La fabrication d’articles à partir de matières premières (d’autres articles) nécessite la mise en place d’une procédure particulière pour suivre les stocks. La « fabrication » consiste à fabriquer des nouveaux articles à partir d’autres articles en stocks. Donc cette fabrication va faire entrer en stocks ces nouveaux articles fabriqués et va faire sortir des stocks les articles « matières premières » utilisés pour cette fabrication. Par exemple, la fabrication d’un sac à main va utiliser x mètres de tissus (sortie de stock de x mètres de la référence tissus) et va utiliser n nombres d’accessoires (sortie de stock de n de la référence accessoires). En parallèle, cette matière première permet de créer y sacs à main et donc fait entrer en stock ces y sacs à main. Préalables : les articles représentant la matière première pour la fabrication des nouveaux articles doivent avoir suffisamment de stocks pour les besoins de la fabrication. Si les stocks sont insuffisants, il est donc nécessaire de faire des réapprovisionnements des articles concernés, notamment par des Achats fournisseurs et les réceptions pour les entrées en stocks. Le principe est le suivant avec myKomela : Étape 1 : identifier les articles nécessaires à la fabrication
Liste des évènements/actions réalisées dans myKomela
myKomela propose une liste de toutes les actions réalisées dans myKomela : création d’un devis, acceptation d’un devis en commande, facturation d’une commande, encaissement d’une facture, envoi d’un document par mail, paiement CB, etc. Cela vous permet de retrouver facilement les actions réalisées sur un document myKomela, faire rapidement des statistiques autour de l’activité dans myKomela. Cette liste des évènements/actions reprend les informations que vous pouvez retrouver dans les fiches détaillées des documents, dans l’onglet ÉVÈNEMENTS. Par exemple, dans une facture, l’onglet ÉVÈNEMENTS affiche la date de création de la facture, les dates des différentes modification, la date de validation de la facture, la date d’envoi par mail, la date d’encaissement, etc. La liste des évènements/actions Pour accéder à cette liste des évènements/actions, cliquez sur le le menu « Historique » dans le bandeau de gauche de myKomela. La liste des évènements/actions s’affiche directement en filtrant par défaut les actions de l’utilisateur connecté. Vous pouvez filtrer cette liste en saisissant des mots clés dans le champ de recherche rapide. Par exemple, le nom d’un client ou un code de document de vente. En cliquant sur le bouton RECHERCHE AVANCÉE, vous pouvez définir des filtres plus précis, notamment sélectionner l’utilisateur souhaité (en fonction de vos droits d’accès). Édition ou export excel de la liste Vous pouvez éditer la liste des évènements/actions au format PDF ou exportée dans un fichier Excel depuis l’icône « Impression », en haut à droite de la liste. L’accès à cette liste des événements peut être activé ou désactivé par l’administrateur myKomela en paramétrant les droits d’accès des utilisateurs. Comme toutes les listes myKomela, le nombre de lignes affichées par défaut est de 500 lignes max. Au-delà, vous devez faire une édition au format excel pour disposer de l’ensemble des lignes.
Notes de version 2024
Version 2.9.1.h (R2) [Prévue le 31 décembre 2024] Généralités : – Mise à jour des dernières technologies : mise à jour de la dernière version de notre outil de développement pour intégrer toutes les dernières technologies et optimiser les performances de myKomela. Gestion des Ventes : – Gestion des trop perçus : nouvelle fonction pour la gestion des trop perçus. Lorsqu’un client règle une facture avec un montant supérieur au montant à régler. myKomela permet dorénavant de gérer en détail ce trop perçu, notamment de l’enregistrer et de l’utiliser pour un encaissement futur. Possibilité également d’enregistrer un remboursement du client pour ce trop perçu. – Gestion de la signature des factures : nouvelle fonction pour permettre la signature des documents de facture en ligne. Les utilisateurs peuvent dorénavant faire signer en ligne le client sur le document d’une facture. Une nouvelle interface est accessible dans myKomela pour faire signer à l’écran le document de facture. Organisation : – Gestion des trop perçus : nouvelle possibilité d’enregistrer un remboursement du client pour un trop perçu. – Gestion des types de Tiers : nouvelle possibilité de définir les Tiers comme étant à la fois des clients, des fournisseurs ou des autres tiers. Jusqu’à maintenant, il fallait créer plusieurs Tiers dans chaque type de tiers. Version 2.9.1.g (R3) [Installée le 27 novembre 2024] Généralités : – Mise à jour des dernières technologies : mise à jour de la dernière version de notre outil de développement pour intégrer toutes les dernières technologies et optimiser les performances de myKomela. Gestion des Ventes : – Nouvelle données obligatoire dans les factures : ajout du n° de SIRET du client dans les documents de vente si ce numéro est renseigné dans la fiche client (la loi vous oblige à saisir le n° de SIRET de vos clients B2B). – Transformation des factures négatives en avoir : suppression de la transformation automatique d’une facture en avoir si le montant total de la facture est négative. La transformation se fera uniquement si l’utilisateur l’accepte lors de la validation de la facture. – Regroupement de factures : amélioration du calcul du montant déjà payé dans l’édition pour intégrer les encaissements programmés à une date supérieure à la date de l’édition. – Factures annulées par un Avoir : amélioration du texte utilisé pour indiquer plus clairement l’annulation ou le solde de la