myKomela offre une fonction de regroupements des articles dans les documents de vente et d’achat. Cette fonction consiste à présenter les articles sous forme de regroupements. Ces regroupements vous permettent de structurer vos offres et tous vos documents de vente et d’achat, mais aussi de gérer des options sur ces regroupements (afficher uniquement le sous-total, pas le détail des tarifs, etc.). Par défaut, les ajouts d’articles dans les documents de vente et d’achat se font dans un regroupement par défaut, sans libellé. Ce qui permet d’avoir une liste d’articles simple, classique et sans faire ressortir le regroupement, comme montré ci-après. Dans l’édition, cette liste par défaut affiche la liste des articles du document, dans l’ordre des ajouts d’articles dans la liste, sans qu’il y ait de différentiation. Pour activer les regroupements d’article, on utilise l’icône d’affectation aux Regroupements ligne par ligne, article par article, pour affecter les articles aux Regroupements souhaités. La case à cocher, à gauche du libellé du regroupement, permet d’indiquer sur quel regroupement sont affectés les nouveaux ajouts d’articles. Après avoir affecté tous les articles liés au regroupement « Travaux », les articles se retrouvent répartis entre le regroupement « Matériel » et le regroupement « Travaux ». Chaque regroupement permet d’afficher les sous-totaux des articles regroupés. Dans l’édition correspondante, les regroupements permettent de faire ressortir les groupes d’articles et rendent l’organisation et la lecture du document beaucoup plus efficace. Au-delà d’une meilleure organisation des articles avec les regroupements, il est également possible de définir des options autour des regroupements, notamment n’afficher que les totaux, masquer le détail des articles, masquer les tarifs des articles, etc. Ces options de regroupement permettent de gérer plusieurs types d’affichage et différents modes d’éditions pour transmettre aux clients. Par exemple, pour simuler des nomenclatures en affichant un regroupement équivalent à un article constitué de plusieurs autres articles, sans que le détail des articles liés soit visibles, mais avec la gestion des stocks des articles du regroupement activée.
Transformer une commande en facture
Pour transformer une commande en facture, se rendre dans le détail de la commande et cliquer sur le bouton (vert) « FACTURER ». Ou sélectionner l’option « Facturer » depuis le bouton « ACTIONS ». Cette option n’est plus accessible pour les commandes clôturées (entièrement facturées) ou annulées. Une popup de facturation s’affiche qui vous permet soit de valider la totalité de la commande en facture soit d’indiquer une facturation partielle en saisissant un montant ou un pourcentage partiel sur le total de la commande ou ligne par ligne. Lorsque vous validez, la commande est transformée en facture. Vous pouvez bien sûr modifier les informations de cette facture, ajouter des articles, modifier les montants et les quantités. Si vous avez généré une facturation partielle depuis la commande, la commande est indiquée comme « F. PARTIELLE » (et n’est donc pas clôturée). Vous pouvez à nouveau générer une nouvelle facturation depuis la même commande et suivre la même procédure que pour la 1ère facturation. Pour faciliter la procédure, vous pouvez demander la facturation d’une commande depuis la liste des commandes en utilisant le menu contextuel qui s’affiche lorsque la souris survol le bouton « Etat » d’une ligne.
Enregistrer un encaissement client
myKomela permet de suivre les encaissements des clients sur les factures validées (ou à partir d’un acompte d’une commande).
Créer une facture client
La création des factures peut se faire de différentes manières. Soit en transformant une commande en facture, soit en dupliquant une facture existante, soit en créant de zéro une facture.
Créer un nouveau devis
myKomela vous permet de créer rapidement et simplement des devis. Vous pouvez renseigner les informations du client, la liste des articles et prestations proposés. La TVA est calculée automatiquement, les éditions sont personnalisables, le devis peut être transformé automatiquement en commande ou facture. Les stocks peuvent être suvis automatiquement en fonction des ventes et des achats. Vous pouvez visionner la vidéo ci-après pour suivre en moins de 3mn la procédure de création d’un nouveau devis.
