Version 3.1.1.b (R1) [Prévue le 1er mars 2026] Module SAV : Version 3.1.1.a (R1) [Installée le 10 février 2026] Généralités : Version 3.0.1.j (R1) [Installée le 12 février 2026] Module SAV : Version 3.0.1.i (R2) [Installée le 6 février 2026] Généralités : Gestion des Ventes : Gestion des Achats : Version 3.0.1.h (R3) [Installée le 15 janvier 2026] Gestion des Ventes : Synchro WooCommerce : Rapprochement bancaire : Version 3.0.1.g (R1) [Installée le 5 janvier 2026] Gestion des Ventes : Version 3.0.1.f (R4) [Installée le 22 décembre 2025] Généralités : Gestion des Ventes : Imports : Version 3.0.1.e (R5) [Installée le 3 décembre 2025] Généralités : Gestion des Ventes : Module Caisse : Module SAV : Version 3.0.1.d (R3) [Installée le 4 novembre 2025] Gestion des Ventes : Gestion des Dépenses : Organisation / Paramètres Applicatifs : Rapprochement bancaire : Module SAV : Version 3.0.1.c (R3) [Installée le 3 septembre 2025] Généralités : Gestion des Ventes : Organisation : Module SAV : Version 3.0.1.b (R2) [Installée le 10 août 2025] Gestion des Ventes : Organisation : Module SAV : Version 3.0.1.a (R1) [Installée le 6 juillet 2025] Général : Rapprochement bancaire : Gestion des Ventes :
Paramétrer les modes de règlement
myKomela vous propose par défaut les modes de règlement les plus courants (CB, Chèque, Virement, Espèces, etc.). Vous pouvez facilement ajouter ou modifier un mode de règlement. Pour cela, allez dans les « Paramètres Applicatifs » de myKomela (icône roulette en haut à droite). Vous devez disposer des droits administrateur pour accéder à ces options. Dans la popup « Paramètres Applicatifs », sélectionnez l’onglet « Liste des modes de règlement ». La liste des modes de règlement existant s’affiche. Pour ajouter un nouveau mode de règlement, vous devez cliquez sur l’icône « + » en haut à droite du titre de l’onglet Dans la popup qui s’affiche, vous pouvez saisir les informations suivantes : Pour modifier un mode de règlement existant, cliquez sur l’icône crayon et faite la saisie. Si le mode de règlement est au moins utilisé une fois dans un encaissement client ou dans un règlement fournisseur, la case à cocher « Utilisé » est cochée et vous ne pourrez pas supprimer le mode de règlement. Vous pourrez seulement décocher la case à cocher « Actif » pour désactiver ce mode de règlement lors des prochaines utilisations.
Éditer une facture PROFORMA avec myKomela
myKomela vous permet d’éditer une facture PROFORMA depuis une commande. RAPPEL ! La facture PROFORMA (signifiant « pour la forme » en latin) est une facture provisoire qui détaille les conditions de vente (comme le fait le devis). Alors que le devis devient contractuel lorsqu’il est accepté, la facture PROFORMA n’engage ni le client ni le professionnel en relation commerciale. Ce document, créé à titre strictement informatif, a pour vocation de renseigner le client potentiel sur la nature de l’engagement proposé par le vendeur. Il peut être modifié et négocié et n’a aucune valeur juridique, comptable ou fiscale. La facture PROFORMA est importante dans le cadre des échanges internationaux : elle permet d’indiquer aux autorités douanières le type et la valeur des marchandises en transit. Elle sert aussi de justificatif pour le client qui fait une demande d’avance ou de crédit auprès de sa banque. Le document permet à la banque de vérifier la légitimité et l’éligibilité du client avant de lui prêter une somme d’argent.Sans l’obligation de s’engager, les deux parties peuvent modifier le document au besoin, au fil de leurs négociations. Si elles décident de contracter un engagement, une facture classique doit alors être établie. L’édition d’une facture PROFORMA se fait à partir des commandes myKomela. Depuis la fiche détaillée d’une commande, vous pouvez éditer la facture PROFORMA qui reprendra tous les informations de la commande en cours. Si un acompte a été enregistré sur la commande, cet acompte apparaîtra dans l’édition de la facture PROFORMA. Vous pouvez également préciser les conditions de règlement prévus depuis le lien « Commentaires », onglet « Informations règlement ». Depuis l’icône impression, sélectionner l’édition « Facture PROFORMA ». Un PDF de la facture est généré avec en-tête de document « FACTURE PROFORMA ». Vous pouvez également envoyer par mail cette facture PROFORMA au format PDF depuis le bouton ACTIONS, option « Envoyer par mail ».