facture par un avoir. Module Rapprochement Bancaire : – Liste des opérations bancaires : ajout des comptes bancaires avec les informations détaillées du compte même s’il n’y a aucune opération bancaire en cours pour le compte bancaire (jusqu’à maintenant, le compte bancaire n’apparaissait plus dans la liste). Module SAV : – Synchronisation des plannings avec Google Agenda : amélioration de la synchronisation et des contrôles de saisie des actions depuis Google Agenda sur mobile. Version 2.9.1.f (R4) [Installée le 2 octobre 2024] Généralités : – Liste de + de 500 lignes : lorsque la liste renvoie plus de 500 lignes, myKomela bloque l’affichage à cette limite de 500 lignes, pour optimiser les performances générales. Pour mieux signaler cette limite, la ligne des totaux est mise à vide pour éviter toute confusion. Pour obtenir toutes les lignes d’une liste de + de 500 lignes, il faut faire un export Excel depuis myKomela (édition liste + format Excel). – Envois des mails : amélioration de la gestion des envois de mails pour le paramétrage GMail pour limiter les erreurs d’envois depuis myKomela (demande client). – Améliorations des recherches dans les listes : amélioration des recherches pour des mots clés numériques. – Contrôle des articles inactifs : nouveau contrôle autour des articles présents dans des documents de ventes ou d’achat (devis, commandes, factures, achats, dépenses, demandes SAV, etc.) et qui ont été indiqués en inactif après coup. Un nouveau message s’affiche pour empêcher d’utiliser l’article alors qu’il est désactivé (demande client). Gestion des Ventes : – Liste des factures avec avoirs : pour une facture soldée par un avoir, on considère que le montant réglé est égale au montant facturé. Normalement, un avoir n’a pas d’encaissement mais vient annuler ou réduire le montant d’une facture. Cela permet de corriger le problème de calcul des totaux dans la liste des factures lorsqu’il y a un avoir. On pouvait penser que le total des Montants TTC est différent du total des Montants encaissés. – Amélioration de l’export Excel du Journal des Encaissements et du Journal TVA des encaissements : correction du problème d’affichage du montant de certains encaissements et amélioration de la gestion des formats exportés (les nombres sont bien exportés au format nombre dans Excel). Organisation : – Calcul CA TTC dans la liste des Tiers : le calcul du CA TTC se fait dorénavant sur l’exercice en cours, pour être raccord avec le calcul affiché dans la fiche détaillée du Tiers. – Paramétrage des comptes bancaires de la Société: amélioration de l’interface d’ajout d’une banque et d’un compte bancaire dans la fiche Société. Suivi des projets et des tâches : – Amélioration de la gestion des Notes : correction du problème d’affichage du détail des notes depuis les factures + amélioration de l’archivage. Bilan/Stats synthétiques : – Stats synthétiques pour les Achats & Dépenses : amélioration du calcul des statistiques synthétiques des Achats et Dépenses (icône bilan en haut à droite) pour les exercices décalés par rapport à l’année civile. Module SAV [payant] : – Affectation du site et du service pour une demande d’intervention : nouvelle possibilité de modifier le site et le service d’une intervention (demande client). – Amélioration de l’édition des listes des demandes SAV : nouvelle colonnes pour indiquée l’heure d’arrivée et l’heure de départ des interventions (demande client). – Amélioration des recherches des demandes SAV : optimisation des temps de recherche dans la liste des demandes SAV. Performances jusqu’à 4 x plus rapide (demande client). Version 2.9.1.e (R4) [Installée le 30 août 2024] Organisation : – Nouvelle information « Date de naissance » pour les contacts clients : nouvelle possibilité de saisie de la date de naissance pour
Aperçu rapide des documents de vente
myKomela propose une fonction d’aperçu rapide des documents de vente pour visualiser rapidement la mise en page et les informations d’un document de vente. Cela évite de devoir éditer le document en PDF pour contrôler la mise en page avant envoi au client. L’aperçu est jusqu’à 3x plus rapide que l’édition en PDF. Aperçu dans la fiche détaillée des documents Lorsque vous êtes dans la fiche détaillée d’un document de vente (devis, commandes, factures ou avoirs), plus besoin d’éditer le document en PDF pour vérifier si tout est ok. Vous pouvez dorénavant demander un aperçu depuis le bouton ACTIONS, option “Aperçu du document”. Le document s’affiche dans une popup dédiée qui permet de visualiser la mise en page et les informations du document. Le chargement est jusqu’à 3 fois plus rapide qu’une édition PDF. Si le document a plusieurs pages, vous pouvez passer d’une page à l’autre avec les boutons de navigation en bas de la popup d’aperçu. Mode aperçu des documents dans les listes Dans les listes (devis, commandes, factures et avoirs), vous pouvez également mettre en œuvre l’aperçu des documents de ventes. Pour cela, survolez le bouton d’état de la ligne concernée puis dans le menu contextuel qui s’affiche, sélectionnez “Aperçu”. La popup d’aperçu s’affiche et vous pouvez visualiser le document, sa mise en page et les informations correspondantes. L’avantage dans ce cas précis des listes, c’est de pouvoir visualiser le document sans devoir ouvrir la fiche détaillée du document. Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser les boutons de navigation en haut de la popup d’aperçu pour passer d’un document à l’autre de la liste. La navigation tient compte des filtres appliqués sur la liste. Vous gagnez ainsi beaucoup de temps pour contrôler vos documents ou rechercher une information particulière.
