Le paramétrage de votre société permet de définir toutes les informations liées à votre société : l’organisation des agences, les adresses dont le siège social, le SIRET, le code NAF, la TVA Intra et aussi votre logo, le look de vos éditions, les utilisateurs et leurs droits d’accès à myKomela, les chronos des différents documents dont les factures, les comptes bancaires, etc. C’est une partie très importante de myKomela notamment depuis la mise en oeuvre de la norme NF203 qui impose une rigueur plus grande dans ce paramétrage, notamment concernant les mentions obligatoires : adresse complète, SIRET, code NAF, TVA Intra. Depuis le menu « Organisation/Société », sélectionner votre société. La fiche Société s’affiche. Vous pouvez y compléter : Votre fiche ‘Société’ : SIREN, code NAF, TVA Intra, adresse, etc. Le SIRET est lié à chaque agence Vous devez saisir le SIREN de la société dans la fiche société (champ SIREN) puis aller dans chaque agence pour définir le SIRET des agences. Lorsque vous n’avez qu’une adresse de Siège, il faut saisir ce SIRET dans la fiche du Siège. Vos acteurs utilisateurs : Vous pouvez paramétrer les informations suivantes : Le site de rattachement L’IP à partir duquel l’acteur peut se connecter Les jours où ils peuvent se connecter Les horaires où ils peuvent se connecter Il est possible également de restreindre un acteur à un ensemble d’informations Qu’il n’ait pas accès aux fournisseurs Qu’il ait accès qu’à une catégorie de fournisseur Qu’il n’ait pas accès aux clients Qu’il ait accès qu’à une catégorie de client Qu’il n’ait pas accès aux articles Qu’il ait accès qu’à une famille d’articles Vous pouvez aussi décider de restreindre l’utilisateur dans l’accès à un module donné de myKOMELA. Vous pouvez définir s’il n’a pas accès du tout, s’il a accès en visualisation, en modification, s’il peut valider un achat, une vente… vos sites : un site est un lieu de stockage de vos produits. Attention, si deux lieux se partagent le même stock de vente alors privilégiez un seul site mais différencier le lieu de vente par le code vendeur. Vos familles de Négoces : quelle est la classification de vos produits. Un Template de base vous est livré avec votre environnement. A vous de le personnaliser à votre guise. 3 niveaux de classification sont disponibles. Vous pouvez ajouter un groupe famille (A), une famille dans un groupe donné (B) ou une sous famille (C) Attention : une famille = un compte de déversement comptable. Vos familles de Recettes : Une recette est une entrée de trésorerie, un produit mais qui ne passe pas par une facture de vente Exemple : intérêt d’un placement bancaire, prêt d’une banque, subvention… Vos familles de Dépenses : Toutes les factures d’achat qui ne concernent pas du stock peut être saisies dans les dépenses. Dans le but d’avoir un tableau d’activité le plus précis possible, les frais généraux afférents à la société (GSM, EDF,loyer, ..) peuvent être catégorisés et saisis. Vos catégories : Vos chrono de facture, de devis, de commande.. Il est important de reprendre le chrono de factures pour l’année en cours. Vos banques : Définir votre banque principale vous permet de l’imprimer sur vos factures. Un Plan comptable simplifié myKOMELA vous est livré avec un plan comptable simplifié que vous pouvez ajuster à votre société. Paramétrage avancé Cette option vous permettra de positionner les règles de gestion de votre environnement myKOMELA. Pouvoir vendre en stock négatif Positionner un article géré en stock par défaut lors de la création de la fiche article le pays par défaut à la création d’une adresse : les codes postaux seront restreints par défaut à ce pays. La devise de gestion L’unité de temps pour les conversions Information d’envoi de mail : tous les documents de myKOMELA peuvent être envoyés directement par mail (devis, commande , factures, situation de compte, relance client..) Les codes TVA : il est possible de gérer de la TVA non perçue. Les unités : définition de toutes les unités qui peuvent être utilisés dans les articles. Un résumé de l’abonnement vous permet de savoir combien de licences simultanées, la taille dont vous disposez pour le stockage pour les documents liés,
Contacter le support technique
