Créer une commande d’achat : Réceptionner la commande d’achat avec frais d’approche : Ajouter un frais fixe supplémentaire à un article [Optionnel] : Il est possible d’affecter un frais fixe supplémentaire à un article. Ce montant unitaire viendra ainsi s’ajouter au calcul du prix de revient.
Inventaire avec un PDA JRHC
myKomela vous permet de réaliser des inventaires complets ou tournants (partiels) de vos articles gérés en stock (menu Logistique/Inventaire). Pour faciliter le comptage, myKomela vous permet d’importer des fichiers de comptage réalisés avec des PDA spécialisés. Dans cette aide, nous vous présentons l’utilisation d’un PDA JRHC 6606T, un modèle performant et bon marché (moins de 100€ à l’achat), simple d’utilisation. Le PDA JRHC 6606T est un modèle de PDA qui peut à la fois être utilisé comme douchette pour scanner les articles des tickets de caisse et comme PDA pour réaliser les comptages des inventaires, de manière autonome, dans votre boutique ou vos dépôts. Il existe plusieurs modèles compatibles 1D seulement ou 1D/2D/QR Code. Nous vous conseillons d’acheter le modèle compatible 2D. Le PDA est fourni avec un câble USB pour la connexion directe à un ordinateur mais également avec une clé de connexion sans fil au format USB. L’avantage de cette dernière est de vous permettre de manipuler le PDA à distance, jusqu’à 150m sans obstacle. Préalables La navigation dans les menus du PDA se fait à l’aide des touches d’orientation (gauche, droite, haut, bas) et en suivant les indications affichées sur le bas de l’écran du PDA, en fonction du contexte. D’une manière générale : 1 – Utilisation comme douchette de code barre Vous pouvez utiliser le PDA comme douchette de code barre pour saisir les tickets de caisse par exemple. Pour cela, le câble USB ou la clé sans fil doit être branché. Puis utilisez le menu « Scan gun » (en français, pistolet de scan, en gros douchette !). Tous les scans réalisés avec le PDA sont automatiquement transférés, en temps réel, vers l’ordinateur. Il faut bien sûr être positionné dans un champ de saisie pour que le code barre scanné soit saisi et validé (il y a l’envoi d’un retour chariot à chaque scan). Dans myKomela, se positionner dans un champ de recherche article, l’article correspondant est automatiquement sélectionné. 2 – Utilisation comme douchette de comptage Le PDA JRHC propose 2 modes de comptage : Pour commencer un nouveau comptage, vous devez créer une nouvelle « Library ». Vous nommerez cette nouvelle Library d’une manière claire pour vous permettre de bien identifier votre comptage (par exemple AAAAMMJJHHMN (AAAA pour l’année, MM pour le mois, JJ pour le jour, HH pour l’heure et MN pour les minutes donc par exemple 202301301515) puisque vous n’avez accès comme chiffres pour nommer votre Library). Lors de l’export vers l’ordinateur ou la tablette, vous pourrez sélectionner la ou les Library que vous voulez exporter. Réinitialiser les comptages Pour réinitialiser les Library de comptage, allez dans le menu « Export » puis « Collect export » puis « Delete clear all data » pour supprimer tous les comptages réalisés en mode « Collect ». Même chose pour les comptages fait en mode « Inventory », allez dans le menu « Export » puis « Inventory export » puis « Delete clear all data ». Comptage en mode « Collect » Le mode Collect est bien adapté aux cas d’un stock très « mélangé » (une même référence peut se trouver à plusieurs endroits dans le stock). Dans ce cas, chaque scan implémente +1 sur la référence scannée. En fin de comptage, on a autant de ligne dans le fichier que d’articles/références scannés. Une même référence génère donc autant de lignes qu’on a scanné l’article. Attention ! Dans ce mode, vous pouvez sélectionner une option d’unicité de scan en cliquant sur la touche F2 et en activant ce mode unique (ON) ou en le désactivant (OFF). Si ce mode est activé, vous aurez une alerte lorsque vous scannez un article qui a déjà été scanné dans la Library en cours. Ce mode peut vous servir pour lister les différents articles, sans les compter, pour éviter les doublons. Procédure de saisie du mode Collect : Comptage en mode « Inventory » Le mode Inventory est bien adapté aux cas d’un stock bien organisé avec les mêmes références rangées au même endroit. Dans ce cas, on scanne le 1er article pour une référence puis on saisie la quantité en stock pour cette référence. Si on scanne 2 fois la même référence, la précédente saisie est « écrasée » par la nouvelle. En fin de comptage, on a donc une ligne par référence/article dans la Library de comptage. Procédure de saisie du mode Inventory : 3 – Export des données vers votre ordinateur Pour exporter vos données vers un ordinateur, vous devez soit brancher le câble USB du PDA JRHC vers une prise USB de l’ordinateur. Ou utiliser la clé USB sans fil pour permettre la liaison à distance entre le PDA et l’ordinateur. Les 2 méthodes fonctionnent ensuite de la même manière et sont aussi fiables l’une que l’autre. Le principe est que vous devez ouvrir un document vierge sur votre ordinateur pour récupérer les données que va vous envoyer le PDA. Ça peut être un « bloc note » de base ou un fichier Excel vierge. Nous vous conseillons d’utiliser plutôt un fichier Excel (ou LibreOffice Calc) pour récupérer vos données sur l’ordinateur. L’avantage est que vos données seront structurées dans des lignes et des colonnes séparées. Procédure d’export des données du PDA vers l’ordinateur :