Paiement CB par mail des Factures clients
myKomela vous permet de faire payer vos clients en leurs envoyant un mail avec un lien de paiement CB (ou par Prélèvement SEPA). Le paiement des factures clients est facilité, vous relancez rapidement les factures impayées, vous améliorez votre trésorerie et diminuez votre encours d’impayés. C’est quoi Stripe ? Stripe est une solution de paiement en ligne très sécurisée, bon marché et facile d’utilisation. C’est une solution qui permet d’intégrer facilement des paiements en ligne dans un logiciel comme myKomela. Le principe est que Stripe s’occupe de toute la partie paiement et myKomela récupère les informations pour mettre à jour les encaissements. Les principales étapes de l’utilisation de Stripe dans myKomela sont les suivantes : 1 – vous créez un compte Stripe (une seule fois), vous définissez les modes de règlement souhaités (CB, Prélèvement SEPA, etc.), le compte bancaire de votre société pour recevoir les virements de Stripe (vos clients paient depuis Stripe, Stripe prélève une commission (en général 1,5% du montant + 0,25€ par transaction) puis vous transfère la différence sur votre compte bancaire). 2 – vous paramétrez les clés Stripe dans myKomela (une seule fois). 3 – depuis les factures myKomela, vous envoyez un mail au client avec un lien de paiement CB. 4 – le client reçoit le mail, clique sur lien dans le mail et saisie les informations de sa CB (ou de son RIB pour un prélèvement). 5 – A la validation du paiement, Stripe prévient myKomela qui valide l’encaissement automatiquement. 6 – Stripe transfère régulièrement les paiements reçus de votre compte Stripe vers votre compte bancaire. Stripe prend une commission de 1,5% du montant + 0,25€ par transaction (voir les tarifs de Stripe sur leur site : https://stripe.com/fr/pricing). Paramétrage du compte Stripe Pour permettre ces paiements CB des clients dans myKomela, il faut disposer d’un compte Stripe (https://stripe.com/fr) puis paramétrer Stripe dans myKomela. Quand vous avez créé votre compte Stripe, vous devez créer les clés API Stripe qui vont être utilisées dans myKomela. Dans l’Admin de votre compte Stripe : Paramétrage du compte Stripe dans myKomela Dans myKomela, affichez les « Paramètres Applicatifs » (icône roulette en haut à droite). Il faut disposer des droits Admin pour accéder à ces paramètres. Dans l’onglet « Paramètres Stripe – Paiement En Ligne », saisir les informations de clé secrète (accessible sur votre compte Stripe, voir ci-dessus). Vous pouvez saisir la clé secrète pour la Production (champ de saisie « Clé secrète ») et pour le mode Test (champ de saisie « Test »). Définir si vous êtes en mode « Test » (pour tester le bon fonctionnement de votre compte Stripe sans que le paiement soit effectif. Utilisez pour ça la CB fictive : 4242 4242 4242 4242 + date expiration > à la date du jour + CVV = 123) ou en mode « Production », les paiements seront effectifs. Cliquez sur le bouton « TESTER l’ACCÈS A L’API » pour vous assurer que le paramétrage entre myKomela et Stripe fonctionne bien. Si un message d’erreur s’affiche, ressaisir les clés Stripe. Cliquez sur le bouton « RÉGÉNÉRER LE WEBHOOK » pour créer automatiquement le Webhook Stripe qui signalera à myKomela le paiement effectif du client (il faut créer le webhook pour le mode test et pour le mode production). A ce moment là, myKomela enregistrera l’encaissement du client. Envoi du mail de paiement par CB Lorsque le paramétrage est effectif, vous pouvez donc envoyer des mails à vos clients pour régler leurs factures par CB (ou par prélèvement SEPA si vous avez paramétré ce mode de paiement sur votre compte Stripe). Allez dans la fiche détaillée de la facture concernée puis cliquez sur le bouton ACTIONS, option « Envoyer mail paiement CB ». La popup d’envoi des mails s’affiche mais avec un lien de paiement CB inséré dans le corps du mail. Vous pouvez modifier le texte si nécessaire (sans toucher à l’URL du lien de paiement CB). Cliquez sur VALIDER pour envoyer le mail avec le lien de paiement CB. La date d’envoi est mis à jour dans le détail de la facture. Vous pouvez retrouver l’historique de l’envoi du mail dans l’onglet ÉVÉNEMENTS. Lorsque votre client va cliquer sur ce lien, il va être rediriger sur une page de paiement CB. Votre client pourra choisir le mode de règlement souhaité (CB mais aussi SEPA ou autre en fonction des modes de règlements paramétrés sur votre compte Stripe). Si le règlement est réussi par le client, myKomela enregistre l’encaissement. Vous n’avez pas d’autres manipulations à faire. Tout est mis à jour automatiquement dans myKomela. Et vous recevrez rapidement le règlement sur votre compte bancaire paramétré dans votre compte Stripe.