myKomela offre un service de support technique pour répondre à toutes vos questions. Vous pouvez le contacter les jours ouvrés du lundi au vendredi de 9h à 18h. Les règles pour solliciter le support technique Les demandes peuvent concernées : une demande d’aide sur l’utilisation d’une fonction particulière de myKomela, le signalement d’un dysfonctionnement (bug), une suggestion d’amélioration ou une demande de fonctionnalité semblant manquer dans myKomela, une demande diverse (renseignement commerciale, demande de formation, etc.). Pour contacter le support technique et formuler ses demandes, vous pouvez utiliser plusieurs canaux : l’interface de gestion des tickets (accessible depuis myKomela dans la barre d’icône en haut à droite, icône « <!> ») ou par mail (support@mykomela.com), le tchat (bulle verte accessible depuis myKomela en bas à gauche), le téléphone, le mail ou par visio. L’option 1 (tickets) est accessible pour tous les types d’abonnement myKomela. Le support technique vous répond dans les 72h ouvrées pour les abonnements standards et en 24h ouvrées pour les abonnements évolués et les titulaires d’un contrat de support. L’option 2 (tchat) est accessible pour tous les types d’abonnement myKomela. L’option 3 (canaux directs) est accessible uniquement aux titulaires d’un contrat de support. La vidéo ci-après décrit la procédure de création et de gestion d’un ticket. Pour tout signalement d’un bug, le support technique analyse le problème et apporte les corrections nécessaires. Si la correction nécessite un temps de traitement important, dans la mesure du possible, une solution de contournement est proposée à l’utilisateur. Lors de la prochaine mise à jour de myKomela (en générale tous les 15 jours), la correction est mise en œuvre et les utilisateurs sont informés par l’envoi d’une newsletter d’information sur les nouveautés prises en compte pour la nouvelle version. Pour les demandes d’améliorations ou de nouvelles fonctions Le support technique analyse d’abord la demande et suggère éventuellement l’utilisation ou le paramétrage d’une fonction existante dans myKomela. Si cette nouvelle fonction n’est pas disponible dans myKomela, le service technique détermine l’opportunité d’intégrer la fonction dans une future version. Les critères de décision s’appuient sur l’importance fonctionnelle de la demande, la charge de mise en œuvre et le nombre d’utilisateurs ayant sollicités cette nouvelle fonction. Le service technique est seul décideur quand au choix d’intégrer ou non ces nouvelles fonctions. Lorsque la décision est prise d’intégrer une nouvelle fonction demandée par des utilisateurs, la procédure suivante est mise en œuvre : une évaluation du temps de mise en œuvre est réalisée et un planning prévisionnel est fixé (intègre l’analyse fonctionnelle, le développement des maquettes, le codage, les tests puis le déploiement). Les utilisateurs demandeurs peuvent être informés des délais prévisionnels, le planning de réalisation est mis en œuvre, quand la nouvelle fonction est validée par notre service qualité, elle peut alors être déployée sur la version d’exploitation de myKomela, les utilisateurs sont informés par l’envoi d’une newsletter sur les nouveautés prises en compte pour la nouvelle version de myKomela. Dans le cas où la demande de nouvelle fonction aurait été refusée par le support technique ou reportée à une échéance trop lointaine pour l’utilisateur, ce dernier peut accélérer la prise en compte de cette nouvelle fonction en acceptant de participer financièrement à la mise en œuvre rapide. Le service commerciale pourra alors faire une offre commerciale à l’utilisateur pour permettre l’intégration rapide de sa demande.
Look des principales interfaces
(depuis myKomela v2.2.1 du 8 mars 2018) La page d’Accueil correspond à la « tour de contrôle » de myKomela. Elle vous permet de lancér des recherches globales sur l’ensemble de vos données myKomela, de visionner vos 20 dernières actions, d’identifier toutes vos alertes, d’accéder directement aux vidéos d’autoformation sur les concepts et les principales fonctions de myKomela. (depuis myKomela v1.4.0) Les listes optimisées pour l’affichage des données pertinentes : des informations lisibles en un coup d’œil, des boutons actions plus clairs, un affichage plus rapide. L’alignement et l’adaptation des colonnes en fonction de la taille de votre écran. Les données sont mieux alignées et s’adaptent de manière plus efficace. Les fiches détaillées sur le principe des tiroirs et des onglets. La fiche société plus lisible. Le bilan statistique pour des indicateurs lisibles d’un coup d’oeil.