Comment créer un article à partir d’une vente ou d’un achat
Créer un article : En passant par l’accès rapide : En passant par le menu : Sélectionner le menu Puis cliquer sur le bouton Pour modifier un article: Sélectionner le menu Puis cliquez sur le bouton de l’article à modifier Informations générales de l’article : Code [Alphanumérique | Obligatoire] : identification courte et unique d’un article, sa saisie peut-être : soit « automatique », il sera généré lors du premier enregistrement selon le paramétrage défini (voir « Comment paramétrer les codes automatiques ») soit « manuelle », avec toutefois un contrôle d’unicité lors de l’enregistrement Libellé [Alphanumérique] : description longue de l’article Ean code [Numérique] : code barre de l’article qui pourra être un argument de recherche dans vos différents flux Caractéristiques [Alphanumérique] : résumé non exhaustif de l’article Est Géré en Stock [Case à cocher] : gestion de l’article en stock ou pas Unité Principale [Liste de choix] : unité principale de stockage Groupe [Liste de choix] : premier niveau de regroupement de l’article Famille [Liste de choix] : second niveau de regroupement de l’article Sous Famille [Liste de choix] : troisième niveau de regroupement de l’article (accessible dans les données complémentaires) Catégorie [Liste de choix] : permet de catégoriser l’article (accessible dans les données complémentaires) Marque [Liste de choix] : permet d’associer une marque à l’article (accessible dans les données complémentaires) Modèle/Gamme [Liste de choix] : permet d’attribuer un modèle ou une gamme à l’article (accessible dans les données complémentaires) Informations sur la tarification de l’article : Prix HT / Tarif 1 | Tarif 2 | Tarif 3 [Monétaire] : tarif de vente Hors Taxe de l’article (possibilité de paramétrer 3 tarifs par article) Code TVA [Liste de choix] : taux de TVA applicable à l’article (le changement de ce taux re-calcul automatiquement les tarifs TTC de l’article) Prix TTC / Tarif 1 | Tarif 2 | Tarif 3 [Monétaire] : tarif de vente Toutes Taxes Comprises de l’article (possibilité de paramétrer 3 tarifs par article) Écotaxe [Liste de choix] : taxe qui s’applique en vertu du principe pollueur-payeur aux actions générant des dommages environnementaux PV TTC Mini [Monétaire] : prix de vente minimum de l’article Prix d’achat [Monétaire] : prix d’achat de l’article Coeff. [Numérique] : coefficient d’approche qui s’applique sur le prix d’achat pour former le prix de revient lors du 1er inventaire Frais [Monétaire]: frais unitaire qui viendra s’ajouter au prix de revient de l’article Prix de revient [Monétaire]: peut-être soit saisi manuellement, soit calculé par en renseignant le prix d’achat, le coefficient d’approche ou les frais
Consulter le prix de revient d’un article
En passant par la liste des articles : Sélectionner le menu « Organisation / Article » Rechercher l’article concerné (voir « Comment effectuer une recherche ») Cliquer sur le bouton de l’article à consulter Le prix de revient ainsi que son calcul est consultable dans la rubrique « Prix d’achat / Vente » En passant par les stocks : Sélectionner le menu « Logistique/ Stock » Rechercher l’article concerné (voir « Comment effectuer une recherche ») Cliquer sur le bouton de l’article à consulter Le prix de revient est affiché sur chaque mouvement de stock dans la colonne « Pump »
Consulter / modifier le PUMP d’un article
Le prix moyen pondéré (PUMP) est une méthode de valorisation des stocks qui sert à des opérations comptables et correspond à la valeur moyenne de chaque unité du stock actuel. Le stock est évalué par rapport au prix de réception moyen. Le prix moyen pondéré est mis à jour pour chaque nouvelle réception. Pour calculer la valeur de stock d’un article, la méthode de valorisation des stocks PUMP utilise tous les types de transactions suivants : Achat (voir Créer / modifier une commande d’achat) Entrée de stock (bientôt disponible dans myKomela) Correction de stock par inventaire (bientôt disponible dans myKomela) Lorsque les marchandises sont reçues à la suite d’un mouvement, le prix de réception (voir Réceptionner une commande d’achat) est utilisé pour mettre à jour la valeur du prix moyen pondéré. Le prix moyen pondéré est calculé selon la formule suivante : (Stock Avant * Ancien Pump) + (Quantité mouvement * Prix du mouvement ) / (Stock Avant + Quantité mouvement) Sauf si Stock Avant est négatif ou nul alors PUMP = Prix du mouvementPrix