Synchro WooCommerce en B2B
myKomela permet de paramétrer la synchronisation WooCommerce pour une utilisation B2B, c’est-à-dire proposer des tarifs et des conditions de vente en ligne personnalisées au client qui se connecte. Le principe est de paramétrer des tarifs spécifiques pour certains clients et qu’ils puissent faire leurs commandes en ligne avec leurs tarifs spécifiques, en se connectant au site eCommerce avec un mot de passe spécifique. Cette fonction permet notamment de facilité le réapprovisionnement de vos clients en ligne, sans devoir vous contacter en direct. Paramétrages préalables Dans WordPress/WooCommerce Pour mettre en œuvre cette gestion B2B avec WooCommerce, il faut d’abord mettre à jour dans les réglages de WooCommerce les paramètres de « Comptes & Confidentialités » (menu WordPress « WooCommerce/Réglages » puis onglet « Comptes & Confidentialités »). Les cases à cocher suivantes doivent absolument être cochées (comme indiqué dans la copie d’écran ci-après), notamment « Autoriser à créer un compte sur la page « Mon compte » » et « Lors de la création d’un compte, envoyer au nouvel utilisateur un lien pour définir son mot de passe ». Sans ces paramètres définis dans WooCommerce, la synchronisation du compte utilisateur B2B dans myKomela échouera. Dans myKomela, définir la Catégorie du Client myKomela Il faut également que votre Client myKomela est la Catégorie renseignée dans la fiche détaillée du client dans myKomela et que cette Catégorie est une Condition de Vente définie dans myKomela. C’est cette Catégorie qui va définir la tarification B2B appliquée au client sur le site eCommerce, mais également dans myKomela. Dans myKomela, des Conditions de Vente sur les Catégories Clients B2B Pour que la tarification B2B se mettent à jour sur le site eCommerce (et dans myKomela), il faut créer une Condition de Vente pour chaque Catégorie Client. Cette Condition de Vente doit être basée sur la Catégorie Client et pour tous les articles. Appliquer un pourcentage de remise. Pour l’instant, la gestion B2B est limitée à un pourcentage de remise sur l’ensemble des articles, pour une Catégorie Client particulière. Ouvrir l’accès B2B à un client myKomela Pour ouvrir l’accès B2B à un client myKomela : – afficher la fiche détaillée du client (menu Organisation/Client) – définir une Catégorie Client (liée à une condition de Vente correspondant à des tarifs pour ce type de client). – vérifier le contact principal du Client myKomela (c’est le mail du ce contact principal myKomela qui sera utilisé pour créer le compte B2B sur le site eCommerce). – sélectionnez dans la liste « eCommerce » l’option « Client B2B ». – forcer la synchronisation manuellement en sélectionnant l’option « Synchro. vers site eCommerce » du bouton ACTIONS. => si le mail de contact principal myKomela n’est pas déjà utilisé dans WordPress, un nouveau compte WordPress/WooCommerce est créé et un mail est envoyé au client pour qu’il définissent son mot de passe d’accès. => si le mail de ce contact principal myKomela est déjà utilisé par un compte WordPress/WooCommerce, myKomela va tenter de créer le lien entre le client myKomela et le compte WordPress/WooCommerce existant. Si tout se passe bien, le code du compte WordPress est affiché dans le « Code Externe » de myKomela. Le client aura alors un accès B2B au site eCommerce. Et pourra passer ses commandes en ligne aux conditions de tarifs personnalisées. Pour cela, il devra se connecter à votre site avec son mail principal et le mot de passe défini. A la validation de cette option B2B du client, myKomela crée automatiquement un compte sur le site eCommerce. Les informations de compte sont envoyées par mail au client (sur le mail du contact principal du client concerné). Définir les conditions de vente spécifique B2B aux clients Dans la fiche client, on détermine