Vous pouvez envoyer par mail vos documents de ventes (devis, commandes, factures) directement depuis myKomela. Cela vous permet une procédure plus simple et plus rapide mais également de mieux suivre vos envois à vos clients dans myKomela. Par défaut, myKomela utilise une adresse par défaut d’envoi des mails : no-reply@mykomela.com. Pour personnaliser vos envois de mail, vous pouvez paramétrer votre propre email pour les envois. Vos clients recevront donc vos mails avec votre propre adresse mail. Vous pouvez choisir d’avoir un mail d’envoi général qui sera le même pour tous les utilisateurs myKomela ou de personnaliser le mail d’envoi par utilisateur. Les utilisateurs qui n’auront pas de mail personnalisé utiliseront le mail d’envoi général. Vous pouvez également paramétrer les textes par défaut des mails envoyés, en fonction du type de document concerné (Devis, Commandes, Factures, etc.). La procédure de paramétrage pour le mail général est accessible depuis les paramètres applicatifs. => dans le menu principal, cliquez sur Paramètres applicatifs (icône ”Roulette crantée” en haut à droite. Attention ! Vous devez être connecté avec un compte administrateur) : => dans la popup des Paramètres Applicatifs, allez dans l’onglet « Paramètres Envoi Des Emails » (vous devez avoir les droits administrateur myKomela pour accéder à ce paramètre). Par défaut, c’est le mail générique no-reply@mykomela.com qui est paramétré. Par contre, vos clients peuvent ne pas identifier ce mail et rejeter vos envois. Donc nous vous conseillons fortement de paramétrer vos propres mails. La procédure de paramétrage pour la personnalisation par utilisateur est accessible depuis la fiche Utilisateur : =>  dans le menu principal, cliquez sur Utilisateur/acteur (icône ”Utilisateur » en haut à droite). Dans la popup Utilisateur/acteur qui s’affiche, cliquer sur l’onglet « PARAMÈTRES ENVOI DES EMAILS » Le paramétrage se fait ensuite de la même manière en suivant la procédure ci-après. Paramétrage du mail (général ou personnalisé par utilisateur) Il y a alors 3 cas (3 onglets) : Pour le 1er cas : Configuration compte mail (dit SMTP) => Saisissez les nouveaux paramètres et valider. Les paramètres à saisir sont les suivants (dépendent bien sûr des paramètres de votre fournisseur de service Email, à voir avec votre administrateur) :1) Notez l’adresse mail que vous souhaitez utiliser pour vos envois> l’idéal est de mettre en place une nouvelle adresse dédiée à cette fonction ( Ex: contact@societe.com ou mykomela@societe.com)> les réponses de vos clients se feront à cette adresse et vous pourrez lire et répondre aux mailsreçus. 2) Notez ici le mot de passe de l’adresse mail défini dans votre gestionnaire mail. 3) Ici vous noterez le serveur “smpt” à interroger, ces informations seront à récupérer chez votre fournisseur internetEx: vous êtes chez:Orange/wanadoo : smtp.orange.fr / Port 25 ou 465 / SSLSfr : smtp.sfr.fr / Port 465 / SSLHotmail : smtp.live.com / Port 25 ou 465 / SSLOutlook smtp.office365.com / Port 587 / TLSYahoo : smtp.mail.yahoo.fr / Port 25 ou 465 / SSLOVH : ssl0.ovh.net / Port 465 / SSL (ou Port 587 / TLS) 4) Port et protocole de connexion> Notez le Port de sortie de votre hébergeur dans la case correspondante> Choisissez le type de connexion ( Normal/SSL/TLS): cette information est donnée par votre hébergeur sinon privilégiez le SSL qui est plus sécurisé.> il peut arriver que le SSL ne fonctionne pas, il faut alors paramétrer le TLS. Ou inversement. 5) Testez la connexion Vous pouvez faire un test de connexion et vous assurer que cela fonctionne bien ou au besoin corriger et retester jusqu’au bon fonctionnement. Pour le 2ème cas : Utilisation compte Gmail myKomela va vous permettre d’avertir Google que vous souhaitez utiliser l’envoi de mail avec votre compte Google Gmail depuis l’application myKomela Cloud. Vous allez donc devoir suivre la procédure Google pour valider cette demande. => cliquer sur le bouton « Utiliser mon compte Gmail ». Une nouvelle fenêtre du navigateur s’ouvre et affiche la liste de vos comptes Gmail. => cliquez sur le compte Gmail que vous voulez utiliser. Une nouvelle popup s’affiche pour accorder l’autorisation à myKomela Cloud d’utiliser votre compte Gmail. => cliquer sur Autoriser pour permettre que Google autorise myKomela Cloud à utiliser votre mail Gmail pour l’envoi des mails. => une dernière fenêtre