myKomela vous permet de paramétrer les éléments de calcul des marges articles puis d’analyser ces marges aussi bien au niveau des lignes articles des documents de vente que pour la marge globale d’un document de vente (devis, commande ou facture). Vous pouvez également analyser les marges par article, par vendeur, par client, etc. Comment ça marche ? C’est parti pour vous expliquer comment préparer le calcul des marges et ensuite analyser ces marges, en temps réel face à vos clients ou avec du recul sur tous vos éléments de vente. C’est quoi la marge ? La définition de la marge, c’est le pourcentage du bénéfice brut que vous faites entre les coût d’achat + frais d’approche (le prix de revient) et le tarif de vente à vos clients. Différents paramètres vont influencer le calcul de cette marge. D’abord le prix d’achat de vos articles, influencé par le prix proposer par vos fournisseurs (ce prix peut évoluer dans le temps), les frais d’approche (livraison, frais d’entrée en stock, taxes diverses, etc.). A partir de ces prix d’achat et ces frais d’approche, on calcule le prix de revient. L’une des problématiques est que vous pouvez avoir en stock un même article dont une partie du stock a été acheté à un tarif et avec des frais d’approche donnés et une autre partie du stock de cet article acheté à d’autres conditions. Ce prix a pu évolué ou vos différents fournisseurs proposent des prix différents. Les frais d’approche entre 2 achats ont pu évolué, etc. Pour palier ce problème de différence de prix de revient pour un même article et facilité la gestion, myKomela intègre la notion de PUMP (Prix Unitaire Moyen Pondéré). Cette notion permet de disposer d’un indicateur unique pour calculer la marge et simplifie la gestion. Cela évite de devoir calculer la marge en fonction du prix de revient de chaque article réceptionné. Préparer le calcul des marges Pour calculer et analyser vos marges, vous devez tout d’abord saisir les informations de tarifs et de prix de revient dans toutes vos fiches articles. En fait, ce prix de revient et le PUMP lié, est calculé automatiquement par myKomela dans la gestion des achats fournisseurs et des réceptions liées. Lorsque vous saisissez vos achats fournisseurs dans myKomela, vous indiquez pour un fournisseur donné le prix d’achat de chaque article pour une commande donnée. A la réception, vous indiquez les frais d’approche engagés (livraison, taxes, etc.). Ces frais peuvent être saisie en valeur ou en pourcentage du prix de revient (pour faciliter les calculs). A la validation de la réception, le prix de revient est calculé automatiquement par myKomela pour chaque article de la réception et le PUMP est recalculé automatiquement également. A partir de ces éléments, vous avez donc la base du calcul de vos marges : le PUMP par article. NOTA : si vous ne gérez pas les achats et réceptions dans myKomela (ce que nous vous déconseillons), vous pouvez malgré tout calculer ce PUMP en saisissant directement dans la fiche de chaque article le prix d’achat moyen, les frais d’approche et le prix de revient. Dans ce cas, le PUMP est égal au Prix de revient. L’autre paramètre qui va être essentiel pour le calcul de vos marges, c’est bien sûr le tarif de vente de vos articles. Dans myKomela, vous pouvez définir 3 tarifs principaux pour chaque article, ce qui permet de déterminer les marges par défaut pour chacun de ces tarifs (Tarifs de vente – PUMP). Vous pouvez également définir des Conditions de vente spécifiques par article (promos, etc.) ou par client. Ces conditions de ventes ont un impact sur la marge, puisqu’elles peuvent modifier le tarif de vente aux clients et souvent à la baisse. Lors des ventes aux clients, vous avez également la possibilité d’appliquer des remises par article ce qui a un impact bien sûr sur vos marges. Pour éviter d’appliquer des remises trop importantes, myKomela vous propose la notion de “Prix minimum” que vous pouvez renseigner dans chaque fiche article. Ce prix minimum empêche de vendre aux clients en dessous de ce prix minimum (vous aurez une alerte lors de la vente) et préserve ainsi des marges minimums. NOTA : lors de la détermination des tarifs de vente de vos articles, vous devez vous assurer de fixer ces tarifs pour réaliser une marge suffisante et optimum. myKomela vous fournit des outils pour calculer facilement vos tarifs de vente en fonction