Définir de nouvelles règles de rapprochement bancaire
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myKomela Cloud vous permet de gérer vos rapprochements bancaires aussi bien pour les encaissements des factures clients que pour les règlements des commandes fournisseurs (achats de réappros et dépenses de frais généraux).
Définir de nouvelle règles de rapprochement
Les règles de rapprochement permettent de définir des mots clés pour rapprocher une opération bancaire avec un tiers listé dans myKomela (un client, un fournisseur). Lors du rapprochement bancaire, myKomela parcourt toutes les règles de rapprochement pour rattacher des tiers aux différentes opérations bancaires importées de vos comptes bancaires. Les mots clés définis dans les règles de rapprochement sont utilisés pour les recherches dans les libellés des opérations bancaires.
Pour créer une nouvelle règle de rapprochement, vous allez dans la liste des Règles de rapprochement puis cliquer sur le bouton « CRÉER UNE RÈGLE ». La popup des règles de rapprochement s’affiche.
Vous pouvez saisir différentes informations pour définir cette nouvelle règle de rapprochement (dite utilisateur) :
- Code : pour identifier la règle de rapprochement de manière unique. Ce code est généré automatiquement par myKomela
- Libellé : saisir un libellé explicite pour bien identifier la règle de rapprochement
- Type : sélectionner le type de document pris en compte par la règle de rapprochement (« Facture client » ou « Recette » ou « Achat fournisseur » ou « Dépense »). Ce type est important pour déterminer la saisie des informations suivantes. Si vous sélectionnez « Facture client », le Tiers affecté sera un client. Si vous sélectionnez « Achat fournisseur », le Tiers affecté sera un fournisseur et si vous sélectionnez « Recette » ou « Dépense », le Tiers affecté sera un « Autres Tiers » (notion myKomela).
- Tiers affecté : détermine le tiers affecté à l’opération bancaire lors du rapprochement bancaire si les mots clés de cette règle de rapprochement correspondent avec l’opération bancaire. Pour sélectionner ce tiers, saisir des mots clés dans le champ et sélectionner un tiers dans la liste dynamique qui s’affiche. Vous pouvez également cliquer sur l’icône « Loupe » pour afficher la popup de recherche d’un tiers.
- Quand la règle de rapprochement est réalisée avec une opération bancaire, différentes options peuvent être définies :
- Indiquer l’opération comme « Affectée » => l’état de l’opération bancaire sera mis à jour en Affectée et donc le traitement est considéré comme terminé
- Créer l’encaissement/règlement automatiquement => l’encaissement/règlement sera créé automatiquement dans myKomela et le document lié sera clôturé (facture, achat ou dépense)
- Hors suivi : permet de ne pas prendre en compte l’opération bancaire concernée et de l’indiquer automatiquement dans l’état « Hors suivi ».
- Appliquer la règle sur tous les comptes bancaires : par défaut, la règle de rapprochement s’applique sur tous les comptes bancaires actifs dans myKomela. Vous pouvez décider de n’appliquer cette règle de rapprochement que sur certains comptes bancaires et pas d’autres. permet de définir une règle de rapprochement avec les mêmes mots clés mais avec des options différentes. Ou d’exclure l’application d’une règle pour certains comptes bancaires
- Liste des mots clés (de la règle de rapprochement) : vous saisissez un ou plusieurs mots clés qui seront utilisés pour faire le rapprochement avec les opérations bancaires de vos comptes bancaires. Lors de la récupération des opérations bancaires de vos comptes bancaires avec l’API GoCardLess, les nouvelles opérations bancaires sont analysées pour les affecter à un Tiers myKomela et les lier à un document myKomela (facture, recette, achat ou dépense). Le rapprochement se fait en analysant le libellé de l’opération bancaire. Si les mots clés sont trouvés dans ce libellé, le rapprochement est réalisé. Il ne peut pas y avoir d’espace ou de caractères spéciaux dans les mots clés.
- option « Tous les mots clés doivent être trouvés » => pour que le rapprochement soit réalisé, tous les mots clés de la règle doivent être trouvés dans le libellé de l’opération bancaire (équivalent à un ET entre les mots clés)
- option « Au moins un mot clé doit être trouvé » => pour que le rapprochement soit réalisé, il suffit qu’un seul des mots clés de la règle soit trouvé dans le libellé de l’opération bancaire (équivalent à un OU entre les mots clés)
Exemple d’une règle de rapprochement de type « Facture client » :
Dans cet exemple, les mots clés sont « PETITE » et « PROD ». Ce sont ces 2 mots clés qui seront recherchés dans le libellé des opérations bancaires à rapprocher et qui permettront l’affectation de l’opération bancaire au Tiers « Ma Petite Prod » (code du tiers TR000001), suivant les options sélectionnées.
Le bouton VALIDER permet d’enregistrer la règle de rapprochement. Cette règle peut être modifiée ou supprimée en cliquant sur le bouton SUPPRIMER (en rouge) dans la popup détail de la règle de rapprochement.
Création automatique d’un document dans le cas des Dépenses
Lorsque vous sélectionnez le type « Dépense » dans la règle de rapprochement, une option supplémentaire est disponible : « Création automatique d’un document si aucune correspondance ».
Cette option permet de créer automatiquement une dépense dans myKomela, avec le Tiers affecté, la date et le montant de l’opération bancaire et l’article défini dans cette règle de rapprochement. Cela vous permet de suivre efficacement vos dépenses de frais généraux dans myKomela directement depuis vos opérations bancaires sans avoir de saisies systématiques pour certaines de vos dépenses de frais généraux.
Dans la copie d’écran ci-dessus, la règle de rapprochement identifiera toutes les opérations bancaires avec le mot clé CHRONOPOST et créera une dépense myKomela correspondante affectée au Tiers myKomela CHRONOPOST, avec l’article myKomela « Frais d’expédition », du montant de l’opération bancaire. Le règlement sera automatiquement créé et l’opération bancaire sera indiquée comme Affectée. Vous n’aurez aucun autre traitement à faire pour valider cette dépense dans myKomela.
Vous gagnez énormément de temps pour votre suivi de pré-comptabilité. Lors de l’envoi de vos données à votre comptable, vous avez un maximum d’informations, précises et complètes. Vous disposez également en temps réel, toute au long de l’année, d’un suivi précis de votre trésorerie directement dans myKomela, avec des indicateurs statistiques sur le niveau des dépenses mais également par type de dépense, par tiers (clients et/ou fournisseurs).
Lorsque la règle de rapprochement est définie, vous pouvez relancer le rapprochement automatique de myKomela pour traiter les opérations bancaires affectées par la nouvelle règle de rapprochement.
