La gestion des encaissements se fait simplement en saisissant le mode de règlement et le montant. Voir le cas général d'un encaissement. Mais certains cas d'encaissement sont un peu plus spécifiques comme le cas de l'affacturage ou des retenues de garantie (qu'on trouve dans le BTP). Tous ces cas peuvent être combinés ensemble lors de l'enregistrement des règlements.

 

Cas de l'affacturage

C'est une méthode de financement et de recouvrement de créances pouvant être utilisée par une entreprise et qui consiste à confier à un organisme tiers (un établissement de crédit spécialisé) la gestion de ses créances afin d'en obtenir, entre autres avantages, un remboursement anticipé. Dans myKomela, la gestion de l'affacturage s'appuie sur le paramétrage de modes de règlement particuliers (voir avec le Support Technique myKomela pour activer le paramétrage de ces modes de règlements particuliers). Pour enregistrer un règlement par affacturage, on va enregistrer l'encaissement en 3 parties :

  • le montant versé par l'organisme d'affacturage renseigné avec le mode de règlement "Affacturage" et la date de valeur sur votre compte bancaire.C'est le montant de la facture moins le coût de l'Affacturage moins le Fond de Garantie de l'affacturage,
  • le montant réservé par l'organisme d'affacturage versé au paiement du fournisseur. Ce montant de 10% environ est utilisé comme garantie par l'organisme d'affacturage en cas de non paiement du fournisseur. Le mode de règlement renseigné est "Fond Garantie Affacturage",
  • le montant de la commission de l'organisme d'affacturage renseigné avec le mode de règlement "Coût Affacturage" et la date de votre demande d'affacturage.

Si vous suivez vos dépenses, vous devrez bien sûr saisir en dépense les commissions prélevées par votre organisme d'affacturage (correspondant au mode de règlement "Coût Affacturage"). En règle général, vous avez un relevé mensuel des commissions prélevées. Montant à saisir donc mensuellement dans vos dépenses.

Cas de la Retenue de Garantie

C'est un type de garantie (utilisée notamment dans le BTP) qui permet à un commanditaire (client) de se protéger contre les risques de livraison ou de défauts de fabrication auprès de son fournisseur (vous) en décalant d'un certain délai le paiement d'une partie de la facture à régler. Le cas courant dans le BTP est une retenue de garantie d'1 an sur 10% du montant total du chantier. Dans myKomela, la gestion de la retenue de garantie s'appuie sur le paramétrage d'un mode de règlement particuliers (voir avec le Support Technique myKomela pour activer le paramétrage de ce mode de règlement particuliers). Pour enregistrer la retenue de garantie, on va enregistrer l'encaissement en 2 parties :

  • le montant versé immédiatement ou dans les délais habituels de règlement renseigné avec le mode de règlement du paiement (CB, chèque, virement, etc.). C'est le montant de la facture moins le montant de la retenue de garantie,
  • le montant de la retenue de garantie (en général de 10% environ) renseigné avec le mode de règlement "Retenue de Garantie" et la date de la durée de la garantie.

La retenue de garantie est versée à la date prévue sur votre compte. myKomela vous alerte lorsque la date prévisionnelle est atteinte et vous permet d'éditer un récapitulatif des retenues de garantie attendues par période.  

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