Comment gérer les avoirs avec myKomela
La gestion des avoirs devient souvent un casse tête pour les commerciaux ou les vendeurs.euses. Tout le monde est concentré sur la facturation mais quand une erreur s’est glissée dans une facture (ou un ticket de caisse) ou qu’un client demande un échange de produit, il est important de pouvoir répondre au plus vite pour satisfaire au mieux le client mais sans négliger le suivi précis des informations, notamment le suivi des stocks et la mise à jour du chiffres d’affaires. De plus, légalement, lors d’un retour ou d’un échange, il faut générer des documents comptables pour acter le retour de l’article et l’éventuel remboursement du client. On peut vite se perdre dans les procédures à suivre en fonction des différents cas de figure.
Voici nos conseils pour maitriser la gestion des avoirs avec myKomela et répondre de manière professionnelle et efficace aux demandes de vos clients.
Dans cette astuce, nous allons nous concentrer sur les avoirs en lien avec les factures créées dans myKomela. Pour le cas des avoirs liés aux tickets de caisse, se référer à l’aide spécifique dédiée aux tickets de caisse.
C'est quoi un avoir ?
L’avoir est un document comptable, au même titre qu’une facture. Il permet de valider le retour d’un article vendu à un client. Ce retour a un impact sur le chiffre d’affaires, la TVA collectée et les encaissements. Quand votre client vous retourne un produit qu’il a déjà payé, vous devez donc annuler tout ou partie d’une facture (ou d’un ticket de caisse) réalisée lors de la vente au client, et pas conséquence enregistrer une moindre TVA collectée et une moindre vente.
De plus, l’avoir peut éventuellement être remboursé au client ou utilisé ultérieurement pour régler un nouvel achat du client.
Dans myKomela, l’avoir va également vous permettre de mettre à jour les stocks en entrée et de maintenir un suivi des stocks précis.
Les différents cas où utiliser un avoir
La difficulté pour l’utilisation des avoirs, c’est qu’ils peuvent être utilisés pour gérer différents cas de figure et différentes situations. Listons d’abord les différents cas, nous les détaillerons un par un dans la suite de cette astuce :
- annulation d’une facture validée par erreur,
- annulation d’une facture pour corriger une erreur de saisie,
- retour complet des articles d’une facture par le client,
- retour partiel des articles d’une facture par le client,
- échange d’un article (par exemple mauvaise taille ou article abimé).
Dans les cas 3 et 4, il faut également déterminer si on rembourse le client ou si l’avoir pourra être utilisé ultérieurement pour réglé un nouvel achat.
myKomela propose une procédure spécifique pour chacun de ces cas.
1 - Annulation d'une facture validée par erreur
- se positionner dans la fiche détaillée de la facture validée à annuler,
- dans le bouton ACTIONS, sélectionner l’option « Avoir sur la facture (partiel ou total) »,
- dans la popup qui s’affiche, gardez la sélection par défaut « Créer l’avoir et solder la facture avec ce nouvel avoir (Avoir Total, aucune modification possible) »,
- cliquez sur le bouton VALIDER,
- l’avoir est automatiquement créé et la facture est automatiquement annulée par cet avoir.
Vous n’avez aucune autre action à faire, votre facture est annulée (on dit en comptabilité « compensée »). Les stocks sont mis à jour pour les articles qui étaient gérés en stock.
Le numéro comptable de l’avoir a été généré à la suite des numéros existants.
Vous pouvez retrouver l’avoir (clos) dans la liste des factures ou dans la liste des avoirs. Avec un montant négatif.
Légalement, vous devrez faire parvenir à votre comptable la facture et l’avoir. Ces documents devront être recensés dans votre bilan, mais ils se compenseront et n’auront pas d’incidence sur votre CA ni sur votre TVA collectée.