de vos prix de revient et/ou de vos PUMP pour éviter de vendre à perte ou de vendre avec une marge trop basse (lien vers l’aide en ligne pour le calcul de vos tarifs clients). Analyser vos marges en temps réel dans vos documents de vente (devis, commandes, factures) Lorsque vous réalisez vos documents de vente pour vos clients, il est important que vous puissiez identifier immédiatement vos marges et l’impact d’éventuelles remises sur ces marges. myKomela vous fournit des informations en temps réel lors de la saisie de vos devis, commandes et factures. Vous pouvez ainsi ajuster en temps réel vos remises éventuelles et analyser l’impact sur la marge par article et par vente. Par exemple, dans les factures, pour chaque ligne d’article, myKomela vous indique instantanément le pourcentage de marge en fonction du tarif appliqué. Le lien “Masquer Infos” vous permet de masquer/afficher cette information de marge si vous ne voulez pas que votre client la voit à l’écran. Vous pouvez également analyser en temps réel la marge pour la facture complète et visualiser la marge moyenne effectuée habituellement pour le client concerné. Depuis le détail de votre facture, cliquez sur le bouton ACTIONS puis sélectionnez l’option “Analyser la marge”. Dans la popup qui s’affiche, plusieurs informations vous sont fournies pour analyser en détail votre marge: – la marge totale pour la facture, – la marge moyenne réalisée avec ce client, – la marge moyenne de l’ensemble de vos ventes pour les 2 dernières années, – le récapitulatif des coûts et tarifs par articles de la facture. Ces informations peuvent
La gestion des cartes de fidélité client
myKomela propose une gestion des cartes de fidélité client par point. Le principe est que chaque vente à un client (chaque ticket de caisse et chaque facture client) génère des points (par exemple 1€ de vente génère 1 point). Ensuite, un certain nombre de points génère 1€ de réduction. A chaque vente pour un client, les points s’accumulent. Lors d’une vente, le client peut utiliser ses points gagnés pour payer ses achats, à hauteur du nombre de points cumulés et bien sûr au max du montant du ticket de caisse sur lequel appliquer la réduction. Différents paramètres permettent de régler la valeur d’un point et le nombre de points pour 1€ de réduction. Activation de la gestion des cartes de fidélité L’activation des cartes de fidélité se fait à partir des Paramètres Applicatifs (icône roue crantée en haut à droite). Aller dans l’onglet “Valeur par défaut” et activer la gestion des cartes de fidélité en cochant l’option “Gérer les cartes de fidélité clients”. myKomela ne gère que les cartes de fidélité par points. D’autres types de gestions seront ajoutées ultérieurement. A partir de cette option, d’autres paramètres généraux peuvent être définis : Cliquez sur le bouton VALIDATION pour enregistrer la configuration des cartes de fidélité. Lors de la création d’une nouvelle Carte de Fidélité, les paramètres en cours sont appliquées à la nouvelle carte. Lors de la modification des paramètres, les cartes de fidélité déjà existantes ne sont pas impactées par ces modifications. Seules les nouvelles cartes sont impactées. Pour mettre à jour les cartes existantes actives avec les nouveaux paramètres, cliquez sur l’icône double flèches à droite de “Par points”. Un message de validation s’affiche pour permettre l’application des nouveaux paramètres aux cartes actives existantes. Création d’une carte de fidélité client Il est possible d’activer la carte fidélité d’un client, soit depuis la fiche détaillée du client, soit depuis un ticket de caisse affecté au client. Créer la carte de fidélité depuis la fiche client Allez dans la liste des clients (menu Organisation/Client) puis recherchez le client considéré. Dans la fiche détaillée du client, un nouvel onglet est présent lorsque la gestion des Cartes de fidélité est activée. Vous pouvez alors ajouter une carte de fidélité au client en cliquant sur le lien “Ajouter”. La création de la carte de fidélité se fait aux conditions définies dans les “Paramètres Applicatifs” (voir ci-dessus). Vous pouvez faire évoluer ces conditions, mais elles ne seront valables que pour les nouvelles cartes. Les cartes existantes garderont les conditions définies lors de leur création. Un client ne peut avoir qu’une seule carte de fidélité active. Mais vous pouvez