TPE : gestion des stocks efficace grâce au Cloud

Il vous est déjà arrivé de rater une vente car vous n'aviez pas le bon produit en stock ? Vous êtes perdu car vous ne savez pas précisément ce que contiennent vos dépôts ? Pas de panique. Avec la mise en place d'une gestion des stocks simple mais efficace, vous ne serez plus jamais pris au dépourvu.

Enjeu majeur de la satisfaction client, la gestion des stocks permet, lorsqu'elle est bien pilotée, d'éviter les ruptures de stock et de maîtriser les coûts liés à l'entreposage et au suivi des produits.

Pour bien gérer ses stocks, compter le nombre de produits qui entrent et soustraire ceux que l'on vend ne suffit pas. L'important réside dans le fait de bien enregistrer l'ensemble des mouvements de stock, c'est-à-dire l'ensemble des opérations qui influencent l'état du stock, à la hausse ou à la baisse.

Pouvoir suivre automatiquement ces évolutions, en fonction des achats fournisseurs, des commandes et des ventes clients, permet d'avoir une vision juste de ses stocks.

Voici nos conseils pour dire définitivement au revoir aux ruptures de stock et aux problèmes de réapprovisionnement.

TPE : pourquoi faire de la gestion des stocks ?

Dans une entreprise, le stock est l'ensemble des produits lui appartenant (matières premières, produits finis ou semi-finis) qui sont entreposés dans un ou des dépôts pour un temps donné, en vue de leur vente. Commerçant ou grossiste, vous disposez de différents canaux pour vendre vos produits : votre réseau d'agents commerciaux, vos magasins physiques (avec leurs propres stocks et systèmes d'encaissement) et votre boutique e-commerce. Se pose alors LA question : comment suivre, gérer et centraliser facilement et efficacement les mouvements de stocks depuis chacun de vos canaux de vente ? Grâce à un logiciel de gestion des stocks bien sûr ! Et au Cloud.

Les logiciels de gestion Cloud au service des TPE

Jusque là réservée aux entreprises dotées de budgets conséquents, la gestion centralisée des stocks est désormais accessible financièrement aux TPE grâce à des solutions Cloud.

  • Accès aux données en mobilité,
  • synchronisation, automatisation des flux,
  • déclenchement automatique des réapprovisionnements.

Toutes les fonctionnalités indispensables à une vision claire et juste de vos stocks sont accessibles partout et en temps réel, et ce pour quelques euros seulement par mois.

Avec l'offre myKomela, vous bénéficiez par exemple d'un outil indispensable pour suivre vos différents canaux de vente et centraliser le suivi de vos stocks, dès 29€90/mois.

Les enjeux de la gestion des stocks pour les TPE

Bénéfices de la gestion des stocks :

  • gérer les entrées et les sorties des produits qui sont successivement achetés, stockés puis vendus,
  • suivre la fluctuation du niveau de son ou de ses stocks,
  • gérer au mieux ses prix de revient, ses PUMP (Prix Unitaire Moyen Pondéré), ses marges et optimiser ses coûts d'entreposage,
  • connaître ses coûts et délais de réapprovisionnement et bien paramétrer ses seuils de déclenchement de réapprovisionnement,
  • répondre au plus près aux demandes de ses clients et augmenter leur niveau de satisfaction.

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Disponibilité des produits et satisfaction clients : maîtriser ses réapprovisionnements

La rupture de stock est un problème que tout commerçant ou grossiste souhaite éviter. Et c'est encore plus vrai depuis l'essor des boutiques e-commerce. Car ne pas pouvoir répondre immédiatement à la demande de ses clients, afficher des produits en rupture de stock ou avec un délai de réapprovisionnement long sur son site internet est un risque important de voir le client choisir un concurrent.

La solution : trouver le bon équilibre dans vos seuils de déclenchement de réapprovisionnement.

Pour cela, voici les 3 facteurs que vous devez maîtriser :

1 - Le seuil de stock mini de vos produits
  • En analysant le volume des ventes réalisées pour un produit sur une période donnée, on parvient à identifier quels sont les besoins de stock mini, c'est-à-dire la quantité minimale d'un produit que vous devez avoir en stock pour pouvoir répondre sereinement à la demande. Si ce niveau est de 15 unités, vous devez déclencher une commande en réappro dès lors que votre stock passe sous ce seuil de stock mini. Avec un logiciel en ligne, une notification automatique vous alerte qu'un réapprovisionnement doit être déclenché.
2 - Les tendances de vente de vos produits
  • On cherche ici à anticiper quel sera le volume de ventes que l'on réalisera dans le futur, pour un produit donné. Pour essayer de savoir quelles seront les tendances de vente d'un produit, on se base sur l'analyse des ventes passées et des ventes prévisionnelles. Cette anticipation sert à ajuster les niveaux des stocks mini à la hausse ou à la baisse et d'éviter le sur-stockage ou à l'inverse les ruptures de stock. On parle alors de gestion des réapprovisionnements en augmentation, en stabilité ou en diminution.
3 - Les délais de réapprovisionnement de vos fournisseurs
  • Cet élément permet de savoir combien de temps un produit met pour arriver dans votre stock, depuis la commande fournisseur jusqu'à sa disponibilité. Cette notion est primordiale par exemple sur l'île de la Réunion car, avec des délais moyens de réapprovisionnement de 6 à 8 semaines, mieux vaut les maîtriser pour pouvoir les anticiper.

