Synchronisation des interventions SAV avec Google Agenda
[module SAV payant]
myKomela permet de synchroniser les interventions SAV avec Google Agenda. L’intérêt est de centraliser, par utilisateur, les RDV /Interventions SAV saisies dans myKomela. C’est également de pouvoir y accéder indifféremment depuis le web, sur un PC, une tablette ou un mobile. Et de bénéficier de la puissance et de la simplicité de Google Agenda.
Le principe est le suivant :
- on définit d’abord un compte Google principal (Administrateur myKomela), qui centralisera tous les agendas et qui gèrera la synchronisation entre myKomela et Google Agenda,
- on définit ensuite les comptes Google des utilisateurs avec qui synchroniser les agendas myKomela,
- les agendas myKomela vont se synchroniser automatiquement dans Google Agenda
- les utilisateurs peuvent visionner un nouvel agenda dans leur Google Agenda et visualiser les interventions programmées (sur PC, tablette ou mobile)
- depuis Google Agenda, les utilisateurs peuvent enregistrer les actions réalisées pour chaque RDV/Intervention SAV. Un lien permet d’ouvrir une interface spécifique pour saisir les actions myKomela, compatible mobile,
- l’administrateur peut visualiser l’ensemble des agendas myKomela des utilisateurs sur le compte principal Google Agenda, et donc avoir une vue globale des interventions.
Paramétrage du compte principal Google Agenda et activation de la synchronisation pour les utilisateurs
Le paramétrage se fait depuis les « Paramètres Applicatifs » de myKomela (icône roulette en haut à droite puis onglet « Paramètres Google Agenda – Agendas Intervenants »).
Le compte Google principal est saisi dans le champ « Compte Google ». C’est ce compte qui aura tous les droits et qui centralisera la création des agendas utilisateurs. Si nécessaire, créer un mail Google (et donc un compte Google) dédié à cette utilisation.
Pour activer la synchronisation avec Google Agenda, il est nécessaire d’autoriser myKomela à accéder à ce compte Google. Cliquer sur le bouton « UTILISER LE COMPTE GOOGLE » pour donner les autorisations à myKomela. Une popup s’ouvre et permet de suivre la procédure Google pour les autorisations d’accès de myKomela aux agendas du compte Google défini.
Lorsque les autorisations sont activées, il faut définir quels utilisateurs seront synchronisés avec Google Agenda.
La liste des utilisateurs définis dans myKomela est affichée. Saisir le compte Google de l’utilisateur pour synchroniser les agendas et cliquer sur le bouton « poussoir » Partager. Si nécessaire, créer un mail Google (et donc un compte Google) dédié à cette utilisation pour chaque utilisateur.
ATTENTION ! Pour accéder à l’agenda Google synchronisé sur son mobile, il sera nécessaire d’ajouter le compte Google concerné sur son mobile (en général dans les Paramètres du Mobile, « Mes comptes » puis ajouter un compte Google).
Synchronisation des interventions SAV myKomela dans Google Agenda
Lorsque ce paramétrage est réalisé, chaque nouvelle intervention SAV ajoutée dans le planning myKomela sera synchronisée avec les agendas Google concernés. Chaque intervenant aura un nouvel agenda dans sa liste Google agenda et pourra afficher les RDV/Interventions correspondantes.
Dans votre liste des agendas Google, sur le compte Google concerné, un nouvel agenda a été créé (par myKomela). Vous pouvez cocher/décocher la case de l’agenda pour faire apparaître les RDV/Interventions liés dans vos RDV.
Saisie des actions d’une intervention SAV depuis Google agenda
Les intervenants peuvent saisir leurs actions depuis l’agenda Google en cliquant sur le RDV/Intervention concernée puis en cliquant sur le lien « Saisie Action ».
Le clic sur le lien « Saisie Action » permet de saisir le détail de l’action réalisée pour cette intervention SAV directement sur son mobile. Et passer d’un écran de saisie à l’autre en cliquant sur le bouton SUIVANT. Les données saisies de cette action seront synchronisées automatiquement avec myKomela.
Vue globale des agendas Google par l’administrateur
Les administrateurs qui ont accès au compte Google principal peuvent visionner l’ensemble des agendas Google des intervenants. Ils peuvent choisir dans leur Agenda Google d’afficher tout ou partie des agendas Google des intervenants en activant les agendas dans la liste des agendas Google. Les codes couleurs des agendas attribués aux différents intervenants lors du paramétrage initial permet de différencier les interventions. Et d’avoir une vue global, comme dans la fonction Planning de myKomela, mais avec la souplesse d’affichage de Google Agenda.
Synchronisation des agendas de plusieurs BD myKomela
Il est possible de centraliser la gestions des agendas des intervenants SAV de plusieurs BD myKomela.
Pour cela, il faut paramétrer le même compte Google pour le compte principal et définir également le même compte Google de l’utilisateur myKomela, si cet utilisateur est paramétré dans plusieurs BD myKomela.
Dans ce cas, les agendas des utilisateurs dans les différentes sociétés seront affichés, centralisés et synchronisés sur le même compte principal Google. Il sera donc possible d’afficher les interventions SAV des utilisateurs, sur les différentes société myKomela, dans le même Google Agenda.
