la fiche détaillée du client (menu Organisation/Client). Sélectionner l’option « Mensuelle » pour le champ « Rgp Facture » . 2 – Ajout des nouvelles factures au Regroupement de factures Les factures sont ajoutées aux Regroupements de factures lors de la validation de la facture. L’ajout se fait automatiquement à la validation. Si le Regroupement n’existe pas pour le mois et le client concerné, le Regroupement est créé automatiquement et la facture est ajoutée au Regroupement. Il est également possible d’ajouter manuellement une facture validée à un Regroupement en cours (non validé). Depuis le menu « Ventes&Recettes/Regroup. Facture », vous listez les Regroupements de factures en cours. Vous ouvrez la fiche détaillée du regroupement souhaité. Depuis cette fiche détaillée, vous pouvez ajouter une ou plusieurs factures au Regroupement, soit en faisant une recherche dynamique des factures du client depuis le champ de recherche « Rechercher et ajouter une facture au regroupement », soit en cliquant sur le lien « Ajouter les factures du client pour la période en cours » (pour ajouter en une action, toutes les factures de la période pour le client sélectionné. Sert surtout lorsqu’on active la 1ère fois le regroupement de facture d’un client). Vous pouvez également enlever une facture du Regroupement en cliquant sur l’icône Corbeille à droite de la ligne facture concernée. 3 – Validation des Regroupements de factures et ristourne A la fin de la période concernée (pour l’instant une gestion mensuelle uniquement, mais c’est le délai légal), on valide le Regroupement de factures pour le client en cliquant sur le bouton vert « VALIDER » ou depuis le bouton « ACTIONS », option Valider. Lors de cette validation, myKomela vous propose 2 options depuis une popup de validation : – soit valider le Regroupement tel quel (donc sans ristourne), – soit créer une ristourne pour la validation du Regroupement. Si vous sélectionnez l’option « Appliquer une ristourne au client », une nouvelle popup s’affiche pour vous permettre de définir les règles de calcul de la ristourne. Vous pouvez calculer la ristourne sur un principe de paliers de chiffre d’affaire (par exemple, dans le cas ci-dessus, de 0 à 499€, 0% de ristourne, de 500 à 1299€, 5% de ristourne, etc.). Ces paliers sont saisis en cliquant sur le lien « Ajouter Un Palier » et sont supprimés en cliquant sur l’icône de la corbeille à droite des lignes des paliers. Vous pouvez ensuite cocher la case « Mémoriser ces paliers comme valeurs par défaut » pour les prochaines ristournes. Vous n’aurez pas à ressaisir à chaque fois les règles des paliers. Vous pouvez également saisir un pourcentage unique dans « Ristourne à appliquer ». En cochant l’option « Toujours appliquer ce pourcentage à ce client sans tenir compte des paliers », vous retrouverez le pourcentage saisi pour ce client à la prochaine validation d’un Regroupement de factures pour ce client. Lorsque vous VALIDER la ristourne, un avoir est créé du montant de la ristourne calculée (le pourcentage déterminé multiplié par le CA du mois pour le client). Cet avoir est automatiquement ajouté au Regroupement de factures. Vous pouvez ensuite éditer ce Regroupement de factures comme document de référence pour le règlement pour le client. Le document récapitule les factures concernées et propose un total TTC pour le montant à régler par le client. Dans l’entête de ce document, on retrouve les coordonnées du client, la période concernée. Dans le corps du document, on liste les factures concernées et le détail des factures. Dans le bas de page du document, on retrouve les totaux HT, TVA et TTC ainsi que le déjà réglé, au cas où, et donc le Reste à régler. Ce document peut être envoyé par mail directement depuis myKomela à partir du bouton Actions, option Envoyer par mail. 4 – Encaissement des Regroupements de factures Le Regroupement de factures peut être encaissé. On enregistre l’encaissement au niveau de la fiche détail du Regroupement de factures, bouton ENCAISSER ou depuis le bouton Actions, option Encaisser. La popup « classique » des encaissements myKomela s’affiche. Vous pouvez renseigner le détail de l’encaissement (mode de règlement, montant, commentaires, dates). Lors de la validation de cet encaissement au
Export des demandes de virements fournisseurs