le tarif par défaut utilisé pour le client (option « Tarification » dans la fiche client). Il y a 2 possibilités : – soit le « Tarif public » (tarif par défaut de la boutique eCommerce qui ne nécessite pas de se connecter en B2B) – soit le « Tarif remisé » ou le « Tarif Préférentiel » (définit pour chaque article mais valable pour tous les clients qui ont cette tarification par défaut) Pour définir une tarification personnalisée différente de ces 3 tarifications par défaut, on peut paramétrer une condition de vente spécifique. Pour que cette tarification soit accessible depuis la gestion B2B, il faut définir une condition de vente sur les catégories de client. Dans l’onglet « Conditions de Vente » de la fiche détaillée du client, créez une nouvelle « Condition de Vente » (depuis le lien Ajouter). Dans la popup qui s’affiche, saisir un libellé pour la condition de vente, sélectionnez obligatoirement « Catégorie » (des clients). Par défaut, ça sélectionne la catégorie du client en cours. Définir sur quels articles la condition de vente va s’appliquer. On peut sélectionner « Tous les articles » mais aussi sélectionner que certains articles, en fonction du filtre sélectionné (Marque, Catégorie d’article, Groupe, etc.). La remise sera saisie sous forme de pourcentage (par exemple 20%). La synchronisation des tarifs liés à cette catégorie de client va être mise à jour automatiquement sur le site eCommerce. Si la synchronisation automatique n’est pas activée, il faut lancer la synchronisation manuellement, depuis le bouton ACTIONS, option « Synchro. vers site eCommerce ». Accès au site en mode B2B par le client Le client a reçu ses codes de connexion au site eCommerce par mail (mail envoyé par WooCommerce et demande de saisie d’un nouveau mot de passe, à conserver). Pour se connecter au site en mode B2B, il faut donc se rendre sur le site eCommerce puis se connecter au site. D’une manière général, il y a un bouton « Se connecter » sur le site eCommerce ou un icône utilisateur. Par exemple pour notre site de démo Fringue1 :
Paramétrer les codes TVA dans WooCommerce
Pour que la TVA soit prise en compte dans myKomela, vous devez paramètrer les codes de TVA correctement dans WooCommerce. Le bon paramétrage dans WooCommerce permettra à la synchronisation d’utiliser les bons taux de TVA et évitera les écarts de calculs entre myKomela et WooCommerce. Saisir les bons intitulés des codes TVA dans WooCommerce La priorité, c’est de saisir les bons intitulés des codes TVA dans WooCommerce. Se connecter à WordPress, allez dans le menu « Réglages » de WooCommerce puis l’onglet TVA. Les paramètres de la TVA s’affichent. Vous devez vous assurer que les 3 types de TVA attendus par myKomela sont bien définis : « Standard Rate », « Reduced Rate » et « Zero Rate ». Ils doivent absolument avoir ces intitulés en anglais avec l’orthographe exacte, à saisir ou modifier dans le champ « Classes additionnelles de TVA ». – La « Reduced Rate » correspond à la TVA à taux réduit (5,5% en France, 2,1% à La Réunion, etc.). – La « Standard Rate » correspond à la TVA à taux standard ou normale (20% en France, 8,5% à La Réunion, etc.). – La « Zero Rate » correspond à la TVA exonérée, à taux 0. Pour modifier un taux de TVA WooCommerce, cliquez sur le lien correspondant après l’option « Option de TVA ». Le détail de la TVA s’affiche. Vous pouvez alors saisir les différentes valeurs des taux de TVA en fonction de la localisation de votre boutique. En règle générale, les taux de TVA sont calculés à partir de la localisation de votre boutique. Si le client est localisé dans le même pays que votre boutique, c’est la TVA de votre pays qui s’applique, s’il est localisé en-dehors de votre pays, la TVA est Exo par défaut (export). Par exemple, pour La Réunion, la TVA Standard est à 8,5% mais est Exo en-dehors de la Réunion, même pour la France hexagonale. Le paramétrage est alors le suivant : myKomela utilise ces taux de TVA pour synchroniser correctement les produits dans WooCommerce et récupérer les commandes WooCommerce en utilisant les bons taux de TVA. Ce Paramétrage est donc essentiel pour gérer les bons taux de TVA entre myKomela et WooCommerce. Bien saisir les intitulés des code TVA dans WooCommerce avec l’orthographe exacte (indiquée ci-dessus).