Édition des étiquettes codes barre
myKomela vous permet d’éditer vos étiquettes codes barre directement depuis l’application. Vous pouvez éditez des étiquettes au format A4 ou en rouleau continu avec les imprimantes étiquettes spécialisées. Vous pourrez utiliser des formats prédéfinis ou définir vos propres formats d’étiquettes. Pour rappel, myKomela vous permet de générer automatiquement des codes EAN13 pour vos articles qui n’ont pas d’étiquettes codes barre par défaut. Ce paramétrage s’active dans les Paramètres applicatifs, onglet Valeurs par défaut puis l’option « Génération automatique EAN13 si non renseigné pour article géré en stock ». Vous pourrez générer tous les codes barre de vos articles existants sans code barre. Tous les nouveaux articles créés auront un code barre généré. Vous allez pouvoir éditer vos étiquettes dans différentes situations, en fonction de votre besoin. 1 – Édition des étiquettes depuis la liste des articles (menu Organisation/Article) Depuis la liste des articles, vous pouvez éditer vos étiquettes codes barre en fonction des articles listés. Vous pourrez sélectionner dans la liste les articles concernés pour l’édition des étiquettes codes barre. Après avoir appliqués vos filtres, vous sélectionnez les articles concernés (la case à cocher devant chaque ligne de la liste d’articles). Puis vous survolez l’icône d’impression et vous sélectionnez l’édition souhaitée. Vous sélectionnez le format souhaité : A4 ou en rouleau. Si vous sélectionnez le format A4, vous obtenez une édition des étiquettes sélectionnées dans la liste, une seule étiquette par article. Si vous sélection le format en rouleau, vous allez pouvoir sélectionner des formats prédéfinis (DYMO ou Avery). Vous pouvez définir votre propre format aux dimensions personnalisables en mm (2 personnalisations peuvent être enregistrés pour être utilisées ultérieurement). Si vous avez sélectionné des articles dans la liste des articles, l’option Sélection en cours est cochée par défaut. Si vous la décochez, l’ensemble des articles de la liste seront édités. Après avoir cliqué sur le bouton IMPRIMER, un PDF est généré avec vos étiquettes. Cliquez sur l’icône d’imprimante pour choisir l’imprimante et lancer l’impression. Dans les paramètres Acrobat Reader, sélectionnez « Ajuster » et « Choisir la source de papier selon le format de la page PDF » pour vous assurer une édition optimisée de vos étiquettes. Vous pouvez également choisir le nombre d’étiquettes à éditer (Copies). 2 – Les autres emplacements dans myKomela pour éditer les étiquettes codes barre Vous pouvez éditer les étiquettes dans différentes situations et suivant votre besoin :
Les regroupements de factures
Les regroupements de factures permettent de générer un document mensuel qui regroupe plusieurs factures pour un client donné. Ce regroupement permet d’obtenir un document avec le total HT et TTC d’un ensemble de factures. Par exemple, pour vos clients qui veulent payer en une fois les commandes du mois en cours, le regroupement permet de rassembler toutes les factures réalisées tout au long du mois pour un client et envoyer en fin de mois un document uniquement avec un montant TTC à régler. Depuis la loi anti-fraude de janvier 2018, le trésor public impose que toutes les ventes livrées aux clients fassent l’objet d’une facture. Pour les clients qui souhaitent être facturés au mois, on ne peut donc plus générer des bons de livraison tout au long du mois avec une facture unique en fin de mois. myKomela a donc mis en place le principe du Regroupement de factures pour proposer un document unique en fin de mois avec un montant TTC unique tout en générant autant de factures et de bons de livraison que nécessaire pour un même client tout au long du mois. Cette option de Regroupement permet également d’appliquer une ristourne sur cette facturation mensuelle au moment de la validation de ce Regroupement, par l’ajout d’un avoir qui déduira l’équivalent de la ristourne. Cette ristourne pourra être saisie manuellement ou calculée sur la base du CA du mois et suivant un pourcentage défini. 