désactiver une carte et en créer alors une nouvelle, aux conditions du moment définies dans les “Paramètres Applicatifs”. Lors de l’ajout d’une carte de fidélité, une popup s’ouvre avec le rappel des conditions de fidélité. Un numéro de carte de fidélité est créée automatiquement par myKomela. Ce numéro de carte pourra être utilisé pour rechercher le client. Le format peut être modifier depuis la gestion des chronos (menu Organisation/Société, onglet Chronos). Le code de la carte généré automatiquement peut être modifié manuellement directement dans la popup de la carte fidélité. Des points de bienvenue sont ajoutés automatiquement si ce paramètre a été configuré. Vous pouvez les supprimer en cliquant sur l’icône Corbeille. Vous pouvez modifier ce nombre de points de bienvenue en cliquant sur le libellé “Points de bienvenu” et saisir le montant souhaité dans la popup qui s’affiche. Vous pouvez également ajouter des points en cliquant sur le lien “Ajouter des points”. Une popup s’affiche dans laquelle vous saisissez les points à ajouter à la carte de fidélité du client (donc points ajouter sans qu’il y ait eu d’achats liés au client). Le bouton “CALCULER LES POINTS” permet de calculer les points à partir de l’historique des factures et tickets de caisse du client des derniers mois. Lors du clic sur ce bouton, une popup s’affiche et vous permet de moduler l’ancienneté de calcul des points de fidélité. Vous sélectionnez la période sur laquelle vous voulez recalculer les points de fidélité du client puis cliquez sur le bouton VALIDER. L’historique des achats précédents du client se met à jour dans la popup de la carte de fidélité. Cela permet de mettre à jour les points de fidélité disponibles pour le client pour ses futurs achats. Le total des points disponibles est alors calculé et affiché. En cliquant sur le bouton VALIDER, la carte de fidélité du client concerné est activée et disponible pour appliquer des réductions sur les futurs achats du client. La carte de fidélité apparaît alors dans l’onglet correspondant de la fiche client. Vous pouvez éditer ou envoyer par mail la carte de fidélité au client en cliquant sur l’icône correspondant dans la liste des cartes de fidélité. Sélectionnez l’option souhaitée puis pour les envois mails, saisir un message pour le client (le message par défaut du mail se paramètre dans la fiche société (menu Organisation/Société, onglet Commentaires & Textes Mails)). Si vous avez sélectionné l’édition, un PDF est généré. L’édition peut être personnalisée à partir du modèle d’impression des Cartes de fidélité accessible dans la fiche Société (menu Organisation/Société, Modèles d’impression). Le code barre généré est au format EAN128 et peut-être scanné par les douchettes standards. Créer la carte de fidélité depuis un ticket de caisse Dans la majeur partie des cas, vous activez les cartes de fidélité en direct avec le client, lors d’un achat d’un client. Vous êtes donc souvent en train de sélectionner les articles pour constituer son ticket de caisse. myKomela vous permet de créer le client depuis l’interface du ticket de caisse et également d’activer sa carte de fidélité, sans quitter cette interface. Il suffit de rattacher un client au ticket en cliquant sur le bouton CLIENT. Dans la popup qui s’ouvre, rechercher le client existant ou cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle fiche client. Lorsque vous demandez l’ajout d’un nouveau client (de type société ou particulier), une popup s’ouvre pour saisir les informations du
La gestion du SAV avec myKomela
[Module payant : voir tarifs] myKomela propose un module SAV qui permet de prendre en charge l’ensemble des actions liées au suivi des demandes de SAV, notamment : A l’activation du module SAV, un nouveau menu apparaît dans l’accueil de myKomela, qui donne accès aux fonction du module. Le principe général de gestion du SAV Pour enregistrer une nouvelle demande SAV d’un client, il faut avoir enregistré un matériel et un contrat lié à ce matériel et au client concerné. La demande est alors liée à ce contrat et donc au matériel et au client concerné. Le matériel et le contrat peuvent être créés de 2 manières différentes ; La création de la Demande se fait à partir de la liste des demandes. Elle est lié d’abord à un client puis à un contrat du client sélectionné, ce qui détermine le matériel concerné.