Export détaillé des Contacts Clients
Vous pouvez avoir besoin de récupérer la liste de vos contacts clients (et prospects) pour réaliser des mailings avec des outils spécialisés (MailChimp, Brevo (ex SendInBlue), MailJet, etc.). Vous avez besoin de pouvoir générer rapidement un fichier au format Excel avec les informations de base de vos clients et prospects : nom, prénom, société, mail, téléphone, etc. Ce fichier Excel vous servira ensuite pour faire l’import des contacts dans votre outil de mailing, très rapidement. myKomela vous propose de générer ce fichier Excel en 2 clics. Et de disposer des données au bon format, simplement. La liste des Contacts Clients (et Prospects) myKomela vous propose une liste dédiée à ces exports. Elle est accessible depuis le menu Organisation/Contacts. Vous obtenez directement la liste de tous vos contacts clients et prospects actifs. Pour obtenir votre fichier Excel, survolez l’icône d’impression et sélectionnez l’édition « Liste des Contacts Clients ». La popup d’impression s’affiche. Sélectionnez le format Excel puis cliquez sur le bouton IMPRIMER. Le fichier Excel est généré dans votre navigateur. Vous pouvez l’ouvrir dans Excel ou dans LibreOffice. Les données indispensable de vos clients et prospects sont bien structurées dans des colonnes séparées. Vous pouvez ensuite reformater votre fichier Excel comme vous le souhaitez et éventuellement utiliser les fonctions d’export d’Excel pour générer la liste dans un format différent, notamment CSV, très utilisé par certains outils de mailing. Filtrer la liste avant de l’exporter Le bouton « Recherche Avancée » vous permet d’appliquer des filtres sur votre liste des contacts clients et prospects et donc de limiter les contacts exportés. vous pouvez notamment filtrer sur les types de Contacts (Prospects, Clients, Annulés, etc.). Afficher tous vos Contacts quand la liste a plus de 1000 lignes myKomela limite par défaut le nombre de lignes affichées dans les listes, pour optimiser les performances d’affichage. Lors de l’export d’une liste de contacts, si vous avez plus de 1000 contacts à exporter, vous devez indiquer à myKomela d’afficher tous les Contacts, au-delà des 1000 premiers. Pour cela, cliquez sur le bouton « Tout afficher » en haut de la liste (si nécessaire).
Analyse des marges
myKomela vous permet de paramétrer les éléments de calcul des marges articles puis d’analyser ces marges aussi bien au niveau des lignes articles des documents de vente que pour la marge globale d’un document de vente (devis, commande ou facture). Vous pouvez également analyser les marges par article, par vendeur, par client, etc. Comment ça marche ? C’est parti pour vous expliquer comment préparer le calcul des marges et ensuite analyser ces marges, en temps réel face à vos clients ou avec du recul sur tous vos éléments de vente. C’est quoi la marge ? La définition de la marge, c’est le pourcentage du bénéfice brut que vous faites entre les coût d’achat + frais d’approche (le prix de revient) et le tarif de vente à vos clients. Différents paramètres vont influencer le calcul de cette marge. D’abord le prix d’achat de vos articles, influencé par le prix proposer par vos fournisseurs (ce prix peut évoluer dans le temps), les frais d’approche (livraison, frais d’entrée en stock, taxes diverses, etc.). A partir de ces prix d’achat et ces frais d’approche, on calcule le prix de revient. L’une des problématiques est que vous pouvez avoir en stock un même article dont une partie du stock a été acheté à un tarif et avec des frais d’approche donnés et une autre partie du stock de cet article acheté à d’autres conditions. Ce prix a pu évolué ou vos différents fournisseurs proposent des prix différents. Les frais d’approche entre 2 achats ont pu évolué, etc. Pour palier ce problème de différence de prix de revient pour un même article et facilité la gestion, myKomela intègre la notion de PUMP (Prix Unitaire Moyen Pondéré). Cette notion permet de disposer d’un indicateur unique pour calculer la marge et simplifie la gestion. Cela évite de devoir calculer la marge en fonction du prix de revient de chaque article réceptionné. Préparer le calcul des marges Pour calculer et analyser vos marges, vous devez tout d’abord saisir les informations de tarifs et de prix de revient dans toutes vos fiches articles. En fait, ce prix de revient et le PUMP lié, est calculé automatiquement par myKomela dans la gestion des achats fournisseurs et des réceptions liées. Lorsque vous saisissez vos achats fournisseurs dans myKomela, vous indiquez pour un fournisseur donné le prix d’achat de chaque article pour une commande donnée. A la réception, vous indiquez les frais d’approche engagés (livraison, taxes, etc.). Ces frais peuvent être saisie en valeur ou en pourcentage du prix de revient (pour faciliter les calculs). A la validation de la réception, le