2 - Annulation d'une facture pour corriger une erreur de saisie
Il arrive régulièrement qu’après avoir validée une facture, on se rende compte d’une erreur de saisie (faute d’orthographe, mauvais client sélectionné, mauvais tarif appliqué, etc.) ou que votre client vous demande de faire une modification dans la facture. Vous avez donc besoin de modifier la facture. Hors, une facture validée ne peut pas être modifiée.
Vous devez donc l’annuler par un avoir et créer une nouvelle facture avec la correction nécessaire. Légalement, vous n’avez pas d’autres solutions.
La procédure d’annulation est donc la même que pour le point 1/ ci-dessus.
Lorsque vous avez annuler la facture par l’avoir, vous recréez une facture pour appliquer les modifications nécessaires. myKomela vous permet de faire une duplication de la facture initiale en mode brouillon. Vous pourrez appliquer les modifications sans avoir besoin de tout ressaisir. La duplication est accessible depuis la fiche détaillée de la facture, en cliquant sur le bouton ACTIONS puis option « Dupliquer ».
Dans ce cas, si vous avez déjà envoyé la facture initiale à votre client, vous devez lui faire parvenir également l’avoir pour que lui-même est le document d’annulation comptable.
3 - Retour complet des articles d'une facture par le client
Dans ce cas, votre client vous retourne l’ensemble des produits présents sur la facture. La procédure va être également la même qu’une annulation de facture. Vous allez faire un avoir pour acter le retour des articles (entrées en stock) et l’annulation de la vente, donc de la facture.
La procédure est alors la même que pour le cas 1/ ci-dessus. Sauf que vous réceptionnez les articles retournés par le client et les refaite entrée en stock physiquement.
Il peut y avoir un cas particulier dans le cas où votre client vous avait déjà réglé la facture et donc qu’un encaissement est enregistré avec la facture.
Dans ce cas, myKomela va générer l’avoir mais sans le valider. Vous pouvez éventuellement le modifier (par exemple ajouter un commentaire. Pour les retours partiels, voir le cas 4/ ci-après). Mais si les retours concernent l’ensemble des articles, valider l’avoir. La facture est annulée mais par contre l’avoir reste « non utilisé ».
Vous pouvez soit rembourser le client (bouton Rembourser le client), soit le client pourra utiliser cet avoir pour payer des prochains achats. Dans ce cas, lors de l’enregistrement des prochains encaissement pour ce client, dans la popup encaissement, vous aurez accès à un bouton Avoir qui vous permettra de sélectionner l’avoir pour l’encaissement (complet ou partiel).
4 - Retour partiel des articles d'une facture par le client
Dans ce cas, votre client vous retourne une partie seulement des articles présents sur la facture. Vous allez donc devoir faire un avoir uniquement pour les articles retournés, donc un avoir partiel.
La procédure est la même que pour un retour complet (depuis le détail de la facture correspondante, sélectionnez l’option « Avoir sur la facture (Partiel ou total) ») sauf que lors de la génération de l’avoir, vous allez sélectionner l’option « Créer l’avoir sans le valider (Avoir partiel, modification possible) ». L’avoir va être créé automatiquement et affiché directement en mode brouillon. Vous allez supprimer les articles non retournés ou saisir la quantité des articles retournés puis valider l’avoir quand tout est ok.
Si le client n’avait pas réglé la facture initiale, vous allez clore l’avoir depuis le bouton ACTIONS, option « Considérer comme réglé ».
5 - Échange d'un article
L’échange d’un article peut correspondre à plusieurs cas :
- l’article est abimé, vous faites un échange du même article (mêmes caractéristiques, même référence) => vous ne changez rien dans myKomela. vous récupérez l’article du client et l’échangez avec l’article (donc une sortie mais une entrée également du même article).
- l’article à échanger est différent (n’est pas de la bonne taille ou n’a pas les bonnes caractéristiques) => vous devez faire une nouvelle facture avec l’article retournée indiqué avec la quantité à -1 et l’article échangé à +1 puis valider la facture. S’il y a une différence de tarif, à vous de voir si vous faites payer le client ou si vous remboursez la différence.
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