1 – Paramétrage des clients pour la gestion des factures sous forme de Regroupement Pour que toutes les factures d’un client puissent s’intégrer automatiquement dans un Regroupement, il est nécessaire d’indiquer que le client est considéré comme client avec « Regroupement de factures ». La facturation de ce client sera systématiquement intégrée dans un regroupement. A la 1ère facture, si le Regroupement du mois n’existe pas ou est déjà validé, un nouveau Regroupement est créé pour le mois en cours et le client concerné. Pour paramétrer le client en Regroupement de facture, il faut se positionner sur la fiche détaillée du client (menu Organisation/Client). Sélectionner l’option « Mensuelle » pour le champ « Rgp Facture » . 2 – Ajout des nouvelles factures au Regroupement de factures Les factures sont ajoutées aux Regroupements de factures lors de la validation de la facture. L’ajout se fait automatiquement à la validation. Si le Regroupement n’existe pas pour le mois et le client concerné, le Regroupement est créé automatiquement et la facture est ajoutée au Regroupement. Il est également possible d’ajouter manuellement une facture validée à un Regroupement en cours (non validé). Depuis le menu « Ventes&Recettes/Regroup. Facture », vous listez les Regroupements de factures en cours. Vous ouvrez la fiche détaillée du regroupement souhaité. Depuis cette fiche détaillée, vous pouvez ajouter une ou plusieurs factures au Regroupement, soit en faisant une recherche dynamique des factures du client depuis le champ de recherche « Rechercher et ajouter une facture au regroupement », soit en cliquant sur le lien « Ajouter les factures du client pour la période en cours » (pour ajouter en une action, toutes les factures de la période pour le client sélectionné. Sert surtout lorsqu’on active la 1ère fois le regroupement de facture d’un client). Vous pouvez également enlever une facture du Regroupement en cliquant sur l’icône Corbeille à droite de la ligne facture concernée. 3 – Validation des Regroupements de factures et ristourne A la fin de la période concernée (pour l’instant une gestion mensuelle uniquement, mais c’est le délai légal), on valide le Regroupement de factures pour le client en cliquant sur le bouton vert « VALIDER » ou depuis le bouton « ACTIONS », option Valider. Lors de cette validation, myKomela vous propose 2 options depuis une popup de validation : – soit valider le Regroupement tel quel (donc sans ristourne), – soit créer une ristourne pour la validation du Regroupement. Si vous sélectionnez l’option « Appliquer une ristourne au client », une nouvelle popup s’affiche pour vous permettre de définir les règles de calcul de la ristourne. Vous pouvez calculer la ristourne sur un principe de paliers de chiffre d’affaire (par exemple, dans le cas ci-dessus, de 0 à 499€, 0% de ristourne, de 500 à 1299€, 5% de ristourne, etc.). Ces paliers sont saisis en cliquant sur le lien « Ajouter Un Palier » et sont supprimés en cliquant sur l’icône de la corbeille à droite des lignes des paliers. Vous pouvez ensuite cocher la case « Mémoriser ces paliers comme valeurs par défaut » pour les prochaines ristournes. Vous n’aurez pas à ressaisir à chaque fois les règles des paliers. Vous pouvez également saisir un pourcentage unique dans « Ristourne à appliquer ». En cochant l’option « Toujours appliquer ce pourcentage à ce client sans tenir compte des paliers », vous retrouverez le pourcentage saisi pour ce client à la prochaine validation d’un Regroupement de factures pour ce client. Lorsque vous VALIDER la ristourne, un avoir est créé du montant de la ristourne calculée (le pourcentage déterminé multiplié par le CA du mois pour le client). Cet avoir est automatiquement ajouté au Regroupement de factures. Vous pouvez ensuite éditer ce Regroupement de factures comme document de référence pour le règlement pour le client. Le document récapitule les factures concernées et propose un total TTC pour le montant à régler par le client. Dans l’entête de ce document, on retrouve les coordonnées du client, la période concernée. Dans le corps du document, on liste les factures concernées et le détail des factures. Dans le bas de page du document, on retrouve les totaux HT, TVA et TTC ainsi que le déjà réglé, au cas où, et donc le Reste à régler. Ce document peut être envoyé par mail directement depuis myKomela à partir du bouton Actions, option Envoyer par mail. 4 – Encaissement des Regroupements de factures Le Regroupement de factures peut être encaissé. On enregistre l’encaissement au niveau de la fiche détail du Regroupement de factures, bouton ENCAISSER ou depuis le bouton Actions, option Encaisser. La popup « classique » des encaissements myKomela s’affiche. Vous pouvez renseigner le détail de l’encaissement (mode de règlement, montant, commentaires, dates). Lors de la validation de cet encaissement au
Export des demandes de virements fournisseurs
