Les regroupements de factures

Les regroupements de factures permettent de générer un document mensuel qui regroupe plusieurs factures pour un client donné. Ce regroupement permet d’obtenir un document avec le total HT et TTC d’un ensemble de factures. Par exemple, pour vos clients qui veulent payer en une fois les commandes du mois en cours, le regroupement permet de rassembler toutes les factures réalisées tout au long du mois pour un client et envoyer en fin de mois un document uniquement avec un montant TTC à régler.

Depuis la loi anti-fraude de janvier 2018, le trésor public impose que toutes les ventes livrées aux clients fassent l’objet d’une facture. Pour les clients qui souhaitent être facturés au mois, on ne peut donc plus générer des bons de livraison tout au long du mois avec une facture unique en fin de mois. myKomela a donc mis en place le principe du Regroupement de factures pour proposer un document unique en fin de mois avec un montant TTC unique tout en générant autant de factures et de bons de livraison que nécessaire pour un même client tout au long du mois. Cette option de Regroupement permet également d’appliquer une ristourne sur cette facturation mensuelle au moment de la validation de ce Regroupement, par l’ajout d’un avoir qui déduira l’équivalent de la ristourne. Cette ristourne pourra être saisie manuellement ou calculée sur la base du CA du mois et suivant un pourcentage défini.

1 – Paramétrage des clients pour la gestion des factures sous forme de Regroupement

Pour que toutes les factures d’un client puissent s’intégrer automatiquement dans un Regroupement, il est nécessaire d’indiquer que le client est considéré comme client avec “Regroupement de factures”. La facturation de ce client sera systématiquement intégrée dans un regroupement. A la 1ère facture, si le Regroupement du mois n’existe pas ou est déjà validé, un nouveau Regroupement est créé pour le mois en cours et le client concerné.

Pour paramétrer le client en Regroupement de facture, il faut se positionner sur la fiche détaillée du client (menu Organisation/Client).

Sélectionner l’option “Mensuelle” pour le champ “Rgp Facture” .

2 – Ajout des nouvelles factures au Regroupement de factures

Les factures sont ajoutées aux Regroupements de factures lors de la validation de la facture. L’ajout se fait automatiquement à la validation. Si le Regroupement n’existe pas pour le mois et le client concerné, le Regroupement est créé automatiquement et la facture est ajoutée au Regroupement.

Il est également possible d’ajouter manuellement une facture validée à un Regroupement en cours (non validé). Depuis le menu “Ventes&Recettes/Regroup. Facture”, vous listez les Regroupements de factures en cours. Vous ouvrez la fiche détaillée du regroupement souhaité. Depuis cette fiche détaillée, vous pouvez ajouter une ou plusieurs factures au Regroupement, soit en faisant une recherche dynamique des factures du client depuis le champ de recherche “Rechercher et ajouter une facture au regroupement”, soit en cliquant sur le lien “Ajouter les factures du client pour la période en cours” (pour ajouter en une action, toutes les factures de la période pour le client sélectionné. Sert surtout lorsqu’on active la 1ère fois le regroupement de facture d’un client).

Vous pouvez également enlever une facture du Regroupement en cliquant sur l’icône Corbeille à droite de la ligne facture concernée.

3 – Validation des Regroupements de factures et ristourne

A la fin de la période concernée (pour l’instant une gestion mensuelle uniquement, mais c’est le délai légal), on valide le Regroupement de factures pour le client en cliquant sur le bouton vert “VALIDER” ou depuis le bouton “ACTIONS”, option Valider.

Lors de cette validation, myKomela vous propose 2 options depuis une popup de validation :

– soit valider le Regroupement tel quel (donc sans ristourne),

– soit créer une ristourne pour la validation du Regroupement.

Si vous sélectionnez l’option “Appliquer une ristourne au client”, une nouvelle popup s’affiche pour vous permettre de définir les règles de calcul de la ristourne.

Vous pouvez calculer la ristourne sur un principe de paliers de chiffre d’affaire (par exemple, dans le cas ci-dessus, de 0 à 499€, 0% de ristourne, de 500 à 1299€, 5% de ristourne, etc.). Ces paliers sont saisis en cliquant sur le lien “Ajouter Un Palier” et sont supprimés en cliquant sur l’icône de la corbeille à droite des lignes des paliers. Vous pouvez ensuite cocher la case “Mémoriser ces paliers comme valeurs par défaut” pour les prochaines ristournes. Vous n’aurez pas à ressaisir à chaque fois les règles des paliers.

Vous pouvez également saisir un pourcentage unique dans “Ristourne à appliquer”. En cochant l’option “Toujours appliquer ce pourcentage à ce client sans tenir compte des paliers”, vous retrouverez le pourcentage saisi pour ce client à la prochaine validation d’un Regroupement de factures pour ce client.

Lorsque vous VALIDER la ristourne, un avoir est créé du montant de la ristourne calculée (le pourcentage déterminé multiplié par le CA du mois pour le client). Cet avoir est automatiquement ajouté au Regroupement de factures.

Vous pouvez ensuite éditer ce Regroupement de factures comme document de référence pour le règlement pour le client. Le document récapitule les factures concernées et propose un total TTC pour le montant à régler par le client.

Dans l’entête de ce document, on retrouve les coordonnées du client, la période concernée. Dans le corps du document, on liste les factures concernées et le détail des factures.

Dans le bas de page du document, on retrouve les totaux HT, TVA et TTC ainsi que le déjà réglé, au cas où, et donc le Reste à régler.

Ce document peut être envoyé par mail directement depuis myKomela à partir du bouton Actions, option Envoyer par mail.

4 – Encaissement des Regroupements de factures

Le Regroupement de factures peut être encaissé. On enregistre l’encaissement au niveau de la fiche détail du Regroupement de factures, bouton ENCAISSER ou depuis le bouton Actions, option Encaisser. La popup “classique” des encaissements myKomela s’affiche. Vous pouvez renseigner le détail de l’encaissement (mode de règlement, montant, commentaires, dates).

Lors de la validation de cet encaissement au niveau du Regroupement de factures, des encaissements vont être enregistrés au niveau de chaque facture du Regroupement. Les encaissements partiels peuvent être utilisés, l’encaissement dans les factures se fait alors en proportion de l’encaissement. Dans ce cas, les factures concernées reste dans un état d’encaissement partiel.