prix de revient est calculé automatiquement par myKomela pour chaque article de la réception et le PUMP est recalculé automatiquement également. A partir de ces éléments, vous avez donc la base du calcul de vos marges : le PUMP par article. NOTA : si vous ne gérez pas les achats et réceptions dans myKomela (ce que nous vous déconseillons), vous pouvez malgré tout calculer ce PUMP en saisissant directement dans la fiche de chaque article le prix d’achat moyen, les frais d’approche et le prix de revient. Dans ce cas, le PUMP est égal au Prix de revient. L’autre paramètre qui va être essentiel pour le calcul de vos marges, c’est bien sûr le tarif de vente de vos articles. Dans myKomela, vous pouvez définir 3 tarifs principaux pour chaque article, ce qui permet de déterminer les marges par défaut pour chacun de ces tarifs (Tarifs de vente – PUMP). Vous pouvez également définir des Conditions de vente spécifiques par article (promos, etc.) ou par client. Ces conditions de ventes ont un impact sur la marge, puisqu’elles peuvent modifier le tarif de vente aux clients et souvent à la baisse. Lors des ventes aux clients, vous avez également la possibilité d’appliquer des remises par article ce qui a un impact bien sûr sur vos marges. Pour éviter d’appliquer des remises trop importantes, myKomela vous propose la notion de « Prix minimum » que vous pouvez renseigner dans chaque fiche article. Ce prix minimum empêche de vendre aux clients en dessous de ce prix minimum (vous aurez une alerte lors de la vente) et préserve ainsi des marges minimums. NOTA : lors de la détermination des tarifs de vente de vos articles, vous devez vous assurer de fixer ces tarifs pour réaliser une marge suffisante et optimum. myKomela vous fournit des outils pour calculer facilement vos tarifs de vente en fonction de vos prix de revient et/ou de vos PUMP pour éviter de vendre à perte ou de vendre avec une marge trop basse (lien vers l’aide en ligne pour le calcul de vos tarifs clients). Analyser vos marges en temps réel dans vos documents de vente (devis, commandes, factures) Lorsque vous réalisez vos documents de vente pour vos clients, il est important que vous puissiez identifier immédiatement vos marges et l’impact d’éventuelles remises sur ces marges. myKomela vous fournit des informations en temps réel lors de la saisie de vos devis, commandes et factures. Vous pouvez ainsi ajuster en temps réel vos remises éventuelles et analyser l’impact sur la marge par article et par vente. Par exemple, dans les factures, pour chaque ligne d’article, myKomela vous indique instantanément le pourcentage de marge en fonction du tarif appliqué. Le lien « Masquer Infos » vous permet de masquer/afficher cette information de marge si vous ne voulez pas que votre client la voit à l’écran. Vous pouvez également analyser en temps réel la marge pour la facture complète et visualiser la marge moyenne effectuée habituellement pour le client concerné. Depuis le détail de votre facture, cliquez sur le bouton ACTIONS puis sélectionnez l’option « Analyser la marge ». Dans la popup qui s’affiche, plusieurs informations vous sont fournies pour analyser en détail votre marge: – la marge totale pour la facture, – la marge moyenne réalisée avec ce client, – la marge moyenne de l’ensemble de vos ventes pour les 2 dernières années, – le récapitulatif des coûts et tarifs par articles de la facture. Ces informations peuvent
La gestion des cartes de fidélité client
myKomela propose une gestion des cartes de fidélité client par point. Le principe est que chaque vente à un client (chaque ticket de caisse et chaque facture client) génère des points (par exemple 1€ de vente génère 1 point). Ensuite, un certain nombre de points génère 1€ de réduction. A chaque vente pour un client, les points s’accumulent. Lors d’une vente, le client peut utiliser ses points gagnés pour payer ses achats, à hauteur du nombre de points cumulés et bien sûr au max du montant du ticket de caisse sur lequel appliquer la réduction. Différents paramètres permettent de régler la valeur d’un point et le nombre de points pour 1€ de réduction. Activation de la gestion des cartes de fidélité L’activation des cartes de fidélité se fait à partir des Paramètres Applicatifs (icône roue crantée en haut à droite). Aller dans l’onglet « Valeur par défaut » et activer la gestion des cartes de fidélité en cochant l’option « Gérer les cartes de fidélité clients ». myKomela ne gère que les cartes de fidélité par points. D’autres types de gestions seront ajoutées ultérieurement. A partir de cette option, d’autres paramètres généraux peuvent être définis : Cliquez sur le bouton VALIDATION pour enregistrer la configuration des cartes de fidélité. Lors de la création d’une nouvelle Carte de Fidélité, les paramètres en cours sont appliquées à la nouvelle carte. Lors de la modification des