[option payante] myKomela vous permet d’exporter la liste de vos demandes de virements fournisseur. Cet export vous permet de générer un fichier CSV avec la liste des virements à affecter pour les règlements de vos fournisseurs sous forme de virement. Ce fichier peut ensuite être importé en ligne depuis votre interface web de gestion bancaire et génère automatiquement une liste de demandes de virements pour vos factures fournisseurs. Cette option permet de faciliter les envois de demandes de virements à votre banque pour vos factures fournisseurs à régler par virement. myKomela génère un fichier au format CSV (ou au format Excel) avec les demandes de virements fournisseurs pour vos factures fournisseurs en attente de règlement. Vous pouvez suivre l’état du règlement non exporté ou exporté, éventuellement ré-exporter une demande de virement. Cette fonction est payante. Vous devez contacter le support technique pour l’activer et définir le format de fichier attendu par votre banque. Les principales actions décrites ci-après pour réaliser ces exports de demandes de virements fournisseurs : activer la fonction d’export en contactant le support technique paramétrer les modes de règlement paramétrer les comptes bancaires de vos fournisseurs sélectionner le compte bancaire cible pour le règlement de vos achats et dépenses fournisseurs dont le mode de règlement est indiqué à « Virement » enregistrer le règlement prévisionnel de vos achats et dépenses fournisseurs en précisant la date d’échéance et le montant à virer (par défaut, la totalité de la facture fournisseur) sélectionner les règlements à exporter, par exemple en fonction de la date d’échéance (et bien sûr en fonction du mode de règlement = Virement) générer le fichier d’export pour votre banque Paramétrer les modes de règlement Pour commencer, vous devez paramétrer les modes de règlement et notamment les modes de règlement correspondant aux Virements. Pour cela, dans myKomela, vous devez aller dans les Paramètres Applicatifs (icône roue crantée en haut à droite et disposer des droits Administrateur). Dans la popup qui s’affiche, sélectionnez l’onglet Mode Règlement. Créer éventuellement de nouveaux modes de règlement si nécessaire (avec l’icône « + » dans le titre de l’onglet). Pour que myKomela identifie les modes de règlement liés aux Virements, vous devez sélectionner le type Virement pour les modes de règlement concernés. Pour cela, cliquez sur le bouton Crayon à droite de la ligne concernée. Une fiche détaillée du mode de règlement s’affiche. Sélectionnez le type Virement pour les modes de règlement correspondant à des virements de banque. Paramétrer les comptes bancaires des fournisseurs Vous devez ensuite vous assurer que tous les fournisseurs que vous êtes amener à régler par virement ont bien au moins un compte bancaire paramétré dans la fiche Fournisseur (pour les Achats) ou Autres Tiers (pour les Dépenses) de myKomela. Allez dans le menu « Organisation/Fournisseur » (pour les Achats) ou le menu « Organisation/Autres Tiers » (pour les Dépenses). La procédure est la même pour les 2 types de fournisseurs. Nous vous décrivons ci-après la procédure pour les fournisseurs Achats, mais la procédure est la même pour les fournisseurs Autres Tiers (Dépenses). Commencez par rechercher le fournisseur souhaité avec la recherche rapide ou les critères de la recherche avancée. Puis cliquez sur le code du fournisseur souhaité. La page détail s’affiche. Se positionner sur l’onglet « Banques » puis cliquer sur le lien Ajouter pour créer un nouveau RIB pour le fournisseur. La popup détail des comptes en banque s’affiche. Saisir les informations du compte en banque. L’intitulé du compte doit reprendre le nom du fournisseur affiché sur le RIB (par défaut, myKomela reprend la Raison Social du fournisseur). Pour les export, cet intitulé doit être le même que celui qui apparaît sur le RIB, sinon il pourrait y avoir un risque de rejet de la demande de virement. La saisie de l’IBAN se fait en 2 parties : une partie code pays (pour la France, c’est en général FR76 mais suivre les informations du RIB) et une partie appelé BBAN qui est constituée des différents chiffres, parfois de lettres également. Positionnez l’option Principal pour que ce compte soit sélectionné par défaut pour ce fournisseur. Vous pouvez désactiver le compte en décochant l’option Actif. Vous pouvez gérer plusieurs comptes bancaires fournisseur. Il y a en aura au moins un indiqué comme « Principal ». Dans les Achats et les Dépenses, le compte principal sera sélectionné par défaut mais vous pourrez forcer un autre compte si nécessaire. Sélectionner le compte bancaire cible pour le règlement de vos achats et dépenses fournisseurs Lors de la saisie de vos achats ou dépenses dans myKomela, vous avez la possibilité de sélectionner le compte bancaire de votre fournisseur qui sera utilisé pour votre règlement dans le cas d’un virement (ou d’un paiement CB). Par défaut, le compte bancaire principal du fournisseur est sélectionné, donc vous n’avez pas à faire de saisie pour cela, la sélection se fait automatiquement. Par contre, si vous souhaitez utiliser un autre compte bancaire du fournisseur pour un achat en particulier (ou une dépense), vous avez la possibilité de sélectionner directement dans l’achat le compte bancaire souhaité? C’est celui-là qui sera utilisé pour la demande de virement. La liste des comptes bancaires s’affiche en cliquant sur le lien « Afficher données complémentaires ». Vous pouvez faire exactement la même sélection pour les dépenses. Enregistrer les règlements prévisionnels de vos achats et dépenses fournisseurs Lorsque vos achats et dépenses sont saisis et validés, vous devez enregistrer les règlements en précisant l’échéance, le mode de règlement et le montant (il peut y avoir plusieurs mode de règlement et plusieurs échéances). C’est à partir de ces règlements que vous pourrez générer l’export de vos demandes de virements fournisseurs. Pour enregistrer vos règlements Achats (la procédure est similaire pour les Dépenses), se positionner sur la fiche détail de l’achat et cliquer sur le bouton Règlement ou sélectionner l’option Règlement dans le bouton Actions. Vous pouvez également enregistrer le règlement d’un acompte, sélectionnez alors l’option Acompte du bouton Actions. Une popup Règlement s’affiche. Par défaut, myKomela crée une ligne de règlement avec le mode de règlement par défaut du fournisseur (défini dans la fiche détaillée du
Paramétrer un nouvel utilisateur
myKomela vous permet de créer autant d’utilisateurs que vous le souhaitez. Le nombre de vos abonnements correspond au nombre d’utilisateurs simultanés qui peuvent se connecter en même temps à myKomela. Mais donc, rien ne vous empêche de créer autant d’utilisateurs que nécessaire. La création et la gestion des utilisateurs se fait à partir de la fiche Société (menu Organisation/Société). Puis dans l’onglet Société. Par défaut, Une agence et 1 service ont été créés mais vous pouvez organiser votre organigramme de société comme vous le souhaitez en créant d’autres Agences et/ou d’autres Services. Cela vous permet de bien identifier vos différents sites de ventes (par exemple des magasins physiques différents) et d’identifier également des services différents (commerciaux, gestion des stocks, administration, etc.). Les utilisateurs (que nous nommons des Acteurs dans myKomela) pourront être rattachés à une Agence et un Service. Vous pourrez également gérer les droits d’accès de ces utilisateurs (au niveau des fonctions, des actions possibles, des filtres également sur les clients et articles, etc.), les désactiver si nécessaire, ponctuellement ou définitivement. Créer un nouvel utilisateur Dans l’onglet Société, rechercher l’Agence/Service auquel rattacher l’utilisateur et cliquer sur le lien « Ajouter un acteur ». La popup Utilisateur/Acteur s’affiche : Vous pouvez paramétrer les informations suivantes : – Le code et l’identité de l’utilisateur (Prénom Nom) – Ses coordonnées téléphoniques et son email (par défaut, l’email est utilisé pour l’identifiant de connexion) – S’il est Actif (on peut très bien le rendre Inactif le temps du paramétrage et l’activer quand nécessaire) – S’il est considéré comme Responsable (donne des droits larges à l’utilisateur) – Le site de rattachement (l’Agence et le Service) – L’identifiant/pseudo de connexion (par défaut, myKomela propose l’email de l’utilisateur. Nous vous conseillons fortement de garder cet identifiant, cela facilite les échanges par mail en cas de support technique) – L’IP à partir duquel l’acteur peut se connecter (pour limiter l’accès de l’utilisateur à un ordinateur bien précis dans vos locaux ou sur un site bien précis. C’est une mesure éventuelle de sécuriser pour interdire une connexion avec ces codes depuis n’importe quel endroit sur internet) – Les jours où ils peuvent se connecter – Les horaires où ils peuvent se connecter Il est possible également de restreindre un acteur à un ensemble d’informations (onglet des Autorisations) : – Qu’il n’ait pas accès aux fournisseurs ou à certains fournisseurs uniquement (filtre par catégorie de fournisseur) – Qu’il n’ait pas accès aux clients ou à certains clients uniquement (filtre par catégorie de clients) – Qu’il n’ait pas accès aux articles ou à certains articles uniquement (filtre par catégorie d’articles) – Qu’il n’ait pas accès aux Agences et/ou aux Services ou à certaines Agences uniquement ou certains Services uniquement Vous pouvez aussi décider de restreindre l’utilisateur dans l’accès à un module donné de myKOMELA. Vous pouvez définir s’il n’a pas accès du tout, s’il a accès en visualisation, en modification, s’il peut valider un achat, une vente… Faire des éditions, valider une facture, etc.