Importer les opérations bancaires depuis un fichier Excel ou CSV
Vous pouvez également importer vos opérations bancaires dans myKomela depuis un fichier Excel ou un fichier CSV. Cette option peut être nécessaire : Vous devez donc d’abord récupérer un fichier Excel ou CSV de vos opérations bancaires. En général, ce type de fichier peut être généré depuis votre espace web de votre banque. Dans la suite de l’aide, nous utiliserons le format Excel suivant (mais bien sûr votre format de fichier peut être très différent de celui-là) : Ensuite, lorsque vous avez ce fichier Excel ou CSV, vous connecter à myKomela, puis :
Accéder à son espace client myKomela
myKomela propose un espace Client pour vous permettre de visualiser toutes les informations sur votre abonnement myKomela et de récupérer les dernières factures de votre abonnement myKomela (au format PDF). Pour accéder à cet espace client, vous devez être connecté en tant qu’administrateur de myKomela. Vous pouvez vous connecter directement depuis myKomela, en cliquant sur le lien « Espace client » en haut à droite de la barre des icônes. Vous serez alors directement dirigé vers l’espace client sans que votre mot de passe ne vous soit demandé. Vous pouvez également vous connecter directement à cet espace client myKomela, sans vous connecter à myKomela, en cliquant sur le lien suivant : https://application-monespace.mykomela.com/myKomela_Espace_Client/ Dans ce cas, vous devrez saisir les identifiants d’un utilisateur myKomela qui a les droits Administrateur. Vous êtes alors redirigé vers la page d’accueil de votre espace client myKomela. Depuis cette page d’accueil, vous disposez d’un résumé de votre abonnement myKomela ainsi que des informations sur la facturation en cours, vos tickets de support et vos données personnels enregistrées pour votre facturation. Vous pouvez obtenir plus de détails en cliquant sur les boutons bleus de chaque bloc. Vous disposez également d’un menu en haut de la page qui vous permet d’accéder directement aux différentes informations de votre espace client. Télécharger les factures myKomela au format PDF Lorsque vous cliquez sur MES FACTURES, vous accédez à la liste des factures. Vous pouvez naviguer dans la liste des factures en utilisant la réglette située sous la liste. Vous pouvez télécharger les factures souhaitées en cliquant sur l’icône PDF devant chaque ligne.
Paramétrer un nouvel exercice comptable
myKomela permet de gérer les exercices comptables. Vous pouvez fonctionner avec myKomela sans définir d’exercice comptable (le fonctionnement par défaut) mais la gestion des exercices comptables vous permet de bien fixer les dates d’exercice, notamment pour la 1ère année d’exercice qui peut durer plus de 12 mois ou pour des exercices en dates décalées par rapport à l’année civile. La création d’un nouvel exercice est forcément manuelle. C’est l’Administrateur myKomela qui doit créer le nouvel exercice et le rattacher à la gestion des chronos des factures (myKomela génère automatiquement les nouveaux chronos annuels quand il n’y a pas d’exercices comptables gérés). Pour créer un nouvel exercice, ouvrir la popup des « Paramètres Applicatifs » (icône roulette en haut à droite) puis onglet « Gestion des Exercices Comptables ». Pour que les exercices comptables soient pris en charge dans myKomela, il faut cocher l’option « Activation de la gestion des exercices comptables ». Pour créer le nouvel exercice, cliquer sur l’icône « + » à droite de l’entête de l’onglet, puis indiquer que l’exercice est « Ouvert ». myKomela permet de gérer 2 exercices ouverts simultanément. Vous devez donc clore les anciens exercices. Rattacher les chronos des Factures à l’exercice comptable Quand le nouvel exercice comptable est créé, vous devez créer le nouveau chrono pour le nouvel exercice comptable. Depuis la fiche détaillée de la Société (menu Organisation/Société, onglet « Chrono ») puis cliquer sur la ligne « Facture ». Dans la popup du chrono des factures, ajouter les chronos pour le nouvel exercice en cliquant le lien « Ajouter » (dans notre exemple ci-dessous, année 2025 pour l’exercice comptable 2025), puis VALIDER pour enregistrer. Vous pouvez modifier le format des chronos comme vous le souhaitez avec les options proposées (Préfixe, format Année AA ou AAAA, format du nombre, Suffixe).