du mouvement = prix d’achat + coefficient d’approche Il existe deux méthodes pour modifier le PUMP d’un article : Saisir d’une nouvelle réception (voir Réceptionner une commande d’achat) Forcer le PUMP : Se positionner sur l’article (voir Créer / modifier un article) Cliquer sur le bouton « FORCER PUMP » du paragraphe « Prix Achat /Vente » Renseigner les informations suivantes et valider : Afin de comprendre l’évolution du Pump, il est possible de consulter l’historique / évolution du PUMP d’un article : Se positionner sur l’article (voir Créer / modifier un article) Dans le paragraphe « Prix Achat /Vente » cliquer sur le bouton L’évolution du PUMP est consultable :
Données complémentaires des articles
myKomela permet de personnaliser des données complémentaires pour les articles. Cette fonction vous permet de paramétrer jusqu’à 10 données en plus des informations existantes dans la fiche article myKomela. Par exemple, pour des articles correspondant à différents modèles d’ordinateur, un revendeur informatique pourra paramétrer des données complémentaires de la fiche article myKomela comme le processeur, la quantité de RAM, la capacité du disque dur, etc. Les possibilités sont infinies. Pour paramétrer ces données complémentaires, allez dans la configuration de la société (depuis le menu « Organisation/Société »). Dans l’onglet « Personnalisation », vous allez pouvoir paramétrer des données complémentaires pour les articles. Cette personnalisation peut être paramétrée pour chaque catégorie d’article. Vous pouvez donc paramétrer autant de données complémentaires qu’il y a de catégories. Par exemple, pour la catégorie « PC et Portables », vous paramétrez des données complémentaires pour décrire les caractéristiques spécifiques aux PC et Portables. Pour la catégorie « Imprimantes », vous paramétrez des données complémentaires aux imprimantes. Etc. Lorsque vous ajoutez une personnalisation, vous devez donner un nom à votre personnalisation, indiquer la ou les catégories d’article qui seront concernées et décrire les données personnalisées (10 maximums). Lorsque vous allez dans la fiche détail d’un article, la sélection de la catégorie pour l’article détermine quelle personnalisation est utilisée : aucune si pas de personnalisation pour la catégorie ou celle paramétrée pour la catégorie considérée. Par exemple, j’ai un article « PC Dell », je renseigne les données complémentaires dans le nouveau formulaire qui s’affiche à la place des « Caractéristiques ». Lorsque vous éditez la fiche article, les nouvelles données liées à la personnalisation sont éditées. Dans la liste des recherches des articles et dans les recherches dynamiques pour les devis, commandes, factures, etc., vous pourrez saisir des mots clés correspondants aux données saisies dans ces personnalisations.
Les conditions d’achat d’un article
myKomela vous permet de gérer les conditions d’achat d’un article, notamment pour la gestion des approvisionnements auprès de vos fournisseurs. Ces conditions d’achat vous permettent de connaître les conditions de prix appliquées par fournisseur pour un article donné. Vous pourrez identifier des conditions d’achat par unité de vente (packaging), pour un fournisseur. Dans la fiche article, vous pouvez accéder à l’onglet « Conditions d’achat » qui liste les conditions d’achat pour l’article. Ces conditions d’achat sont mises à jour automatiquement à chaque validation d’une commande d’achat qui intègre l’article. Les conditions d’achats sont alors mises à jour avec le fournisseur, l’unité et le prix d’achat validés dans la commande d’achat. Vous pouvez également créer directement une condition d’achat en cliquant sur le lien « Ajouter ». Pour sélectionner le fournisseur, commencez à saisir les 3 premières lettres de son nom, la recherche dynamique est activée et vous permet de sélectionner simplement le fournisseur considéré pour cette condition d’achat pour l’article considéré. La référence correspond à la référence fournisseur pour l’article. La conversion permet de convertir la quantité de l’unité de cette condition d’achat rapportée à l’unité par défaut de l’article (par exemple, si votre condition d’achat concerne une unité « carton de 4 », la conversion sera de 0,25 pour revenir à l’unité par défaut 1). La condition d’achat « Principale » permet de définir le fournisseur et le prix d’achat par défaut utilisés lors de la réappro de l’article depuis la liste stock (menu « Logistique/Stock »).