Mise à jour des tarifs de vente par lot
myKomela vous permet de mettre à jour les tarifs de vente des articles par lot. Cela évite de devoir saisir les tarifs un par un, pour chaque article. Cette option est accessible depuis 2 endroits de myKomela : La mise à jour des tarifs de vente des articles se fait naturellement lors de la réception des achats fournisseurs. La procédure est la suivante. Mise à jour des tarifs de vente à la réception des Achats fournisseurs La réception des Achats fournisseurs se fait depuis la fiche détaillée des Achats (accessible depuis le menu “Achats&Dépenses”/Achat). Dans la fiche détaillée, la réception est réalisée en cliquant sur le bouton vert “Réception” ou depuis le bouton Actions/Réception. Lors de la validation de la réception, une popup s’affiche pour déterminer les actions à réaliser pour valider la réception des articles. Cocher la case “Mettre à jour les tarifs de ventes client” pour intégrer cette option à la procédure de validation de la réception. Dans ce cas, la popup de mise à jour des tarifs de vente s’affiche. Cette popup va vous permettre de mettre à jour les 3 tarifs de vente des articles (Tarif public, tarif remisé et tarif promo). Le principe est d’appliquer un coefficient multiplicateur sur les PUMP des articles réceptionnés. Plusieurs paramètres sont accessibles pour ajuster le calcul : Par exemple, dans la copie d’écran ci-dessus, le coefficient “Tarif public” est saisi à “2,00”. L’arrondi est sélectionné à 1 décimale et le tarifs à calculer est le TTC. Pour le 1er article, le calcul est donc : Tarif public=Arrondi(2 x 12,849 * 1,085 , 1) = 27,90 €. Les calculs sont mis à jour automatiquement à chaque modification d’un paramètre. Vous avez aussi la possibilité de saisir manuellement les tarifs de vente pour chaque article (il faut décocher la mise à jour automatique de l’article, en décochant la case à cocher à droite de l’article). A la validation, les nouveaux tarifs sont appliqués pour les articles concernés. Mise à jour des tarifs de vente depuis la liste des articles Il peut être nécessaire de mettre à jour les tarifs de vente des articles après la réception des achats fournisseurs. Cette mise à jour peut se faire depuis la liste des articles (menu Organisation/Articles), à partir de l’option “Mise à jour des Tarifs” depuis le bouton Actions. Le principe de mise à jour est le même que pour le cas de la réception des achats fournisseurs, avec quelques particularités que nous listons ci-après. La popup de mise à jour des tarifs s’ouvre avec une différence initiale, des critères de filtres des articles pour permettre la sélection des articles pour lesquels les tarifs de vente seront mis à jour. Il faut donc saisir les filtres puis cliquer sur le bouton “Lance la recherche avec les nouveaux filtres” pour afficher les articles correspondants sur lesquels seront appliqués la mise à jour des tarifs. Les paramètres de calcul sont les mêmes que pour la réception des achats. La seule différence est liée à la source du calcul de ces tarifs. Vous pouvez sélectionner les options suivantes : A la validation, les nouveaux tarifs sont appliqués pour les articles concernés.
Paramétrer l’impression des tickets de caisse
Pour personnaliser les impressions des tickets de caisse, myKomela propose un modèle d’impression spécifique. Cette option permet de définir des en-têtes et des bas de page personnalisés, notamment pour définir des textes, des images, des codes barres ou QR code, etc. Pour accéder à cette option, aller dans la fiche détaillée de la Société (menu Organisation/Société, Modèles d’impression). Dans la liste des modèles, ouvrir le Modèle d’impression “Ticket de caisse”. Dans la popup de paramétrage du modèle d’impression des tickets de caisse, il est possible d’activer/désactiver le modèle. Quand le modèle d’impression des tickets de caisse est désactivé, c’est le modèle d’impression par défaut de myKomela qui est utilisé. Les autres options de la popup permettent de paramétrer l’en-tête et le pied de page et des options pour “Imprimer le code article” et “Imprimer le prix tarif et la remise accordée” (pour chaque ligne article du ticket). L’en-tête et le pied de page peuvent être définis sur la base des données Standard proposées par myKomela (adresse, logo) ou personnalisés comme souhaité. A la sélection de la personnalisation, une popup s’affiche pour paramétrer les différentes lignes de l’en-tête et du bas de page. Il est possible de paramétrer jusqu’à 4 lignes différentes. Chaque ligne peut correspondre à différents types d’information : Impression des tickets de caisse avec le modèle d’impression Lors de l’impression d’un ticket de caisse, si le modèle d’impression des tickets est actif, ce modèle est utilisé par défaut.