Définir de nouvelles règles de rapprochement bancaire
myKomela Cloud vous permet de gérer vos rapprochements bancaires aussi bien pour les encaissements des factures clients que pour les règlements des commandes fournisseurs (achats de réappros et dépenses de frais généraux). Définir de nouvelle règles de rapprochement Les règles de rapprochement permettent de définir des mots clés pour rapprocher une opération bancaire avec un tiers listé dans myKomela (un client, un fournisseur). Lors du rapprochement bancaire, myKomela parcourt toutes les règles de rapprochement pour rattacher des tiers aux différentes opérations bancaires importées de vos comptes bancaires. Les mots clés définis dans les règles de rapprochement sont utilisés pour les recherches dans les libellés des opérations bancaires. Pour créer une nouvelle règle de rapprochement, vous allez dans la liste des Règles de rapprochement puis cliquer sur le bouton « CRÉER UNE RÈGLE ». La popup des règles de rapprochement s’affiche. Vous pouvez saisir différentes informations pour définir cette nouvelle règle de rapprochement (dite utilisateur) : Exemple d’une règle de rapprochement de type « Facture client » : Dans cet exemple, les mots clés sont « PETITE » et « PROD ». Ce sont ces 2 mots clés qui seront recherchés dans le libellé des opérations bancaires à rapprocher et qui permettront l’affectation de l’opération bancaire au Tiers « Ma Petite Prod » (code du tiers TR000001), suivant les options sélectionnées. Le bouton VALIDER permet d’enregistrer la règle de rapprochement. Cette règle peut être modifiée ou supprimée en cliquant sur le bouton SUPPRIMER (en rouge) dans la popup détail de la règle de rapprochement. Création automatique d’un document dans le cas des Dépenses Lorsque vous sélectionnez le type « Dépense » (de frais généraux) dans la règle de rapprochement, une option supplémentaire est disponible : « Création automatique d’un document si aucune correspondance ». Cette option permet de créer automatiquement une dépense (de frais généraux) dans myKomela, avec le Tiers affecté, la date et le montant de l’opération bancaire et l’article défini dans cette règle de rapprochement. Cela vous permet de suivre efficacement vos dépenses de frais généraux dans myKomela directement depuis vos opérations bancaires sans avoir de saisies systématiques pour certaines de vos dépenses de frais généraux. Dans la copie d’écran ci-dessus, la règle de rapprochement identifiera toutes les opérations bancaires avec le mot clé CHRONOPOST et créera une dépense myKomela correspondante affectée au Tiers myKomela CHRONOPOST, avec l’article myKomela « Frais d’expédition », du montant de l’opération bancaire. Le règlement sera automatiquement créé et l’opération bancaire sera indiquée comme Affectée. Vous n’aurez aucun autre traitement à faire pour valider cette dépense dans myKomela. Vous gagnez énormément de temps pour votre suivi de pré-comptabilité. Lors de l’envoi de vos données à votre comptable, vous avez un maximum d’informations, précises et complètes. Vous disposez également en temps réel, toute au long de l’année, d’un suivi précis de votre trésorerie directement dans myKomela, avec des indicateurs statistiques sur le niveau des dépenses mais également par type de dépense, par tiers (clients et/ou fournisseurs). Lorsque la règle de rapprochement est définie, vous pouvez relancer le rapprochement automatique de myKomela pour traiter les opérations bancaires affectées par la nouvelle règle de rapprochement.