s’affiche avec la liste des autorisations données à myKomela Cloud. => cliquez à nouveau sur Autoriser. => le paramétrage est terminé. Une popup vous indique que le paramétrage de l’authentification avec Google a été accepté. Vous pouvez envoyer des mails depuis myKomela avec votre compte Google Gmail. Vous avez la possibilité à tout moment de révoquer cette autorisation en cliquant sur le bouton « Révoquer l’accès Gmail ». ATTENTION ! Depuis mars 2022, Google a intensifié ses contrôles sur le paramétrage SPF des envois de mail. Si vous utilisez Gmail pour envoyer vos mails depuis un autre nom de domaine (par exemple mykomela.com), vous devez vous assurer que vos paramétrages SPF sont correctement paramétrés, sinon vous risquez d’avoir des alertes spams/spf sur vos envois, ainsi que vos clients à qui vous adressez les mails. Pour le 3ème cas : Utilisation compte Microsoft Outlook/Office365 Pour ce cas, le paramétrage est exactement le même que pour Gmail mais avec les écrans de validation propre à Microsoft. Se reporter à la procédure ci-dessus Gmail pour valider votre compte Office365. Dans les 3 cas de figure, vous validez ensuite ces paramètres et pouvez maintenant envoyer vos documents avec la nouvelle adresse mail que vous avez paramétré. Paramétrage des textes par défaut des mails envoyés Le paramétrage des textes par défaut des mails se définit depuis la page détail Société (menu Organisation/Société, onglet « Commentaires & Envoi Mail »). L’icône Commentaires permet de définir les commentaires par défaut et par type de document. L’icône « Email « Crayon » permet de définir les textes par défaut des mails par type de document. Lors du clic sur l’icône « Crayon » d’un type de document, une popup permet de saisir le texte qui sera utilisé par défaut pour l’envoi des mails du type de document concerné (le texte pourra être modifié au cas par cas au moment de la demande d’envoi). Le texte peut être saisie librement. Une barre d’icônes « classique » permet de formater le texte si nécessaire.

A réception de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe, plusieurs opérations vous seront demandées. Personnalisation de votre mot de passe : cliquez sur l’icône Utilisateurs/Acteurs en haut à droite dans la barre de navigation de myKomela. Dans la popup qui s’affiche, saisir les informations correspondantes puis cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer vos saisies.

myKomela permet de paramétrer simplement les impressions utilisées pour les devis, commandes, factures, etc. Par défaut, le même modèle est utilisé pour l’ensemble des impressions de types ventes et achats. Cette impression est appelée « Modèle par défaut ». Il est toutefois possible de définir plusieurs modèles d’impression qui pourront être utilisées en fonction du contexte (option à activer avec le support myKomela). Par exemple un modèle pour les devis, un modèle pour les factures, etc. Pour accéder au paramétrage des modèles d’impression, aller dans le menu « Organisation/Société ». Sélectionner la société souhaitée (en générale, il n’y a qu’une seule société dans la liste). Dans la fiche de description de votre société, la partie « MODÈLES D’IMPRESSION » est accessible en haut à droite : Pour paramétrer le modèle d’impression, cliquer sur le lien souhaité dans la liste des modèles (par défaut, il n’y a qu’un seul modèle dénommé « Impression Standard »). Pour créer un nouveau modèle, cliquer sur le lien « Ajouter ». La popup de paramétrage des impressions s’affiche : Vous pouvez : activer/désactiver le modèle modifier le libellé du modèle, personnaliser l’entête et le pied de page, sélectionner une image à utiliser comme fond de page, définir les marges haute et basse, définir les couleurs des entête/pied, cadres et textes, définir différents paramètres qui apparaîtront ou pas dans l’impression. Vous pouvez personnaliser l’entête et le pied de votre modèle en sélectionnant l’option souhaitée dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez « Personnalisé », vous pouvez définir vous-même les informations qui s’affichent : Vous pouvez définir : le nombre de colonnes de votre entête (ou pied de page), le type de chaque colonne (logo, adresse, texte personnalisé, etc.). Si vous sélectionnez « Texte personnalisé », vous pouvez alors saisir un texte libre et définir les caractéristiques du texte (police, taille, graisse, etc.). Vous