Dans certaines situations, il peut être intéressant d'enregistrer des factures fournisseurs avec les seules informations globales de la facture (HT, TVA et TTC) sans le détail des articles. myKomela gèrent 2 notions concernant les factures fournisseurs : les achats (achats de matériel ou de matières premières et souvent liés à des stocks) et les dépenses (frais divers souvent liés aux dépenses de fonctionnement).

 

A noter donc que les saisies se feront sans suivi des stocks et que les exports comptables n'auront pas le détail des comptes comptables (qui sont affectés par groupe et famille d'article). Le n° de facture du fournisseur sera saisi dans le champ "Réf. Fournis.". Le n° de l'achat ou de la dépense généré par myKomela ne sera qu'un numéro d'ordre propre à myKomela. Les recherches pourront être effectuées indifféremment sur la référence du fournisseur ou le n° de pièce myKomela.

Pour le cas des "rattrapages" de facturation avec saisie détaillée des articles, suivre la procédure de création de facture fournisseur habituelle.

Seuls les montants globaux seront donc saisies (TTC et Taux de TVA, le HT étant calculé automatiquement). La saisie de ces montants sera basée sur des articles génériques qui permettront de saisir les montants totaux TTC par taux de TVA. La présente aide est basée sur la saisie des montants TTC et sur la saisie d'une facture fournisseur associée à une dépense dans myKomela.

La procédure est la même pour un achat. On peut également faire la saisie à partir des totaux HT, mais des problèmes d'arrondis peuvent compliquer la saisie et le calcul des montants TTC.

La procédure est la suivante :

1. se connecter sur la BD de la société considérée,

2. sélectionner l’option « Achats » ou « Dépenses » du menu « Achats & Dépenses » en fonction du type de facture fournisseur. Par défaut, la liste des factures en cours s’affichent (factures non réglées ou partiellement réglées). Une recherche avancées peut être effectuée pour visualiser les factures clôturées,

3. pour modifier une facture existante non validée, cliquer sur la ligne considérée. La fiche détail de la facture s’affiche,

4. pour créer une nouvelle facture myKomela, cliquer sur le bouton « Créer une dépense » (en haut à gauche). L'écran de sélection du fournisseur s'affiche. Rechercher le fournisseur souhaité à l'aide des critères de recherche puis le sélectionner en cliquant sur  le lien du code fournisseur. Si le fournisseur n'existe pas dans la liste, le créer en cliquant sur le lien "Ajouter". La fiche détail vierge s'affiche,

5. saisir les informations générales de la facture : Réf. Fournis., Objet, Date de la facture, Projet, etc.

6. si vous n'avez pas sélectionné le fournisseur à partir de l'écran de recherche précédent, vous pouvez le sélectionner à partir de la recherche dynamique, 7. si le contact fournisseur n’existe pas, le créer directement depuis la facture en cliquant sur le lien « Ajouter » puis renseigner les informations du contact et du fournisseur (raison sociale, catégorie, contact, téléphone, mail, adresse postale, délai de paiement),

8. ajouter ensuite l’article générique « Montant total TTC Facture Fournisseur » en utilisant la recherche dynamique des articles,

9. on doit ajouter autant de lignes d’article générique qu’il y a de taux de TVA différents dans votre facture. Le taux de TVA peut être modifié pour chaque ligne d'article depuis la liste déroulante correspondante. L’option de facturation HT/TTC détermine la base de saisie des montants et de calcul de la TVA correspondante. Si vous saisissez une facture en mode HT, les montants saisis seront en HT et le TTC sera calculé à partir du taux de TVA sélectionné et du HT saisi. Si vous saisissez en mode TTC, les montants seront alors en TTC et c’est le HT qui sera calculé à partir du taux de TVA sélectionné et du TTC saisi.

10. les totaux de la facture sont calculés en temps réel et sont affichés en haut à droite, 11. lorsque votre saisie est ok, vous pouvez alors entamer l’enregistrement des règlements à l’aide du bouton « Règlement »,

 

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