paramètres, les cartes de fidélité déjà existantes ne sont pas impactées par ces modifications. Seules les nouvelles cartes sont impactées. Pour mettre à jour les cartes existantes actives avec les nouveaux paramètres, cliquez sur l’icône double flèches à droite de « Par points ». Un message de validation s’affiche pour permettre l’application des nouveaux paramètres aux cartes actives existantes. Création d’une carte de fidélité client Il est possible d’activer la carte fidélité d’un client, soit depuis la fiche détaillée du client, soit depuis un ticket de caisse affecté au client. Créer la carte de fidélité depuis la fiche client Allez dans la liste des clients (menu Organisation/Client) puis recherchez le client considéré. Dans la fiche détaillée du client, un nouvel onglet est présent lorsque la gestion des Cartes de fidélité est activée. Vous pouvez alors ajouter une carte de fidélité au client en cliquant sur le lien « Ajouter ». La création de la carte de fidélité se fait aux conditions définies dans les « Paramètres Applicatifs » (voir ci-dessus). Vous pouvez faire évoluer ces conditions, mais elles ne seront valables que pour les nouvelles cartes. Les cartes existantes garderont les conditions définies lors de leur création. Un client ne peut avoir qu’une seule carte de fidélité active. Mais vous pouvez désactiver une carte et en créer alors une nouvelle, aux conditions du moment définies dans les « Paramètres Applicatifs ». Lors de l’ajout d’une carte de fidélité, une popup s’ouvre avec le rappel des conditions de fidélité. Un numéro de carte de fidélité est créée automatiquement par myKomela. Ce numéro de carte pourra être utilisé pour rechercher le client. Le format peut être modifier depuis la gestion des chronos (menu Organisation/Société, onglet Chronos). Le code de la carte généré automatiquement peut être modifié manuellement directement dans la popup de la carte fidélité. Des points de bienvenue sont ajoutés automatiquement si ce paramètre a été configuré. Vous pouvez les supprimer en cliquant sur l’icône Corbeille. Vous pouvez modifier ce nombre de points de bienvenue en cliquant sur le libellé « Points de bienvenu » et saisir le montant souhaité dans la popup qui s’affiche. Vous pouvez également ajouter des points en cliquant sur le lien « Ajouter des points ». Une popup s’affiche dans laquelle vous saisissez les points à ajouter à la carte de fidélité du client (donc points ajouter sans qu’il y ait eu d’achats liés au client). Le bouton « CALCULER LES POINTS » permet de calculer les points à partir de l’historique des factures et tickets de caisse du client des derniers mois. Lors du clic sur ce bouton, une popup s’affiche et vous permet de moduler l’ancienneté de calcul des points de fidélité. Vous sélectionnez la période sur laquelle vous voulez recalculer les points de fidélité du client puis cliquez sur le bouton VALIDER. L’historique des achats précédents du client se met à jour dans la popup de la carte de fidélité. Cela permet de mettre à jour les points de fidélité disponibles pour le client pour ses futurs achats. Le total des points disponibles est alors calculé et affiché. En cliquant sur le bouton VALIDER, la carte de fidélité du client concerné est activée et disponible pour appliquer des réductions sur les futurs achats du client. La carte de fidélité apparaît alors dans l’onglet correspondant de la fiche client. Vous pouvez éditer ou envoyer par mail la carte de fidélité au client en cliquant sur l’icône correspondant dans la liste des cartes de fidélité. Sélectionnez l’option souhaitée puis pour les envois mails, saisir un message pour le client (le message par défaut du mail se paramètre dans la fiche société (menu Organisation/Société, onglet Commentaires & Textes Mails)). Si vous avez sélectionné l’édition, un PDF est généré. L’édition peut être personnalisée à partir du modèle d’impression des Cartes de fidélité accessible dans la fiche Société (menu Organisation/Société, Modèles d’impression). Le code barre généré est au format EAN128 et peut-être scanné par les douchettes standards. Créer la carte de fidélité depuis un ticket de caisse Dans la majeur partie des cas, vous activez les cartes de fidélité en direct avec le client, lors d’un achat d’un client. Vous êtes donc souvent en train de sélectionner les articles pour constituer son ticket de caisse. myKomela vous permet de créer le client depuis l’interface du ticket de caisse et également d’activer sa carte de fidélité, sans quitter cette interface. Il suffit de rattacher un client au ticket en cliquant sur le bouton CLIENT. Dans la popup qui s’ouvre, rechercher le client existant ou cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle fiche client. Lorsque vous demandez l’ajout d’un nouveau client (de type société ou particulier), une popup s’ouvre pour saisir les informations du