Synchroniser les articles simples avec WooCommerce
Dans la suite de cette aide, nous prenons l’exemple d’un site eCommerce pour la vente de vêtements et de bijoux. Le site démo est accessible à l’url ci-après : Boutique Démo myKomela / Fringue2 – WooCommerce Dans notre exemple, nous commençons avec une boutique du site eCommerce sans produit, pour voir la progression de la synchronisation. Synchroniser les articles simples avec WooCommerce La synchronisation des articles myKomela se paramètre à partir des fiches détails des articles. Depuis le menu Organisation/Article, affichez le détail d’un article que vous souhaitez synchroniser avec votre site eCommerce. Commençons par un article simple, un bracelet. Les différents paramètres pris en compte dans la synchronisation eCommerce concernent : – si vous avez activé la gestion des articles variables, une liste déroulante, à droite du code article vous permet de définir le type d’article (simple ou variable). Dans notre exemple, nous avons sélectionné Simple (sans variation), – si vous souhaitez gérer les disponibilités de stocks sur votre site eCommerce, vous devez indiquer que l’article est “Géré en stock”. Idem pour l’option “Géré en livraison”. Le détail des stocks par dépôt est visible en survolant l’option “DISPONIBLE” affiché en vert (ou “RUPTURE” affiché en rouge si rupture de stock). Le détail précis des stocks est accessible en cliquant sur le bouton “MOUVEMENTS DE STOCK” en haut à droite, – pour indiquer que l’article doit être synchronisé avec votre site eCommerce, ouvrir les options complémentaires en cliquant sur le lien “Afficher les données complémentaires” et sélectionnez l’option “Publié” pour la liste “Vente en ligne”. Lorsque la synchronisation sera effective, le Code externe affichera la référence de l’article sur votre site eCommerce, – les informations “Groupe” et “Famille” seront repris comme Catégorie (Groupe) et Sous-Catégorie (Famille) sur le site eCommerce. Bien organiser tous vos articles, suivant ces informations Groupe/Famille pour qu’ils s’affichent de manière cohérente dans les bonnes catégories (Groupe) et sous-catégories (Familles), – les informations de Tarif public correspondent au Tarif public affiché sur le site eCommerce, les informations de Tarif promo correspondent au tarif promo sur le site eCommerce. Une gestion plus fine permet de définir des tarifs par catégories de clients en gestion B2B (onglet CONDITIONS DE VENTE, à voir dans l’aide détaillée), – vous pouvez définir l’image principale de l’article sur votre site eCommerce en sélectionnant le fichier dans Image (clic sur le champ), – pour ajouter des images complémentaires, se positionner sur l’onglet “DOCUMENTS” et cliquer sur le lien “Ajouter Fichier” (à droite des noms de colonne de la liste). Une popup s’ouvre qui vous permet de sélectionner le fichier correspondant. Vous devez ensuite indiquer que c’est une “Synchronisation avec le site eCommerce” La synchronisation avec le site eCommerce se fait en fonction du paramétrage myKomela : – si la synchronisation automatique est activée, l’article modifié va être synchronisé automatiquement sur le site eCommerce, dans les minutes qui suivent, – vous pouvez également demander à effectuer la synchronisation manuellement, pour une mise à jour immédiate. Pour cela, cliquez sur le bouton Actions de la fiche article et sélectionnez l’option “Synchro. vers site eCommerce” puis validez par “Oui” le message qui s’affiche. La mise à jour prend quelques secondes puis un message s’affiche pour vous proposer de vous positionner sur la fiche article mise à jour. Cliquez sur Oui pour afficher la fiche produit sur vous site eCommerce. Dans notre exemple, toutes les informations et les images renseignées dans myKomela ont été mise à jour sur le site eCommerce : code, libellé, description, tarif public, stocks disponibles, catégorie et sous-catégorie, tag. Dans la boutique, on a bien un nouvel article disponible à la vente.