Importer des articles, clients, fournisseurs
myKomela offre la possibilité, en standard, d’importer simplement des données depuis un fichier Excel, pour les clients, les articles et les fournisseurs. Vous gagnez ainsi du temps pour les imports en masse ou pour la récupération de données depuis un autre outil. La procédure d’import est directement accessible dans myKomela au niveau des listes articles, clients ou fournisseurs. Nous proposons également une prestation (payante à 190€ HT/fichier) pour vous accompagner dans la reprise de vos données et vous assurer une reprise sereine et plus complète. Faire vos demandes sur le formulaire de contact. Par exemple, pour l’import de nouveaux clients, se positionner sur la liste des clients depuis le menu « Organisation/Clients ». Dans la liste des clients, cliquer sur le bouton orange (avec une flèche blanche vers le bas) puis sélectionner l’option « Import Standard ». La popup de l’assistant d’importation des clients s’affiche. Vous devez ensuite procéder en 3 étapes : 1 – Télécharger le fichier Excel au format attendu par myKomela en cliquant sur le lien correspondant. Ce fichier est formaté suivant un standard myKomela. Vous devez donc prendre vos données et les intégrer dans ce fichier Excel en respectant l’ordre des colonnes et le format des données attendu par myKomela (voir à la fin de cette aide la description du fichier standard Excel colonne par colonne). 2 – Lorsque votre fichier est prêt avec vos données, vous le sélectionnez en cliquant sur le bouton parcourir. Le sélecteur de fichier vous permet de pointer vers le fichier formaté. A la sélection du fichier, myKomela fait une analyse et vous affiche un rapport de conformité du fichier sélectionné. Si le format n’est pas correct, un message d’erreur « Fichier d’import invalide ! Téléchargez le fichier source à partir du lien ci-dessous » s’affiche et vous empêche d’aller plus loin. Le fichier n’est pas au bon format (problème d’ordre des colonnes, de nombre de colonnes ou de libellé des entêtes de colonne). Si aucune erreur n’est détectée, le rapport d’analyse affiche le nombre d’ajouts et de modifications qui seront effectuées si validation de l’import. ATTENTION ! Les données présentent dans myKomela (même code article ou même code client ou fournisseur) seront mises à jour par l’import. Supprimez dans votre fichier Excel d’import les lignes que vous ne voulez pas mettre à jour. Pour valider l’import, cliquer sur le bouton « VALIDER ». Un message vous indique que l’importation a été réalisée avec succès. Vos clients ont été importés simplement dans myKomela. La procédure est exactement la même pour les articles et les fournisseurs. La description des formats attendus pour les fichiers Excel myKomela Pour les clients : Colonne A = CODE (obligatoire/texte/30 caractères max) : contient le code du client. Si le code existe déjà, les données du client seront mises à jour dans myKomela. Colonne B = RAISON SOCIALE (obligatoire/texte/80 caractères max) : contient la raison sociale du client. Si c’est un particulier, saisir le nom du particulier. Colonne C = CARACTERISTIQUE (pas obligatoire) Colonne D = ADRESSE (pas obligatoire) : contient l’adresse du client, complément d’adresse y compris mais sans le code postal et sans la ville. Si nécessaire d’avoir l’adresse sur plusieurs lignes, utiliser la fonction Excel CTRL+ENTRÉE pour saisir des sauts de ligne dans une cellule. Colonne E = COMMUNE (obligatoire si adresse saisie) : doit être saisie au format Code Postal Commune (par exemple : 78270 BONNIÈRES SUR SEINE) Colonne F = CONTACT (pas obligatoire) : contient le nom prénom d’un contact chez le client. Si pas renseigné, une valeur par défaut est générée. Colonne G = TELEPHONE (pas obligatoire) : contient un numéro de téléphone fixe au format classique (exemple : 02 05 46 54 67 ou +33 2 05 46 54 67). Pour saisir plusieurs numéros de téléphone, ajouter des saut de ligne dans la cellule entre chaque numéro (CTRL + ENTRÉE) Colonne H = GSM (pas obligatoire) : contient un numéro de téléphone mobile au format classique (exemple : 06 05 46 54 67 ou +33 6 05 46 54 67). Pour saisir plusieurs numéros de téléphone, ajouter des saut de ligne dans la cellule entre chaque numéro (CTRL + ENTRÉE) Colonne I = MAIL (pas obligatoire) : contient le mail du client au format classique (exemple : johnsmith@societe.com). Pour saisir plusieurs mails, ajouter des saut de ligne dans la cellule entre chaque mail (CTRL + ENTRÉE) Pour les Fournisseurs : Colonne A = CODE (obligatoire/texte/30 caractères max) : contient le code du fournisseur. Si le code existe déjà, les données du fournisseur seront mises à jour dans myKomela. Colonne B = RAISON SOCIALE (obligatoire/texte/80 caractères max) : contient la raison sociale du fournisseur. Colonne C = CARACTERISTIQUE (pas obligatoire) Colonne D = ADRESSE (pas obligatoire) : contient l’adresse du fournisseur, complément d’adresse y compris mais sans le code postal et sans la ville. Si nécessaire d’avoir l’adresse sur plusieurs lignes, utiliser la fonction Excel CTRL+ENTRÉE pour saisir des sauts de ligne dans une cellule. Colonne E = COMMUNE (obligatoire si adresse saisie) : doit être saisie au format Code Postal Commune (par exemple : 78270 BONNIÈRES SUR SEINE) Colonne F = CONTACT (pas obligatoire) : contient le nom prénom d’un contact chez le fournisseur. Si pas renseigné, une valeur par défaut est générée. Colonne G = TELEPHONE (pas obligatoire) : contient un numéro de téléphone fixe au format classique (exemple : 02 05 46 54 67 ou +33 2 05 46 54 67). Pour saisir plusieurs numéros de téléphone, ajouter des saut de ligne dans la cellule entre chaque numéro (CTRL + ENTRÉE) Colonne H = GSM (pas obligatoire) : contient un numéro de téléphone mobile au format classique (exemple : 06 05 46 54 67 ou +33 6 05 46 54 67). Pour saisir plusieurs numéros de téléphone, ajouter des saut de ligne dans la cellule entre chaque numéro (CTRL + ENTRÉE) Colonne I = MAIL (pas obligatoire) : contient le mail du fournisseur au format classique (exemple : johnsmith@societe.com). Pour saisir plusieurs mails, ajouter des saut de ligne dans la cellule entre chaque mail (CTRL