[option payante] myKomela vous permet d’exporter la liste de vos demandes de virements fournisseur. Cet export vous permet de générer un fichier CSV avec la liste des virements à affecter pour les règlements de vos fournisseurs sous forme de virement. Ce fichier peut ensuite être importé en ligne depuis votre interface web de gestion bancaire et génère automatiquement une liste de demandes de virements pour vos factures fournisseurs. Cette option permet de faciliter les envois de demandes de virements à votre banque pour vos factures fournisseurs à régler par virement. myKomela génère un fichier au format CSV (ou au format Excel) avec les demandes de virements fournisseurs pour vos factures fournisseurs en attente de règlement. Vous pouvez suivre l’état du règlement non exporté ou exporté, éventuellement ré-exporter une demande de virement. Cette fonction est payante. Vous devez contacter le support technique pour l’activer et définir le format de fichier attendu par votre banque. Les principales actions décrites ci-après pour réaliser ces exports de demandes de virements fournisseurs : activer la fonction d’export en contactant le support technique paramétrer les modes de règlement paramétrer les comptes bancaires de vos fournisseurs sélectionner le compte bancaire cible pour le règlement de vos achats et dépenses fournisseurs dont le mode de règlement est indiqué à « Virement » enregistrer le règlement prévisionnel de vos achats et dépenses fournisseurs en précisant la date d’échéance et le montant à virer (par défaut, la totalité de la facture fournisseur) sélectionner les règlements à exporter, par exemple en fonction de la date d’échéance (et bien sûr en fonction du mode de règlement = Virement) générer le fichier d’export pour votre banque Paramétrer les modes de règlement Pour commencer, vous devez paramétrer les modes de règlement et notamment les modes de règlement correspondant aux Virements. Pour cela, dans myKomela, vous devez aller dans les Paramètres Applicatifs (icône roue crantée en haut à droite et disposer des droits Administrateur). Dans la popup qui s’affiche, sélectionnez l’onglet Mode Règlement. Créer éventuellement de nouveaux modes de règlement si nécessaire (avec l’icône « + » dans le titre de l’onglet). Pour que myKomela identifie les modes de règlement liés aux Virements, vous devez sélectionner le type Virement pour les modes de règlement concernés. Pour cela, cliquez sur le bouton Crayon à droite de la ligne concernée. Une fiche détaillée du mode de règlement s’affiche. Sélectionnez le type Virement pour les modes de règlement correspondant à des virements de banque. Paramétrer les comptes bancaires des fournisseurs Vous devez ensuite vous assurer que tous les fournisseurs que vous êtes amener à régler par virement ont bien au moins un compte bancaire paramétré dans la fiche Fournisseur (pour les Achats) ou Autres Tiers (pour les Dépenses) de myKomela. Allez dans le menu « Organisation/Fournisseur » (pour les Achats) ou le menu « Organisation/Autres Tiers » (pour les Dépenses). La procédure est la même pour les 2 types de fournisseurs. Nous vous décrivons ci-après la procédure pour les fournisseurs Achats, mais la procédure est la même pour les fournisseurs Autres Tiers (Dépenses). Commencez par rechercher le fournisseur souhaité avec la recherche rapide ou les critères de la recherche avancée. Puis cliquez sur le code du fournisseur souhaité. La page détail s’affiche. Se positionner sur l’onglet « Banques » puis cliquer sur le lien Ajouter pour créer un nouveau RIB pour le fournisseur. La popup détail des comptes en banque s’affiche. Saisir les informations du compte en banque. L’intitulé du compte doit reprendre le nom du fournisseur affiché sur le RIB (par défaut, myKomela reprend la Raison Social du fournisseur). Pour les export, cet intitulé doit être le même que celui qui apparaît sur le RIB, sinon il pourrait y avoir un risque de rejet de la demande de virement. La saisie de l’IBAN se fait en 2 parties : une partie code pays (pour la France, c’est en général FR76 mais suivre les informations du RIB) et une partie appelé BBAN qui est constituée des différents chiffres, parfois de lettres également. Positionnez l’option Principal pour que ce compte soit sélectionné par défaut pour ce fournisseur. Vous pouvez désactiver le compte en décochant l’option Actif. Vous pouvez gérer plusieurs comptes bancaires fournisseur. Il y a en aura au moins un indiqué comme « Principal ». Dans les Achats et les Dépenses, le compte principal sera sélectionné par défaut mais vous pourrez forcer un autre compte si nécessaire. Sélectionner le compte bancaire cible pour le règlement de vos achats et dépenses fournisseurs Lors de la saisie de vos achats ou dépenses dans myKomela, vous avez la possibilité de sélectionner le compte bancaire de votre fournisseur qui sera utilisé pour votre règlement dans le cas d’un virement (ou d’un paiement CB). Par défaut, le compte bancaire principal du fournisseur est sélectionné, donc vous n’avez pas à faire de saisie pour cela, la