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Ventes & Recettes
myKomela vous permet de créer rapidement et simplement des devis. Vous pouvez renseigner les informations du client, la liste des articles et prestations proposés. La TVA est calculée automatiquement, les éditions sont personnalisables, le devis peut être transformé automatiquement en commande ou facture. Les stocks peuvent être suvis automatiquement en fonction des ventes et des achats.
La création des factures peut se faire de différentes manières. Soit en transformant une commande en facture, soit en dupliquant une facture existante, soit en créant de zéro une facture.
myKomela permet de suivre les encaissements des clients sur les factures validées (ou à partir d'un acompte d'une commande).
Pour transformer une commande en facture, se rendre dans le détail de la commande et cliquer sur le bouton (vert) "FACTURER". Ou sélectionner l'option "Facturer" depuis le bouton "ACTIONS". Cette option n'est plus accessible pour les commandes clôturées (entièrement facturées) ou annulées.
Un devis est composé de 3 parties distinctes :
myKomela vous permet de relancer simplement vos clients en retard de paiement pour vos factures de ventes. Un courrier type est généré au format PDF et peut être soit imprimé, soit envoyé par mail. La notion de relance est calculée à partir de la date d'échéance de la facture client. Cette date est déterminée à l'aide du paramètre "délai de règlement" de la facture. Ce délai de règlement est fixé dans chaque facture mais peut être affecté automatiquement à partir du délai par défaut indiqué pour chaque client ou, si cette information n'est pas renseignée dans la fiche client, par la valeur par défaut configurée dans les "Paramètres Applicatifs". On retrouve cette information de date d'échéance dans la liste des factures.
Pour vous faire gagner du temps, myKomela intègre une gestion des abonnements pour les factures récurrentes. Vous pouvez ainsi facilement programmer la génération automatique de vos factures clients à fréquence fixe. Pour paramétrer cet abonnement, se positionner sur le détail d'une facture existante et sélectionner l'option "Abonnement - Facture régulière" dans le bouton "ACTIONS".
Dans certains cas de contestations clients, il peut être important de faire des avoirs en valeur, c'est-à-dire des avoirs qui annulent les montants d'article (en totalité ou partiellement) mais sans que les stocks soient impactés. Par exemple, dans le cas d'une remise complémentaire ou d'une erreur de tarif. Le prix doit être diminué, mais il ne doit pas y avoir de déstockage ou de restockage des articles concernés.
Vous pouvez facilement éditer des listes de tous vos documents de vente, d'achat ou de la logistique. Depuis n'importe quelle liste, vous cliquez sur le lien "Imprimer" à droite des entêtes de colonne pour éditer en PDF ou au format Excel la liste en cours. Mais dans le cas des commandes clients, il peut être intéressant d'éditer une liste détaillée, avec le détail des articles par commande. Par exemple, pour organiser la préparation des commandes ou identifier en un clin d’œil les produits à livrer à un client donné. Cette liste détaillée est accessible depuis la liste des commandes (menu "Ventes&Recettes/Commande").
Vous pouvez gérer un plafond autorisé par clients, fournisseurs et autres tiers. Ce plafond permet de déterminer un plafond maximal autorisé par tiers. Lors de la validation d'une nouvelle commande, facture, dépense ou achat, une alerte est affichée si le total cumulée des encours du tiers concerné dépasse ce plafond. Cette alerte n'est pas bloquante.
La gestion des encaissements se fait simplement en saisissant le mode de règlement et le montant. Voir le cas général d'un encaissement. Mais certains cas d'encaissement sont un peu plus spécifiques comme le cas de l'affacturage ou des retenues de garantie (qu'on trouve dans le BTP). Tous ces cas peuvent être combinés ensemble lors de l'enregistrement des règlements.
Dans certaines situations, il peut être intéressant d'enregistrer des factures qui ont été générées dans un autre outil commercial ou créées manuellement. Pour des raisons pratiques, seules les informations globales de la facture sont à enregistrer (HT, TVA et TTC) sans le détail des articles.
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