Paramétrage intial de la synchronisation myKomela / WooCommerce
Le paramétrage dans myKomela (option payante pour les abonnés myKomela Essentiel+ et inclus pour les abonnés myKomela Évolution) Le paramétrage de la synchronisation eCommerce dans myKomela est simple et rapide. Aller dans les Paramètres Applicatifs de myKomela (icône roue crantée en haut à droite) et ouvrir le tiroir “Paramètres WooCommerce” (si le tiroir n’est pas accessible, vérifier si le module est activé sur votre abonnement depuis le tiroir “Abonnements / Modules Complémentaires”. L’option “API WooCommerce” doit être cochée. Si ce n’est pas le cas, contacter le support par le tchat ou par mail à support@mykomela.com) Dans ce paramétrage myKomela de la synchro WooCommerce, on saisie simplement : – l’adresse URL du site ecommerce (du type https://www.monsite.com), – les clés secrètes de l’API WooCommerce (voir ci-après comment générer cette API et récupérer les 2 clés secrètes) – en cliquant sur le le bouton “TESTER L’ACCÈS À L’API”, myKomela teste si la connexion avec l’API de votre site WooCommerce fonctionne. Un message vous confirme le bon fonctionnement ou s’il y a eu un problème de connexion. Dans ce cas, revoir les informations saisies (adresse du site ecommerce, clés API WooCommerce), – le bouton “SYNCHRONISATION ARTICLES” synchronise en une fois dans votre boutique WooCommerce tous les articles myKomela qui ont été indiqués comme “Publié” dans la fiche détaillée de l’article. – l’option “Synchronisation automatique des articles myKomela” vous permet de déterminer si les mises à jour se font ensuite manuellement ou automatiquement, après chaque modification. C’est à vous de déterminer à partir de quand activer la mise à jour automatique. Nous vous conseillons de d’abord mettre à jour les 1ers articles manuellement, un par un, pour bien régler la synchronisation et le paramétrage de vos articles. Quand vous avez trouvé la bonne configuration, vous pouvez alors activer la mise à jour automatique. – vous pouvez suivre le nombre mensuel de transactions automatiques réalisées entre myKomela et votre site, – enfin, pour recevoir automatiquement les nouvelles commandes enregistrées sur votre site eCommerce, vous devez générer le Webhook. myKomela vous permet de le générer automatiquement en cliquant sur le bouton “GÉNÉRER LES WEBHOOKS” (ou “RÉGÉNÉRER LES WEBHOOKS” s’ils sont déjà existants). Si vous utilisez des articles variables (avec des variations comme la Taille, la couleur, etc.), vous devez activer cette gestion dans myKomela dans les Paramètres applicatifs, le tiroir “Valeurs par défaut”. Cochez la case “Gérer les articles variables eCommerce (synchronisation des attributs, exemple : taille couleur)” pour activer la gestion des articles variables. Sinon, vous n’aurez accès qu’à la gestion des articles Simples (sans variation). Le paramétrage de la synchronisation est terminée. myKomela est prêt pour synchroniser toutes vos informations avec votre site eCommerce. Générer les clés API REST avec WooCommerce Pour récupérer la clé API WooCommerce, vous connecter à l’admin de votre site WordPress/WooCommerce (pour des informations sur l’installation rapide d’un site WordPress/WooCommerce, de nombreux tutos existent sur le web). Vous positionner sur la page “Réglages” de WooCommerce, puis sur l’onglet “Avancé”. Sélectionnez l’option “API REST”. Cliquez sur le bouton “Créer une clé API” pour créer la clé API WooCommerce qui sera utilisée par myKomela pour dialoguer avec votre site eCommerce et synchroniser automatiquement les données.