Réaliser un rapprochement manuel d’une opération bancaire
myKomela Cloud vous permet de gérer vos rapprochements bancaires aussi bien pour les encaissements des factures clients que pour les règlements des commandes fournisseurs (achats de réappros et dépenses de frais généraux). Lorsque le rapprochement automatique de myKomela n’est pas parvenu à réaliser le rapprochement complet (affectation d’un Tiers et rattachement d’un document (facture, recette, achat ou dépense)), myKomela permet de faire un rapprochement manuel. Une autre option permet de créer une nouvelle règle de rapprochement et de relancer le rapprochement automatique. Pour des cas très ponctuels ou pas simple à rapprocher par une règle de rapprochement, il est donc nécessaire de faire un rapprochement manuel. Réaliser une rapprochement manuel d’une opération bancaire myKomela permet de réaliser un rapprochement manuel. Il suffit d’ouvrir le détail d’une opération bancaire en cliquant sur le code de l’opération concernée (ou sur l’icône « Crayon »). La popup du détail de l’opération bancaire s’affiche. La popup détaillée de l’opération bancaire affiche en entête les informations de l’opération bancaire « brutes » récupérées depuis votre compte bancaire avec l’API GoCardLess (code, date, libellé, montant). Un bloc « AFFECTATION DE L’OPÉRATION » permet de définir les caractéristiques de l’opération bancaire et de procéder à l’affectation du Tiers et au rapprochement d’un document myKomela. La 1ère information a définir est le « Type de document » : La sélection du type de l’opération bancaire permet de faciliter le rapprochement du Tiers (uniquement des clients si factures/recettes ou des fournisseurs si achats/dépenses). Si le rapprochement automatique a identifié un Tiers, le type de document est présélectionné ainsi que le Tiers. Si le rapprochement automatique n’a pas identifié de Tiers, vous allez pouvoir le sélectionner en le recherchant par mots clés dans le champ « Tiers affecté ». Une liste dynamique des Tiers myKomela s’affiche et se met à jour au fur et à mesure de la saisie des mots clés. Cliquez sur le Tiers considéré dans la liste pour le sélectionner. Lorsque le Tiers est sélectionné, vous pouvez afficher la liste des documents du Tiers en cliquant sur le lien « Afficher les documents du Tiers ». La liste des documents du Tiers s’affiche (s’il y en a) et si l’un des documents correspond à l’opération bancaire, myKomela sélectionne automatiquement le document (case à cocher devant la ligne). Les actions complémentaires pour les rapprochements manuels Depuis la popup des opérations bancaires, vous disposez d’actions complémentaires qui vous permettent de faciliter le traitement du rapprochement bancaire. Ces actions sont accessibles depuis le bouton ACTIONS. En survolant ce bouton, un menu contextuel s’affiche avec les options disponibles. Les différentes actions : Vous pouvez également modifier le document rattaché à l’opération bancaire en cliquant sur le le code du document dans la liste des documents du Tiers. Toutes ces actions sont également accessibles depuis la liste des opérations bancaires, en survolant le bouton de l’état d’une ligne. Cela vous permet également de réaliser des actions rapides et de gagner du temps et de l’efficacité.
Exécuter le rapprochement automatique des opérations bancaires
myKomela Cloud vous permet de gérer vos rapprochements bancaires aussi bien pour les encaissements des factures clients que pour les règlements des commandes fournisseurs (achats de réappros et dépenses de frais généraux). Exécuter le rapprochement automatique des opérations bancaires Pour exécuter la procédure de rapprochement automatique des opérations bancaires non Affectées, survolez le bouton ACTIONS et sélectionnez l’option « Rapprochement automatique ». myKomela exécute la procédure de rapprochement automatique sur les opérations dans les états « A traiter », « Sans correspondance » ou en « Anomalie ». A l’issue de la procédure, un message vous indique les résultats du rapprochement automatique. La procédure de rapprochement automatique myKomela exécute les traitements suivants pour chaque opération bancaire à rapprocher : Le rapprochement modifie l’état des opérations en fonction des résultats du traitement : Suite au rapprochement bancaire automatique, certaines opérations bancaires peuvent ne pas être « Affectées » et être positionnées dans l’état « Sans correspondance » ou en « Anomalie ». Vous devrez donc traiter manuellement ces opérations bancaires ou créer une nouvelle règle de rapprochement utilisateur puis relancer le rapprochement automatique.
Récupérer manuellement les nouvelles opérations bancaires
[option payante] myKomela Cloud vous permet de gérer vos rapprochements bancaires aussi bien pour les encaissements des factures clients que pour les règlements des commandes fournisseurs (achats de réappros et dépenses de frais généraux). Récupérer les nouvelles opérations bancaires Pour récupérer les nouvelles opérations bancaires, depuis la liste des opérations bancaires, survolez le bouton ACTIONS et sélectionnez l’option « Récupération des opérations ». myKomela exécute la procédure de récupération des dernières opérations bancaires, par l’intermédiaire de l’API GoCardLess, pour tous les comptes bancaires paramétrés, avec autorisations validées et actifs dans myKomela. A l’issue de la procédure, un message indique le nombre de nouvelles opérations bancaires récupérées par comptes bancaires. La liste des opérations bancaires est mise à jour et les nouvelles opérations bancaires sont positionnées dans l’état « A TRAITER ». A ce stade, le rapprochement bancaire n’est pas encore réalisé. Vous pouvez maintenant exécuter le rapprochement automatique myKomela.