sélection se fait automatiquement. Par contre, si vous souhaitez utiliser un autre compte bancaire du fournisseur pour un achat en particulier (ou une dépense), vous avez la possibilité de sélectionner directement dans l’achat le compte bancaire souhaité? C’est celui-là qui sera utilisé pour la demande de virement. La liste des comptes bancaires s’affiche en cliquant sur le lien « Afficher données complémentaires ». Vous pouvez faire exactement la même sélection pour les dépenses. Enregistrer les règlements prévisionnels de vos achats et dépenses fournisseurs Lorsque vos achats et dépenses sont saisis et validés, vous devez enregistrer les règlements en précisant l’échéance, le mode de règlement et le montant (il peut y avoir plusieurs mode de règlement et plusieurs échéances). C’est à partir de ces règlements que vous pourrez générer l’export de vos demandes de virements fournisseurs. Pour enregistrer vos règlements Achats (la procédure est similaire pour les Dépenses), se positionner sur la fiche détail de l’achat et cliquer sur le bouton Règlement ou sélectionner l’option Règlement dans le bouton Actions. Vous pouvez également enregistrer le règlement d’un acompte, sélectionnez alors l’option Acompte du bouton Actions. Une popup Règlement s’affiche. Par défaut, myKomela crée une ligne de règlement avec le mode de règlement par défaut du fournisseur (défini dans la fiche détaillée du
Paramétrer un nouvel utilisateur
myKomela vous permet de créer autant d’utilisateurs que vous le souhaitez. Le nombre de vos abonnements correspond au nombre d’utilisateurs simultanés qui peuvent se connecter en même temps à myKomela. Mais donc, rien ne vous empêche de créer autant d’utilisateurs que nécessaire. La création et la gestion des utilisateurs se fait à partir de la fiche Société (menu Organisation/Société). Puis dans l’onglet Société. Par défaut, Une agence et 1 service ont été créés mais vous pouvez organiser votre organigramme de société comme vous le souhaitez en créant d’autres Agences et/ou d’autres Services. Cela vous permet de bien identifier vos différents sites de ventes (par exemple des magasins physiques différents) et d’identifier également des services différents (commerciaux, gestion des stocks, administration, etc.). Les utilisateurs (que nous nommons des Acteurs dans myKomela) pourront être rattachés à une Agence et un Service. Vous pourrez également gérer les droits d’accès de ces utilisateurs (au niveau des fonctions, des actions possibles, des filtres également sur les clients et articles, etc.), les désactiver si nécessaire, ponctuellement ou définitivement. Créer un nouvel utilisateur Dans l’onglet Société, rechercher l’Agence/Service auquel rattacher l’utilisateur et cliquer sur le lien « Ajouter un acteur ». La popup Utilisateur/Acteur s’affiche : Vous pouvez paramétrer les informations suivantes : – Le code et l’identité de l’utilisateur (Prénom Nom) – Ses coordonnées téléphoniques et son email (par défaut, l’email est utilisé pour l’identifiant de connexion) – S’il est Actif (on peut très bien le rendre Inactif le temps du paramétrage et l’activer quand nécessaire) – S’il est considéré comme Responsable (donne des droits larges à l’utilisateur) – Le site de rattachement (l’Agence et le Service) – L’identifiant/pseudo de connexion (par défaut, myKomela propose l’email de l’utilisateur. Nous vous conseillons fortement de garder cet identifiant, cela facilite les échanges par mail en cas de support technique) – L’IP à partir duquel l’acteur peut se connecter (pour limiter l’accès de l’utilisateur à un ordinateur bien précis dans vos locaux ou sur un site bien précis. C’est une mesure éventuelle de sécuriser pour interdire une connexion avec ces codes depuis n’importe quel endroit sur internet) – Les jours où ils peuvent se connecter – Les horaires où ils peuvent se connecter Il est possible également de restreindre un acteur à un ensemble d’informations (onglet des Autorisations) : – Qu’il n’ait pas accès aux fournisseurs ou à certains fournisseurs uniquement (filtre par catégorie de fournisseur) – Qu’il n’ait pas accès aux clients ou à certains clients uniquement (filtre par catégorie de clients) – Qu’il n’ait pas accès aux articles ou à certains articles uniquement (filtre par catégorie d’articles) – Qu’il n’ait pas accès aux Agences et/ou aux Services ou à certaines Agences uniquement ou certains Services uniquement Vous pouvez aussi décider de restreindre l’utilisateur dans l’accès à un module donné de myKOMELA. Vous pouvez définir s’il n’a pas accès du tout, s’il a accès en visualisation, en modification, s’il peut valider un achat, une vente… Faire des éditions, valider une facture, etc.