pouvez également paramétrer les Conditions Générales de Ventes qui seront imprimées en même temps que vos documents. Allez dans l’onglet « CGVU » et sélectionnez votre documents PDF correspondant à vos CGVU. Si vous limitez ces CGVU à une page, vous pourrez l’imprimer systématiquement au verso de vos documents de ventes. Lorsque vous avez défini plusieurs modèles d’impression, la popup « Imprimer » dans vos documents affiche une liste de sélection complémentaire pour vous permettre de sélectionner le modèle d’impression pour votre document en cours. Vous pouvez également choisir d’imprimer (ou pas) vos CGVU. Pour automatiser la sélection des modèles d’impression, vous pouvez définir les modèles d’impression utilisés par défaut par Agence/Utilisateur. Allez dans le menu « Organisation/Société ». Sélectionnez votre société. Sélectionnez le détail d’une de vos agences dans l’onglet « Société ». Dans la popup qui s’affiche, vous pouvez sélectionner le modèle d’impression sélectionné par défaut pour tous les utilisateurs définis sur cette agence.

Vous pouvez paramétrer les comptes bancaires de votre société. Ce paramétrage vous permettra notamment d’afficher l’IBAN dans les conditions de règlement de vos documents de vente. Pour accéder au paramétrage des comptes bancaires, sélectionnez l’option « Société » dans le menu « Organisation ». Sélectionner ensuite votre société dans la liste. La fiche détaillée de votre société s’affiche. Vous positionner sur l’onglet « Banque ». Vous pouvez soit ajouter un nouveau compte bancaire (lien « Ajouter » à droite des titres de colonne) soit modifier l’un des compte bancaire existant. La popup de création et de modification des comptes bancaires vous permet de saisir le libellé de votre compte, la banque, le code BIC et l’IBAN correspondant. L’option « Principal » permet de définir le compte comme compte principal. C’est ce compte principal qui sera affiché automatiquement dans les conditions de règlement de vos documents de vente. Par exemple sur une facture :

myKomela intègre une gestion des chronos de vos pièces commerciales. Les chronos correspondent aux numéros de pièce. Chaque pièce commerciale générée (devis, commande, facture, avoir, recette, dépense, achat, etc.) se voit attribuée un numéro, un code chronologique qui permet d’identifier précisément une pièce et de suivre la chronologie des créations par type de pièce et/ou par année. myKomela vous propose une interface efficace qui vous permet de gérer finement la génération du numéro de pièce et de gérer automatiquement la réinitialisation par année. Il est également possible de personnaliser les chronos d’une même pièce année par année. L’interface est accessible depuis le module « Organisation », option « Société ». Après sélection de la société, aller dans l’onglet « Chrono ». Sélectionner le type de pièce commerciale pour lequel vous voulez paramétrer le code chrono. Par exemple, le type « Facture » : Vous pouvez créer un format de n° par année. Pour ajouter une nouvelle année, cliquer sur « Ajouter » (à droite des entêtes de colonne de la liste) puis paramétrer votre chrono pour l’année considérée. Préfix => saisie libre, habituellement des lettres qui permettent d’identifier le type de pièce (dans notre exemple, FA pour Facture) Année => faire apparaître l’année dans le chrono, soit sur 2 chiffres (AA) soit sur 4 chiffres (AAAA) Format Nombre => combien de chiffres doit être générés pour le « compteur ». Ce compteur est complété avec des 0 à gauche pour avoir un format de chrono fixe (même longueur pour tous les chronos) Suffix => saisie libre, qui ajoute un code fixe à la suite du compteur (dans notre exemple, vide) Valeur => correspond au dernier compteur généré pour l’année correspondante (lorsqu’on crée une nouvelle année et donc qu’il n’y a pas encore de pièce sur l’année, la valeur est à 0) Aperçu => affiche un aperçu d’un chrono en fonction de vos paramétrages La validation enregistre votre format de chrono pour le type de pièce sélectionnée. Nous vous conseillons de repasser sur l’ensemble de vos chronos pour bien définir vos paramètres. Dès que vous avez créé une 2ème année, myKomela considère que vous voulez gérer, pour ce type de pièce, les chronos par année. A chaque nouvelle année, le paramétrage des chronos se mettra en place automatiquement à la création de la 1ère pièce de ce type de l’année.