Facture d’achat avec un coefficient d’approche
Créer une commande d’achat : Réceptionner la commande d’achat avec frais d’approche : Ajouter un frais fixe supplémentaire à un article [Optionnel] : Il est possible d’affecter un frais fixe supplémentaire à un article. Ce montant unitaire viendra ainsi s’ajouter au calcul du prix de revient.
Inventaire avec un PDA JRHC
myKomela vous permet de réaliser des inventaires complets ou tournants (partiels) de vos articles gérés en stock (menu Logistique/Inventaire). Pour faciliter le comptage, myKomela vous permet d’importer des fichiers de comptage réalisés avec des PDA spécialisés. Dans cette aide, nous vous présentons l’utilisation d’un PDA JRHC 6606T, un modèle performant et bon marché (moins de 100€ à l’achat), simple d’utilisation. Le PDA JRHC 6606T est un modèle de PDA qui peut à la fois être utilisé comme douchette pour scanner les articles des tickets de caisse et comme PDA pour réaliser les comptages des inventaires, de manière autonome, dans votre boutique ou vos dépôts. Il existe plusieurs modèles compatibles 1D seulement ou 1D/2D/QR Code. Nous vous conseillons d’acheter le modèle compatible 2D. Le PDA est fourni avec un câble USB pour la connexion directe à un ordinateur mais également avec une clé de connexion sans fil au format USB. L’avantage de cette dernière est de vous permettre de manipuler le PDA à distance, jusqu’à 150m sans obstacle. Préalables La navigation dans les menus du PDA se fait à l’aide des touches d’orientation (gauche, droite, haut, bas) et en suivant les indications affichées sur le bas de l’écran du PDA, en fonction du contexte. D’une manière générale : 1 – Utilisation comme douchette de code barre Vous pouvez utiliser le PDA comme douchette de code barre pour saisir les tickets de caisse par exemple. Pour cela, le câble USB ou la clé sans fil doit être branché. Puis utilisez le menu “Scan gun” (en français, pistolet de scan, en gros douchette !). Tous les scans réalisés avec le PDA sont automatiquement transférés, en temps réel, vers l’ordinateur. Il faut bien sûr être positionné dans un champ de saisie pour que le code barre scanné soit saisi et validé (il y a l’envoi d’un retour chariot à chaque scan). Dans myKomela, se positionner dans un champ de recherche article, l’article correspondant est automatiquement sélectionné. 2 – Utilisation comme douchette de comptage Le PDA JRHC propose 2 modes de comptage : Pour commencer un nouveau comptage, vous devez créer une nouvelle “Library”. Vous nommerez cette nouvelle Library d’une manière claire pour vous permettre de bien identifier votre comptage (par exemple AAAAMMJJHHMN (AAAA pour l’année, MM pour le mois, JJ pour le jour, HH pour l’heure et MN pour les minutes donc par exemple 202301301515) puisque vous n’avez accès comme chiffres pour nommer votre Library). Lors de l’export vers l’ordinateur ou la tablette, vous pourrez sélectionner la ou les Library que vous voulez exporter. Réinitialiser les comptages Pour réinitialiser les Library de comptage, allez dans le menu “Export” puis “Collect export” puis “Delete clear all data” pour supprimer tous les comptages réalisés en mode “Collect”. Même chose pour les comptages fait en mode “Inventory”, allez dans le menu “Export” puis “Inventory export” puis “Delete clear all data”. Comptage en mode “Collect” Le mode Collect est bien adapté aux cas d’un stock très “mélangé” (une même référence peut se trouver à plusieurs endroits dans le stock). Dans ce cas, chaque scan implémente +1 sur la référence scannée. En fin de comptage, on a autant de ligne dans le fichier que d’articles/références scannés. Une même référence génère donc autant de lignes qu’on a scanné l’article. Attention ! Dans ce mode, vous pouvez sélectionner une option d’unicité de scan en cliquant sur la touche F2 et en activant ce mode unique (ON) ou en le désactivant (OFF). Si ce mode est activé, vous aurez une alerte lorsque vous scannez un article qui a déjà été scanné dans la Library en cours. Ce mode peut vous servir pour lister les différents articles, sans