Importer des articles, clients, fournisseurs
myKomela offre la possibilité, en standard, d’importer simplement des données depuis un fichier Excel, pour les clients, les articles et les fournisseurs. Vous gagnez ainsi du temps pour les imports en masse ou pour la récupération de données depuis un autre outil. La procédure d’import est directement accessible dans myKomela au niveau des listes articles, clients ou fournisseurs. Nous proposons également une prestation (payante à 190€ HT/fichier) pour vous accompagner dans la reprise de vos données et vous assurer une reprise sereine et plus complète. Faire vos demandes sur le formulaire de contact. Par exemple, pour l’import de nouveaux clients, se positionner sur la liste des clients depuis le menu « Organisation/Clients ». Dans la liste des clients, cliquer sur le bouton orange (avec une flèche blanche vers le bas) puis sélectionner l’option « Import Standard ». La popup de l’assistant d’importation des clients s’affiche. Vous devez ensuite procéder en 3 étapes : 1 – Télécharger le fichier Excel au format attendu par myKomela en cliquant sur le lien correspondant. Ce fichier est formaté suivant un standard myKomela. Vous devez donc prendre vos données et les intégrer dans ce fichier Excel en respectant l’ordre des colonnes et le format des données attendu par myKomela (voir à la fin de cette aide la description du fichier standard Excel colonne par colonne). 2 – Lorsque votre fichier est prêt avec vos données, vous le sélectionnez en cliquant sur le bouton parcourir. Le sélecteur de fichier vous permet de pointer vers le fichier formaté. A la sélection du fichier, myKomela fait une analyse et vous affiche un rapport de conformité du fichier sélectionné. Si le format n’est pas correct, un message d’erreur « Fichier d’import invalide ! Téléchargez le fichier source à partir du lien ci-dessous » s’affiche et vous empêche d’aller plus loin. Le fichier n’est pas au bon format (problème d’ordre des colonnes, de nombre de colonnes ou de libellé des entêtes de colonne). Si aucune erreur n’est détectée, le rapport d’analyse affiche le nombre d’ajouts et de modifications qui seront effectuées si validation de l’import. ATTENTION ! Les données présentent dans myKomela (même code article ou même code client ou fournisseur) seront mises à jour par l’import. Supprimez dans votre fichier Excel d’import les lignes que vous ne voulez pas mettre à jour. Pour valider l’import, cliquer sur le bouton « VALIDER ». Un message vous indique que l’importation a été réalisée avec succès. Vos clients ont été importés simplement dans myKomela. La procédure est exactement la même pour les articles et les fournisseurs. La description des formats attendus pour les fichiers Excel myKomela Pour les clients : Pour les Fournisseurs : Pour les Articles :
Export Ciel pour myKomela
Les données de Ciel peuvent être utilisées pour importer dans myKomela Cloud. Le principe s’appuie sur un export de fichier depuis Ciel puis un import de ce fichier reformaté dans myKomela. Dans Ciel, se positionner sur la liste à exporter (dans notre exemple, la liste des articles). Puis cliquer sur l’icône en forme de roue crantée pour accéder au paramétrage des colonnes de la liste. Dans la partie gauche, sélectionner les colonnes qui devront être utilisées pour l’export. En double-cliquant sur la colonne ou en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton « Ajouter >> ». La liste des colonnes qui s’afficheront se met à jour dans la partie droite. Tenir compte des colonnes attendues pour les exports myKomela (voir la liste des colonnes nécessaires pour les imports myKomela). Valider en cliquant sur le bouton « OK ». La liste se met alors à jour avec les colonnes paramétrées. Pour l’export, Ciel ne propose pas de fonction spécifique (l’export proposé se fait en mode fiche et au format PDF, pas adapté à l’import myKomela). Il faut donc utiliser le principe d’un copier/coller de la liste Ciel vers une grille Excel (ou LibreOffice ou Numbers sous Mac). Donc appliquer les filtres souhaités sur la liste puis à partir du résultat, sélectionner toutes les données (CTRL+A) puis copier le résultat (CTRL+C). Ouvrir un document vierge Excel (ou LibreOffice ou Numbers) et faire un coller (CTRL+V). Les données sont collées dans la grille Excel et peuvent être ensuite manipulées directement dans Excel. Reformater les colonnes et les données comme attendue par myKomela (voir la liste des colonnes nécessaires pour les imports myKomela). Suivre ensuite la procédure d’import dans myKomela à partir du fichier Excel (il faut être connecté en mode support pour accéder à ces fonctions d’imports dans myKomela).