Export Ciel pour myKomela
Les données de Ciel peuvent être utilisées pour importer dans myKomela Cloud. Le principe s’appuie sur un export de fichier depuis Ciel puis un import de ce fichier reformaté dans myKomela. Dans Ciel, se positionner sur la liste à exporter (dans notre exemple, la liste des articles). Puis cliquer sur l’icône en forme de roue crantée pour accéder au paramétrage des colonnes de la liste. Dans la partie gauche, sélectionner les colonnes qui devront être utilisées pour l’export. En double-cliquant sur la colonne ou en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton « Ajouter >> ». La liste des colonnes qui s’afficheront se met à jour dans la partie droite. Tenir compte des colonnes attendues pour les exports myKomela (voir la liste des colonnes nécessaires pour les imports myKomela). Valider en cliquant sur le bouton « OK ». La liste se met alors à jour avec les colonnes paramétrées. Pour l’export, Ciel ne propose pas de fonction spécifique (l’export proposé se fait en mode fiche et au format PDF, pas adapté à l’import myKomela). Il faut donc utiliser le principe d’un copier/coller de la liste Ciel vers une grille Excel (ou LibreOffice ou Numbers sous Mac). Donc appliquer les filtres souhaités sur la liste puis à partir du résultat, sélectionner toutes les données (CTRL+A) puis copier le résultat (CTRL+C). Ouvrir un document vierge Excel (ou LibreOffice ou Numbers) et faire un coller (CTRL+V). Les données sont collées dans la grille Excel et peuvent être ensuite manipulées directement dans Excel. Reformater les colonnes et les données comme attendue par myKomela (voir la liste des colonnes nécessaires pour les imports myKomela). Suivre ensuite la procédure d’import dans myKomela à partir du fichier Excel (il faut être connecté en mode support pour accéder à ces fonctions d’imports dans myKomela).
Export myKomela pour Sage Compta
[option payante – inclus avec myKomela Evolution] myKomela Cloud vous permet d’exporter vos données pour les intégrer dans Sage Compta. Le fonctionnement est basé sur la génération d’un fichier d’export depuis myKomela qui devra ensuite être importé dans Sage Compta. Le format pris en compte est celui proposé par Sage Compta (fichier texte avec longueur des champs fixes) : fichier .PNM pour les journaux de vente, d’achat et d’encaissement/règlement, fichier .PNC pour la liste des tiers. Ces exports Sage concernent la Compta Sage Ligne 30 ou 100 ou Coala. Pour que votre export soit complet et précis, il faut avoir paramétré au préalable vos comptes comptables dans myKomela. Voir l’aide complète sur le paramétrage des exports comptables. La gestion des exports Sage Compta est accessible à partir du menu « Exports Comptables ». Cette option est payante. Chaque export est historisé pour permettre de suivre l’avancée des exports (en cours, exporté, comptabilisé) et visionner les données précédemment exportées. L’accès aux informations est basé sur le principe recherche/liste/détail. Par défaut, la liste des exports pour l’année en cours s’affiche. Il est possible de créer un nouvel export (en cliquant sur le bouton « Créer un export Sage ») ou de visualiser le détail d’un export existant. Le paramétrage de l’export est réalisé dans le tiroir « Paramètres Journaux et Comptes « Par défaut » » accessible depuis la fiche détail de chaque export. Ce paramétrage reprend automatiquement le paramétrage « modèle » mais peut être modifié si nécessaire. Lorsque vous modifiez ces paramètres, vous pouvez éventuellement les enregistrer comme « modèle » à partir de l’option « ACTIONS/Enregistrer les paramètre comme modèle ». Ce paramétrage permet de définir les comptes par défaut. Le principe d’export étant que les comptes comptables sont utilisés du « détaillé vers le général ». Par exemple pour un compte client, on vérifie d’abord le compte client de la fiche client. S’il n’est pas défini, on vérifie le compte client par défaut de la catégorie puis on attribut le compte client par défaut défini dans ces paramètres de l’export si le compte comptable de la catégorie n’est lui-même par défini. Si le compte par défaut n’est pas non plus défini, une anomalie sera signalée dans l’onglet « Anomalies ». [Nouveauté mars 2018] Pour les comptes clients et Fournisseurs, vous pouvez définir des comptes de correspondances qui permettent d’affecter une nomenclature des comptes propre à votre logiciel comptable (si différente du standard habituel 411 pour les comptes Clients et 401 pour les comptes Fournisseurs). Ce sont ces comptes de correspondance qui seront mis à jour dans le fichier d’export. Par exemple pour les comptes Fournisseurs, vous pouvez affecter un compte de correspondance 8 suivi du code client dans myKomela. Vous pouvez également choisir de faire suivre le compte de correspondance par un n° de compte défini dans chaque fiche client/fournisseur. Le détail de l’export permet de définir, en plus des paramètres, les critères d’export (la période, le séparateur de décimales, l’ordre des écritures, les journaux souhaités, le format, le type d’écriture, etc.). Il est également possible de visualiser un aperçu des données qui seront exportées en cliquant sur le bouton « APERÇU ». L’onglet « Anomalies » signale des erreurs rencontrées notamment si des éléments ne renvoient aucun compte comptable. La modification peut être effectuée alors directement depuis l’onglet « Anomalies » en double cliquant sur la ligne de l’anomalie concernée et en effectuant les modifications. Pour obtenir les fichiers d’export, il suffit de cliquer sur le bouton « EXPORTER ». Un fichier compressé ZIP est généré et contient les différents fichiers des journaux. Toutes les anomalies doivent avoir été résolues pour que l’export puisse être exécuté. Ces journaux peuvent ensuite être intégré dans l’interface de Sage en suivant la procédure standard d’import. Suite à l’intégration de cet import dans la comptabilité Sage, il faut cliquer sur le bouton « COMPTABILISE » pour que les écritures soient indiquées dans myKomela comme comptabilisées.