les compter, pour éviter les doublons. Procédure de saisie du mode Collect : Comptage en mode “Inventory” Le mode Inventory est bien adapté aux cas d’un stock bien organisé avec les mêmes références rangées au même endroit. Dans ce cas, on scanne le 1er article pour une référence puis on saisie la quantité en stock pour cette référence. Si on scanne 2 fois la même référence, la précédente saisie est “écrasée” par la nouvelle. En fin de comptage, on a donc une ligne par référence/article dans la Library de comptage. Procédure de saisie du mode Inventory : 3 – Export des données vers votre ordinateur Pour exporter vos données vers un ordinateur, vous devez soit brancher le câble USB du PDA JRHC vers une prise USB de l’ordinateur. Ou utiliser la clé USB sans fil pour permettre la liaison à distance entre le PDA et l’ordinateur. Les 2 méthodes fonctionnent ensuite de la même manière et sont aussi fiables l’une que l’autre. Le principe est que vous devez ouvrir un document vierge sur votre ordinateur pour récupérer les données que va vous envoyer le PDA. Ça peut être un “bloc note” de base ou un fichier Excel vierge. Nous vous conseillons d’utiliser plutôt un fichier Excel (ou LibreOffice Calc) pour récupérer vos données sur l’ordinateur. L’avantage est que vos données seront structurées dans des lignes et des colonnes séparées. Procédure d’export des données du PDA vers l’ordinateur :
Édition des étiquettes codes barre
myKomela vous permet d’éditer vos étiquettes codes barre directement depuis l’application. Vous pouvez éditez des étiquettes au format A4 ou en rouleau continu avec les imprimantes étiquettes spécialisées. Vous pourrez utiliser des formats prédéfinis ou définir vos propres formats d’étiquettes. Pour rappel, myKomela vous permet de générer automatiquement des codes EAN13 pour vos articles qui n’ont pas d’étiquettes codes barre par défaut. Ce paramétrage s’active dans les Paramètres applicatifs, onglet Valeurs par défaut puis l’option “Génération automatique EAN13 si non renseigné pour article géré en stock”. Vous pourrez générer tous les codes barre de vos articles existants sans code barre. Tous les nouveaux articles créés auront un code barre généré. Vous allez pouvoir éditer vos étiquettes dans différentes situations, en fonction de votre besoin. 1 – Édition des étiquettes depuis la liste des articles (menu Organisation/Article) Depuis la liste des articles, vous pouvez éditer vos étiquettes codes barre en fonction des articles listés. Vous pourrez sélectionner dans la liste les articles concernés pour l’édition des étiquettes codes barre. Après avoir appliqués vos filtres, vous sélectionnez les articles concernés (la case à cocher devant chaque ligne de la liste d’articles). Puis vous survolez l’icône d’impression et vous sélectionnez l’édition souhaitée. Vous sélectionnez le format souhaité : A4 ou en rouleau. Si vous sélectionnez le format A4, vous obtenez une édition des étiquettes sélectionnées dans la liste, une seule étiquette par article. Si vous sélection le format en rouleau, vous allez pouvoir sélectionner des formats prédéfinis (DYMO ou Avery). Vous pouvez définir votre propre format aux dimensions personnalisables en mm (2 personnalisations peuvent être enregistrés pour être utilisées ultérieurement). Si vous avez sélectionné des articles dans la liste des articles, l’option Sélection en cours est cochée par défaut. Si vous la décochez, l’ensemble des articles de la liste seront édités. Après avoir cliqué sur le bouton IMPRIMER, un PDF est généré avec vos étiquettes. Cliquez sur l’icône d’imprimante pour choisir l’imprimante et lancer l’impression. Dans les paramètres Acrobat Reader, sélectionnez “Ajuster” et “Choisir la source de papier selon le format de la page PDF” pour vous assurer une édition optimisée de vos étiquettes. Vous pouvez également choisir le nombre d’étiquettes à éditer (Copies). 2 – Les autres emplacements dans myKomela pour éditer les étiquettes codes barre Vous pouvez éditer les étiquettes dans différentes situations et suivant votre besoin :