Veillez à bien les prendre en compte dans le calcul de fixation de vos seuils de déclenchement de réapprovisionnements.

Pour pouvoir utiliser pleinement le potentiel de son logiciel de gestion des stocks, et notamment la fonctionnalité de déclenchement automatique des réapprovisionnements, il faut donc :

  • maîtriser le nombre moyen d'unités vendues sur une période donnée,
  • connaître les tendances de vente du produit,
  • connaître et intégrer les délais de réapprovisionnement fournisseurs dans son calcul et fixer les seuils de stocks mini en fonction de celui-ci.

La gestion des stocks au quotidien pour une TPE

Entre le moment où vous les achetez et celui où vous les vendez, vos produits changent plusieurs fois de statut : Attendus, Livrés, Réservés, En stock, À Livrer.

Si vous effectuez manuellement votre gestion des stocks, via un tableur Excel par exemple, vous devez être très vigilant pour ne rater aucune étape. Il est primordial de bien suivre l'évolution de vos produits et de les enregistrer sous leurs différents statuts pour éviter toute confusion pouvant entraîner des erreurs de stock.

Grâce au Cloud, à la synchronisation des données de vos différents canaux de vente et à l'enregistrement automatique des mouvements de vos différents entrepôts, vous obtenez une vision claire, juste et fiable de vos stocks, en temps réel.

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Synchronisation et automatisation : les clés d'une gestion des stocks simplifiée

1 - Les Achats fournisseurs

Les Attendus : c'est le statut des produits dont la commande est validée mais qui sont encore en cours de livraison depuis votre fournisseur jusqu’à votre dépôt.

Grâce au logiciel de gestion des stocks en ligne, chaque personne de votre équipe a l'information en un coup d'œil, ainsi que vos clients qui peuvent voir les disponibilités de vos produits sur votre site eCommerce. Comme vous maîtrisez vos délais de livraison fournisseurs et que vous les avez renseignés dans le logiciel, ce dernier vous donne instantanément l'état réel et attendu de votre stock, pour un produit donné. Cela permet de savoir à quel moment vous serez en mesure de fournir un produit à vos clients.

Exemple : si un client vous commande un produit actuellement en statut Attendu, vous pourrez lui annoncer une livraison possible dans huit jours, car vous savez qu'une réception de 50 unités est prévue dans trois jours.

Les Livrés : vous réceptionnez votre commande fournisseur, vos produits sont physiquement en stock. La saisie de ces informations dans le logiciel fait passer le produit du statut d'Attendu à celui de En Stock. Les produits sont disponibles à la vente.

2 - Les commandes clients et leur impact sur les stocks

Les Réservés : Ou faire la différence entre stock physique et stock disponible.

Vous établissez un devis pour 100 unités d'un article. Au moment de la rédaction du devis, vous avez 220 unités de ce produit en stock, donc pas de problème, devis validé. Mais entre le moment où le devis a été réalisé et le moment où le client valide sa commande, votre stock peut évoluer et les produits ne plus être réellement disponibles.

Avec un logiciel de gestion des stocks comme myKomela, dès qu'un client valide un devis, les produits concernés sont automatiquement positionnés en Réservés. Cette action permet d'éviter la perte de stocks et d'assurer la bonne livraison du client, même s'il y a des ventes entre la réservation et la livraison.

S'il y a 220 articles en stock et que 100 sont Réservés, il reste donc 120 articles de disponibles pour les autres clients sur les 220 physiquement stockés.

Info : si vous pilotez vos stocks grâce à un logiciel de gestion, ces Réservés seront automatiquement pris en compte dans le calcul de déclenchement des seuils de réapprovisionnement.

Les À livrer : Même contexte que pour les Réservés, les produits À Livrer font partie de votre stock physique mais ne sont pas disponibles : ils sont en attente d'être livrés par vos soins à vos clients. Résultat : une préparation des livraisons facilitée et une absence de confusion entre les produits récupérés sur site et les produits à livrer aux clients.

3 - Factures et livraisons : les sorties de stock

Vous avez vendu un produit ? Dès lors que la facture est émise ou que la livraison a été réalisée, celui-ci doit sortir du stock. Lorsque vous travaillez avec un logiciel de gestion des stocks, si ce mouvement de stock fait passer la quantité d'un produit en-deçà du seuil de stock mini défini, une notification automatique vous alerte qu'un réapprovisionnement doit être déclenché.

Vous connaissez maintenant les étapes simples et efficaces à suivre pour garder votre stock à jour et ainsi être prêt à satisfaire toutes les demandes de vos clients.

Aller plus loin et optimiser sa gestion des stocks

Nous venons de le voir, gérer ses stocks et donc ses réapprovisionnements, se résume en quelques mots : savoir ce que contiennent ses réserves pour savoir quoi acheter, quand et en quelle quantité. Objectif : éviter les ruptures de stock ou le sur-stockage. Car stocker des produits, cela a un coût, des coûts même. Des coûts directs et indirects liés à l'acquisition et à la conservation des produits, au loyer de l'espace de stockage, aux salaires des employés… Le PUMP, la balance âgée, les coûts de réapprovisionnement ou encore la marge sont des notions primordiales à connaître et à maîtriser pour diminuer vos coûts liés à un stock inadapté et ainsi réduire votre besoin de trésorerie. 

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