Export myKomela pour Quadratus
[option payante – inclus dans myKomela Évolution] myKomela Cloud vous permet d’exporter vos données pour les intégrer dans le logiciel comptable Quadratus. Le fonctionnement est basé sur la génération d’un fichier d’export depuis myKomela qui devra ensuite être importé dans Quadratus. Le format pris en compte est celui proposé par Quadratus (fichier texte avec longueur des champs fixes) : fichier pour les journaux de vente, d’achat et d’encaissement/règlement, fichier pour la liste des tiers. Ces exports Quadratus concernent toutes les versions de la Compta Quadratus. Pour que votre export soit complet et précis, il faut avoir paramétré au préalable vos comptes comptables dans myKomela. Voir l’aide complète sur le paramétrage des exports comptables. La gestion des exports Quadratus est accessible à partir du menu « Exports Comptables ». Cette option est payante. Chaque export est historisé pour permettre de suivre l’avancée des exports (en cours, exporté, comptabilisé) et visionner les données précédemment exportées. L’accès aux informations est basé sur le principe recherche/liste/détail. Par défaut, la liste des exports pour l’année en cours s’affiche. Il est possible de créer un nouvel export (en cliquant sur le bouton « Créer un export Quadratus ») ou de visualiser le détail d’un export existant. Le paramétrage de l’export est réalisé dans le tiroir « Paramètres Journaux et Comptes « Par défaut » pour l’export comptable » accessible depuis la fiche détail de chaque export. Ce paramétrage reprend automatiquement le paramétrage « modèle » mais peut être modifié si nécessaire. Lorsque vous modifiez ces paramètres, vous pouvez éventuellement les enregistrer comme « modèle » à partir de l’option « ACTIONS/Considérer comme modèle ». Ce paramétrage permet de définir les comptes par défaut. Le principe d’export étant que les comptes comptables sont utilisés du « détaillé vers le général ». Par exemple pour un compte client, on vérifie d’abord le compte client de la fiche client. S’il n’est pas défini, on vérifie le compte client par défaut de la catégorie puis on attribut le compte client par défaut défini dans ces paramètres de l’export si le compte comptable de la catégorie n’est lui-même par défini. Si le compte par défaut n’est pas non plus défini, une anomalie sera signalée dans l’onglet « Anomalies ». [Nouveauté mars 2018] Pour les comptes clients et Fournisseurs, vous pouvez définir des comptes de correspondances qui permettent d’affecter une nomenclature des comptes propre à Quadratus (différente du standard habituel 411 pour les comptes Clients et 401 pour les comptes Fournisseurs). Ce sont ces comptes de correspondance qui seront mis à jour dans le fichier d’export. Par exemple pour les comptes Fournisseurs, vous pouvez affecter un compte de correspondance 8 suivi du code client dans myKomela. Vous pouvez également choisir de faire suivre le compte de correspondance par un n° de compte défini dans chaque fiche client/fournisseur. Le détail de l’export permet de définir, en plus des paramètres, les critères d’export (la période, le séparateur de décimales, l’ordre des écritures, les journaux souhaités, le format, le type d’écriture, etc.). Il est également possible de visualiser un aperçu des données qui seront exportées en cliquant sur le bouton « APERÇU ». L’onglet « Anomalies » signale des erreurs rencontrées notamment si des éléments ne renvoient aucun compte comptable. La modification peut être effectuée alors directement depuis l’onglet « Anomalies » en double cliquant sur la ligne de l’anomalie concernée et en effectuant les modifications. Pour obtenir les fichiers d’export, il suffit de cliquer sur le bouton « EXPORTER ». Un fichier compressé ZIP est généré et contient les différents fichiers des journaux. Toutes les anomalies doivent avoir été résolues pour que l’export puisse être exécuté. Ces journaux peuvent ensuite être intégré dans l’interface de Quadratus en suivant la procédure standard d’import. Suite à l’intégration de cet import dans la comptabilité Quadratus, il faut cliquer sur le bouton « COMPTABILISE » pour que les écritures soient indiquées dans myKomela comme comptabilisées.
