Changer de logiciel de gestion est une étape stratégique pour une TPE ou une PME. Facturation, gestion des stocks, fournisseurs, paramétrage TVA, facturation électronique… Un nouvel outil transforme l’organisation interne. Pourtant, la réussite du projet ne dépend pas uniquement du logiciel choisi, mais surtout de l’accompagnement mis en place au démarrage.
Chez myKomela, nous considérons que l’onboarding est une phase clé : elle conditionne la rapidité de prise en main, la qualité du paramétrage et le retour sur investissement.
Le conseil au démarrage : poser des bases solides et adaptées
Le démarrage d’un logiciel de gestion ne se résume pas à créer un compte et commencer à facturer. Chaque entreprise possède sa propre organisation, ses habitudes de travail, ses contraintes fiscales et ses objectifs de développement. Un accompagnement basé sur le conseil permet d’analyser en amont les processus existants : circuit de validation des devis, gestion des acomptes, suivi des règlements, organisation des stocks ou encore relation fournisseurs. Cette phase de diagnostic est essentielle pour adapter myKomela à la réalité de l’entreprise.
Le conseil au démarrage permet également d’anticiper les obligations réglementaires, notamment en matière de TVA ou de facturation électronique. Plutôt que de découvrir les contraintes en cours d’utilisation, l’entreprise bénéficie d’une configuration cohérente dès le départ. Cela évite les ajustements tardifs, souvent chronophages, et sécurise immédiatement la gestion administrative et comptable.
Chaque entreprise a ses spécificités : secteur d’activité, organisation interne, processus de facturation, gestion des stocks ou politique tarifaire.
Un accompagnement personnalisé permet de :
analyser vos besoins réels,
identifier les paramétrages adaptés,
sécuriser les règles de TVA,
anticiper les obligations liées à la facturation électronique.
👉 L’objectif est simple : adapter le logiciel à votre fonctionnement, et non l’inverse.
La reprise de données : garantir la continuité et éviter la perte d’informations
Changer de logiciel peut être source d’inquiétude, notamment lorsqu’il s’agit de transférer des années de données clients, fournisseurs ou historiques de facturation. Une reprise de données structurée permet d’assurer une transition fluide entre l’ancien système (souvent Excel ou un logiciel précédent) et myKomela. Les imports au format Excel ou CSV facilitent l’intégration des articles, des tarifs, des références produits, des coordonnées clients et fournisseurs, ainsi que des historiques de factures.
Cette étape est stratégique : elle évite les doubles saisies, limite les risques d’erreur et permet de redémarrer immédiatement avec un environnement complet et cohérent. La continuité des informations garantit également une meilleure relation client, puisque l’historique est conservé. Une migration accompagnée sécurise ainsi l’activité et permet de gagner un temps précieux dès les premières semaines d’utilisation.
Nous accompagnons nos clients dans la reprise des données existantes, notamment :
Articles (catalogue produits, prix, références)
Clients et fournisseurs
Stocks
Historique des factures
Encours et règlements
Les imports au format Excel ou CSV permettent de migrer rapidement et proprement les données vers myKomela.
Résultat :
Pas de ressaisie fastidieuse
Pas de rupture d’activité
Continuité immédiate de la gestion
Le paramétrage : transformer un outil standard en solution sur mesure
Un logiciel de gestion performant doit s’adapter à l’entreprise, et non l’inverse. Le paramétrage initial joue donc un rôle central dans la réussite du projet. Il s’agit notamment de configurer les informations légales de la société (SIRET, taux de TVA, mentions obligatoires), de personnaliser les modèles d’édition (devis, factures, avoirs) et d’organiser les règles internes de gestion.
Le paramétrage concerne également la gestion des utilisateurs et de leurs droits d’accès. Définir qui peut créer une facture, modifier un tarif ou consulter les données financières est essentiel pour sécuriser l’organisation. En parallèle, les réglages liés aux stocks, aux seuils d’alerte ou aux flux fournisseurs permettent d’automatiser certains processus. Un paramétrage réalisé avec accompagnement garantit une utilisation optimale du logiciel dès le premier jour.
La formation : accélérer l’adoption et renforcer l’autonomie
Un nouvel outil peut susciter des résistances si les équipes ne se sentent pas à l’aise avec son utilisation. La formation permet de lever ces freins en expliquant non seulement le fonctionnement du logiciel, mais aussi les bonnes pratiques associées. Les utilisateurs comprennent comment créer des documents, gérer les règlements, suivre les stocks ou analyser les tableaux de bord.
Au-delà de l’apprentissage technique, la formation favorise l’appropriation de l’outil. Les collaborateurs deviennent plus autonomes et plus confiants dans leurs actions quotidiennes. Cette montée en compétence réduit les erreurs, améliore la productivité et facilite l’acceptation du changement. Une équipe bien formée exploite pleinement les fonctionnalités de myKomela et transforme le logiciel en véritable levier de performance.
Un accompagnement continu, au-delà du démarrage
L’accompagnement ne s’arrête pas une fois l’onboarding terminé et les premiers paramétrages réalisés. Chez myKomela, nous considérons que le véritable partenariat commence justement lorsque les utilisateurs entrent dans leur utilisation quotidienne du logiciel. Une fois les bases solides en place, notre équipe reste mobilisée pour vous accompagner dans la durée. Grâce à un tchat en temps réel et à une adresse mail dédiée au support, vous bénéficiez d’un accès direct à nos experts pour répondre à vos questions, qu’il s’agisse de procédures spécifiques, de cas particuliers liés à votre activité ou d’optimisations dans votre organisation. Nous intervenons aussi bien sur des sujets techniques que fonctionnels, toujours avec une approche pédagogique et orientée solution.
Au-delà du support opérationnel, nous attachons une grande importance à l’écoute des utilisateurs. Vos retours et vos suggestions d’amélioration sont pris en compte dans notre feuille de route produit. Le suivi des nouvelles versions, les évolutions réglementaires et les améliorations continues sont intégrés progressivement pour faire évoluer myKomela avec vos besoins. Cette dynamique d’amélioration continue garantit un logiciel toujours performant, adapté aux réalités terrain et aux exigences du marché. Avec myKomela, vous ne choisissez pas seulement un outil, mais un partenaire engagé sur le long terme.
ROI et gains mesurables : pourquoi l’accompagnement est un investissement rentable
Adopter un nouveau logiciel de gestion représente une décision stratégique pour une TPE ou une PME. Au-delà du choix de la solution elle-même, une question essentielle se pose : quel est le retour sur investissement réel ? Trop souvent, l’accompagnement au démarrage est perçu comme un coût additionnel. En réalité, il s’agit d’un levier de performance. Un onboarding structuré, un paramétrage adapté et une formation efficace permettent de réduire les erreurs, de gagner du temps et d’optimiser les processus internes dès les premières semaines. Comprendre le ROI de l’accompagnement, c’est mesurer concrètement les gains financiers, organisationnels et humains qu’il génère.