Le paramétrage de votre société permet de définir toutes les informations liées à votre société : l’organisation des agences, les adresses dont le siège social, le SIRET, le code NAF, la TVA Intra et aussi votre logo, le look de vos éditions, les utilisateurs et leurs droits d’accès à myKomela, les chronos des différents documents dont les factures, les comptes bancaires, etc. C’est une partie très importante de myKomela notamment depuis la mise en oeuvre de la norme NF203 qui impose une rigueur plus grande dans ce paramétrage, notamment concernant les mentions obligatoires : adresse complète, SIRET, code NAF, TVA Intra. Depuis le menu « Organisation/Société », sélectionner votre société. La fiche Société s’affiche. Vous pouvez y compléter : Votre fiche ‘Société’ : SIREN, code NAF, TVA Intra, adresse, etc. Le SIRET est lié à chaque agence Vous devez saisir le SIREN de la société dans la fiche société (champ SIREN) puis aller dans chaque agence pour définir le SIRET des agences. Lorsque vous n’avez qu’une adresse de Siège, il faut saisir ce SIRET dans la fiche du Siège. Vos acteurs utilisateurs : Vous pouvez paramétrer les informations suivantes : Le site de rattachement L’IP à partir duquel l’acteur peut se connecter Les jours où ils peuvent se connecter Les horaires où ils peuvent se connecter Il est possible également de restreindre un acteur à un ensemble d’informations Qu’il n’ait pas accès aux fournisseurs Qu’il ait accès qu’à une catégorie de fournisseur Qu’il n’ait pas accès aux clients Qu’il ait accès qu’à une catégorie de client Qu’il n’ait pas accès aux articles Qu’il ait accès qu’à une famille d’articles Vous pouvez aussi décider de restreindre l’utilisateur dans l’accès à un module donné de myKOMELA. Vous pouvez définir s’il n’a pas accès du tout, s’il a accès en visualisation, en modification, s’il peut valider un achat, une vente… vos sites : un site est un lieu de stockage de vos produits. Attention, si deux lieux se partagent le même stock de vente alors privilégiez un seul site mais différencier le lieu de vente par le code vendeur. Vos familles de Négoces : quelle est la classification de vos produits. Un Template de base vous est livré avec votre environnement. A vous de le personnaliser à votre guise. 3 niveaux de classification sont disponibles. Vous pouvez ajouter un groupe famille (A), une famille dans un groupe donné (B) ou une sous famille (C) Attention : une famille = un compte de déversement comptable. Vos familles de Recettes : Une recette est une entrée de trésorerie, un produit mais qui ne passe pas par une facture de vente Exemple : intérêt d’un placement bancaire, prêt d’une banque, subvention… Vos familles de Dépenses : Toutes les factures d’achat qui ne concernent pas du stock peut être saisies dans les dépenses. Dans le but d’avoir un tableau d’activité le plus précis possible, les frais généraux afférents à la société (GSM, EDF,loyer, ..) peuvent être catégorisés et saisis. Vos catégories : Vos chrono de facture, de devis, de commande.. Il est important de reprendre le chrono de factures pour l’année en cours. Vos banques : Définir votre banque principale vous permet de l’imprimer sur vos factures. Un Plan comptable simplifié myKOMELA vous est livré avec un plan comptable simplifié que vous pouvez ajuster à votre société. Paramétrage avancé Cette option vous permettra de positionner les règles de gestion de votre environnement myKOMELA. Pouvoir vendre en stock négatif Positionner un article géré en stock par défaut lors de la création de la fiche article le pays par défaut à la création d’une adresse : les codes postaux seront restreints par défaut à ce pays. La devise de gestion L’unité de temps pour les conversions Information d’envoi de mail : tous les documents de myKOMELA peuvent être envoyés directement par mail (devis, commande , factures, situation de compte, relance client..) Les codes TVA : il est possible de gérer de la TVA non perçue. Les unités : définition de toutes les unités qui peuvent être utilisés dans les articles. Un résumé de l’abonnement  vous permet de savoir combien de licences simultanées, la taille dont vous disposez pour le stockage pour les documents liés,