La réception des factures électroniques des fournisseurs
La réforme de la facturation électronique modifie progressivement la manière dont les entreprises françaises émettent, reçoivent et transmettent leurs données de facturation à l’administration fiscale.
Avec myKomela, l’objectif est de rendre cette transition aussi simple que possible pour les utilisateurs. Le logiciel prend en charge automatiquement les principales opérations liées à la facturation électronique, afin de limiter les manipulations techniques et de sécuriser les échanges, notamment la réception des factures électroniques de vos fournisseurs.
Cette réception des factures fournisseurs est disponible dès le 1er septembre 2026 dans myKomela et vous permet donc d’être conforme à la législation. Il faut pour cela un préalable : que vous soyez inscrit à la Plateforme Agréée Super PDP, partenaire de myKomela. Pour vous inscrire depuis myKomela, accédez à l’aide en ligne pour l’inscription à la facture électronique dans myKomela.
La liste des factures électroniques de vos fournisseurs dans myKomela
Une nouvelle liste est disponible dans myKomela pour vous permettre de lister les factures électroniques de vos fournisseurs. Cette liste est accessible depuis le nouveau menu « ACHATS & DÉPENSES/Factures électroniques ».
Par défaut, lorsque vous vous connectez la 1ère fois, la liste est vide.
Vous devez lancer manuellement la récupération des factures électroniques envoyées par vos fournisseurs (la récupération automatique sera activée dans un 2ème temps, courant septembre 2026). Cette réception va se faire par l’intermédiaire de la Plateforme Agréée Super PDP. Il faut bien sûr que vous ayez validé au préalable votre inscription à cette plateforme agréée et que vous ayez donné les autorisations à myKomela de se connecter à Super PDP (accédez à l’aide en ligne pour l’inscription à la facture électronique dans myKomela).
Pour lancer la réception manuelle des factures électroniques de vos fournisseurs, sélectionnez l’option « Recup. Auto avec SuperPDP » depuis le bouton ACTIONS (en haut à droite).
La procédure de réception des factures électroniques fournisseurs se lance et un message vous indique le nombre de factures récupéré. Ci-après, un exemple de récupération de 3 factures électroniques fournisseurs.
La liste reprend les informations principales pour identifier les factures électroniques reçues :
- le N° de la facture (numéro du fournisseur)
- la Date de la facture
- la Source (Facture électronique, Import PDF, Scan ou Email)
- le Format (Factur-X, PDF ou Image)
- le Fournisseur (la raison sociale indiquée dans la facture reçue)
- le Total HT de la facture (peut être masqué si votre écran n’est pas suffisant large)
- le Total TVA de la facture (peut être masqué si votre écran n’est pas suffisant large)
- le Total TTC de la facture (le montant à payer à votre fournisseur)
- l’Échéance de la facture
- l’Événement correspondant au dernier événement enregistré pour la facture électronique reçue (peut être masqué si votre écran n’est pas suffisant large)
- le Tiers Affectation (le fournisseur myKomela lié à cette facture)
- le Type (le type de document myKomela lié (Achat Réappro ou Dépense frais généraux) et le code du document myKomela) (peut être masqué si votre écran n’est pas suffisant large).
La fiche détaillée de la Facture électronique fournisseur
Depuis la liste des factures électroniques fournisseurs, vous pouvez afficher le détail d’une facture en cliquant sur le code de la facture ou sur l’icône « Crayon » à droite de la ligne de la facture.
La fiche détaillée de la facture électronique s’affiche.
La page est découpée en 2 parties :
- la partie gauche qui reprend les informations de la facture électronique du fournisseur lues à partir du XML (données structurées) du fichier Factur-X. Dans le cas de la Facturation électronique au format Factur-X, les informations sont en visualisation uniquement sans possibilité de modification.
- la partie droite qui affiche un aperçu du fichier PDF de la facture et qui vous permet de comparer les données.
Vous disposez d’une barre d’outils pour manipuler l’aperçu du PDF (zoom + ou -, téléchargement, impression, navigation si plusieurs pages, etc.)
Dans la partie gauche, il y a 3 onglets :
- un 1er onglet « ARTICLES » qui reprend la liste des articles de la facture électronique,
- un 2ème onglet « XML FACTUR-X » qui permet d’afficher le fichier XML « brute »,
- un 3ème onglet « ÉVÉNEMENTS » qui liste les événements liées à la facture, principalement l’évolution des statuts.
Mise à jour des statuts de la facture électronique fournisseur
Depuis le bouton ACTIONS, vous disposer de 4 options qui vous permettent de modifier le statut de la facture réceptionnée.
- soit l’option « Accepter » si vous acceptez la facture électronique de votre fournisseur. Vous considérez alors la facture comme correspondant à votre attente et devrez donc la régler à votre fournisseur avec la procédure habituel de paiement.
- soit l’option « Mettre en Litige » si vous contestez la facture électronique de votre fournisseur lorsqu’il existe un désaccord commercial ou métier, mais que la facture n’est pas encore définitivement refusée (par exemple quantité facturée contestée ; prix différent du devis ; prestation jugée incomplète ; désaccord sur une remise ; livraison partiellement conforme). Les spécifications indiquent qu’un différend a été constaté et que ce désaccord peut ensuite se terminer soit par une approbation, soit par un refus. Ce sont les échanges avec le fournisseur qui détermineront si vous acceptez ou refusez finalement la facture telle qu’elle vous a été proposée.
- soit l’option « Suspendre » si vous souhaitez suspendre le traitement de la facture électronique car il manque une information ou un justificatif pour poursuivre son traitement (par exemple bon de livraison manquant ; rapport d’intervention manquant ; pièce justificative à fournir ; information complémentaire nécessaire). Dans ce cas, le fournisseur vous renverra éventuellement la pièce manquante par l’intermédiaire des événements sur les statuts et vous pourrez alors à nouveau décider d’Accepter ou Refuser la facture.
- soit l’option « Refuser » si vous refuser la facture électronique de votre fournisseur. Dans ce cas, vous devrez fournir un motif de refus (par exemple facture adressée à la mauvaise société ; facture en doublon ; facture correspondant à une prestation jamais commandée ; montant totalement incorrect ; contrat terminé ; facture considérée comme non recevable par l’acheteur pour une raison métier). Dans ce cas bien sûr, vous n’avez pas à régler votre fournisseur.
La mise à jour du statut est envoyée à votre fournisseur automatiquement depuis myKomela par l’intermédiaire de la Plateforme Agréée Super PDP. L’historique des échanges et de ces modifications de statuts est listé dans l’onglet ÉVÉNEMENTS.
ATTENTION ! Le règlement des factures électroniques de vos fournisseurs ne se fait pas par l’intermédiaire de la facturation électronique. Les règlements doivent être réalisés suivant votre procédure habituelle (virement, prélèvement, paiement CB, etc.).
